Koordinator, Fördermittelverwaltung und Berichterstattung in International Medical Corps

JOB-ZUSAMMENFASSUNG: Der Koordinator für die Verwaltung und Berichterstattung von Zuschüssen ist die zentrale Anlaufstelle für die Zusammenstellung von Zuschussvorschlägen, Vertragsänderungen, Geberkommunikation, Berichten sowie einer Reihe regelmäßiger und Ad-hoc-Berichte und Kommunikationstools, die sowohl für die interne als auch externe Verbreitung von Informationen verwendet werden. Der Koordinator erstellt qualitativ hochwertige Texte für technische Bewertungen, trägt zu technischen Konzeptnotizen, Budgetentwicklung, Beschaffungsplänen, Arbeitsplänen usw. bei. Er/sie ist für die effektive und transparente Kommunikation mit Spendern und der Zentrale über den Fortschritt der Projektergebnisse verantwortlich. Kann für die Personalaufsicht, das Management sowie den Kapazitätsaufbau und die Entwicklung von IMC-Mitarbeitern und -Partnern verantwortlich sein, um die Berichterstattung und Angebotsentwicklung im gesamten Programmportfolio des Landes zu verbessern und zu standardisieren. Der Koordinator bleibt über situative Entwicklungen auf dem Laufenden und holt Informationen aus internen und externen Quellen ein, um die Arbeit des Landesprogramms zu kontextualisieren. Um diese Aufgabe erfolgreich auszuführen, muss eine Person in der Lage sein, jede wesentliche Funktion mit oder ohne angemessene Vorkehrungen auszuführen: Hauptaufgaben und VerantwortlichkeitenZuschüsse InformationsmanagementEntwürfe von Interessenbekundungen, Konzeptnotizen, vollständigen Vorschlägen, Änderungsanfragen und allen unterstützenden Dokumenten, einschließlich Protokollrahmen, Arbeitsplänen usw. und Unterstützung bei der Vorbereitung von Budgets in Abstimmung mit Programm und Management Personal; Organisieren und spielen Sie eine führende Rolle bei den Kick-off-Meetings für Zuschüsse; Nehmen Sie an Treffen zur Überprüfung von Zuschüssen teil und unterstützen Sie diese und leisten Sie beratende Unterstützung für das Programmpersonal; Verfolgen Sie den Programmfortschritt monatlich/vierteljährlich im Vergleich zu den internen Zielen für alle Zuschüsse; Sammeln Sie Spenderberichte und -informationen benötigt (monatlich, vierteljährlich, endgültig) die Koordinierung der Eingaben relevanter Mitarbeiter im gesamten Programmportfolio des Landes; Pflege der Zuschussdateien für alle einzelnen Zuschüsse, einschließlich Vereinbarungen, Vorschläge, Überarbeitungen, Berichte usw.; Unterstützung der Programmkonformität und interner Kontrollverfahren gemäß den internen und Gebervorschriften; Kontaktaufnahme mit dem Land, der Region und der Zentrale bei Zuschussverwaltungsaktivitäten, einschließlich Ad-hoc-Anfragen nach Informationen und Aktualisierungen; Unterstützung des institutionellen Lernens und der Programmgestaltung; Schulung nationaler Mitarbeiter und Partner zur Unterstützung der Programmentwicklung und Zuschussverwaltung; Gegebenenfalls Unterstützen Sie den Abschluss von Zuschüssen, einschließlich der Erstellung von Endbeständen, der Veräußerung von Immobilien usw.; Analysieren und bewerten Sie die Zuschussleistung und das Budget sowie die Einhaltung der Gebervorschriften, empfehlen Sie dem Team Zuschussmaßnahmen; arbeiten Sie mit der Abteilung für Zuschuss- und Vertragsmanagement in der Zentrale zusammen bei Bedarf in Bezug auf Geberanforderungen und interne IMC-Verfahren, um sicherzustellen, dass die Umsetzung von Zuschüssen und Verträgen den Anforderungen entspricht; Informationsanfragen aller IMC-Hauptbüros zusammenstellen und beantworten. Berichterstattung. Unterstützen Sie das Programmteam und lokale Partner bei der Programmgestaltung und Bereitstellung hochwertiger Berichterstattung durch Schulungen und Kapazitätsaufbau, Entwicklung standardisierter Informations- und Berichtstools; Verwaltung und Zusammenstellung von Informationen für die regelmäßige Situationsanalyse (Sicherheit, Politik, Medien, von anderen Agenturen/Akteuren) in Bezug auf humanitäre Bedürfnisse und Datenerfassungn aus Programmaktivitäten; Stellen Sie sicher, dass Tools und Prozesse angemessen und vorhanden sind, um relevante Informationen rechtzeitig zu sammeln; quantitative und qualitative Informationen, die für die Berichterstattung an eine Reihe von Interessengruppen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Geber, interne und andere Sektoren, erforderlich sind; Unterstützung der Entwicklung von Kommunikationstools (für den internen und externen Gebrauch), einschließlich Karten, Fallstudien und Infografiken zur Darstellung von Informationen in Bezug auf Programme und Kontext; Unterstützung nationaler Mitarbeiter bei der Entwicklung von Vorlagen für und beim Verfassen qualitativ hochwertiger wöchentlicher, monatlicher, vierteljährlicher interner und externer Berichte; Bereitstellung der Bearbeitung und Qualitätssicherung aller internen und externen Berichte zur Überprüfung durch das Management vor der Verbreitung; Klassifizierung und Sortierung und Programminformationen speichern Dokumente wie Sitreps, Spenderberichte, Vorschläge, Fotos und Videos für einfachen Zugriff und Abruf. Interne/externe Koordinierung. Koordinieren Sie mit Partnern/Unterstipendiaten auf Feldebene, um die Koordinierung von Aktivitäten, Qualitätsberichte und Kapazitätsaufbau zu unterstützen. Unterstützen Sie den Informationsfluss von vor Ort, regional und mit Hauptsitz; Halten Sie die Spender rechtzeitig über wichtige Themen auf dem Laufenden, die sich auf die Projektumsetzung auswirken, und beraten Sie die Geschäftsleitung von IMC über mögliche Szenarien und Entscheidungsfindung mit Informationen und Analysen aus erster Hand; Repräsentieren Sie IMC auf Anfrage bei NGO-Koordinierungstreffen im Zusammenhang mit dem Landesprogramm. Erledigung weiterer zugewiesener Aufgaben. Die in diesem Dokument aufgeführten Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind repräsentativ für die Art und das Niveau der zugewiesenen Arbeit und nicht unbedingt allumfassend. Mindestqualifikationen: Typischerweise ein Bachelor-Abschluss in internationaler Entwicklung und/oder in einem relevanten Studienbereich. Gegebenenfalls kann eine gleichwertige Kombination aus relevanter Ausbildung und Erfahrung ersetzt werden. Typischerweise mehr als 10 Jahre relevante und fortschrittliche Erfahrung in einem verwandten Bereich, einschließlich mindestens 5 Jahren Erfahrung bei einer internationalen humanitären Organisation; Erfahrung im Verfassen von Vorschlägen und im Verwalten von Informationen im Zusammenhang mit großen Umfangreiche Programmentwicklung und/oder Notfallreaktion; Erfahrung und Verständnis institutioneller Geberrichtlinien, Leitlinien, Strategien und Berichterstattung an Geber (USAID, OFDA, BPRM, UN, UNHCR, OCHA, ECHO, DFID);Profundes interkulturelles Bewusstsein und Einblick in Fragen des Gesundheitswesens;Internationale Erfahrung und starkes Verständnis des Länderkontextes des Einsatzes;Fähigkeit, ein fundiertes Urteilsvermögen zu entwickeln und Entscheidungen unabhängig zu treffen;Starke Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten, Fähigkeit, Prozesse in einer Reihe von Bereichen zu leiten und zu koordinieren Abteilungen;Flexibel, in der Lage, mit Stresssituationen und Frustrationen umzugehen;Ausgezeichnete zwischenmenschliche, kulturelle und diplomatische Fähigkeiten;Kompetent in MS Excel, Textverarbeitung, Power Point und nützlichen Tools für Informationsmanagement und Programmberichterstattung wie z.B Mapping;Sprachen: Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Je nach Standort und offizieller Landessprache, wie Französisch und Arabisch, können zusätzliche technische und nichttechnische Lese-, Schreib- und Dolmetscherfähigkeiten in einer anderen Sprache erforderlich sein. Mehr anzeigenWeniger anzeigen Positionsebene Oberstufe der Sekundarstufe Art der Beschäftigung Vollzeit Arbeitspflichten Andere Branchen Nichtkommerzielle Organisationen