Admin-/HR-Assistent in SOLETERRE STRATEGIE DI PACE

Typ von Vertrag: FOP

Berichterstellung an:  Finance Officer

Überwacht: N/A

Funktionen:
Der Administrator/HR-Assistent ist für die tägliche Unterstützung der Verwaltungs-/Finanzaufgaben von Soleterre verantwortlich. Darüber hinaus ist er/sie für die ordnungsgemäße Archivierung und Bezahlung des Kiewer Büros verantwortlich. In diesem Zusammenhang stellt er/sie sicher, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen, die Projektdokumente ordnungsgemäß archiviert werden, in Übereinstimmung mit den Organisationsverfahren und den Anweisungen des Finanzbeauftragten. Darüber hinaus ist er/sie für die Umsetzung der Personalrichtlinien und -verfahren sowie für die ordnungsgemäße Verwaltungsführung aller in der Soleterre-Kiew-Mission tätigen Mitarbeiter gemäß den organisatorischen Verfahren verantwortlich und stellt die Einhaltung interner und Spendervorschriften sicher. Von ihm/ihr wird erwartet, dass er/sie ehrlich und transparent ist und das erforderliche Maß an Vertraulichkeit in Bezug auf die bei der Arbeit erlangten Informationen wahrt.

Zuständigkeiten Finanzabteilung:

• Unterstützen Sie den Finanzbeauftragten bei der Erstellung einer korrekten Finanzberichterstattung gemäß den Geberanforderungen, der nationalen Gesetzgebung und dem Programmarbeitsplan.
• Stellen Sie die Genauigkeit der Finanzberichte sicher Dokumente.
• Vorbereitung und Archivierung von Zahlungen und Übermittlung an den Finanzverantwortlichen.
• Überprüfen Sie die Liste der Ausgaben anhand der BL-Beschreibungen.
• Organisieren und verwalten Sie die Verwaltungsdateien; Sammeln und verfolgen Sie die Finanzdokumentation (d. h. die Dokumentation aus der Logistikabteilung ist vollständig, zusätzliche Dokumente aus der Programmabteilung werden hinzugefügt) und archivieren Sie sie.
• Führen Sie ein aktualisiertes Archiv (online und in Dossierdateien) von Verträgen mit verschiedenen Lieferanten und Unternehmen.
• Erfassen Sie Ausgaben täglich im Soleterre-Rechenschaftssystem.
• Führen Sie zusammen mit dem Programm regelmäßige Überprüfungen der Finanzdokumente von Partnern durch Team.
• Unterstützung bei der Verwaltung und Abstimmung von Cashflows (Bargeld und Bank) und der Erstellung monatlicher Berichte.
• Unterstützen Sie den Finanzbeauftragten bei der Vorbereitung auf die interne und externe Prüfung.
• Tragen Sie bei der Definition und Aktualisierung von Verwaltungsverfahren im Einklang mit nationalen Vorschriften, Gebern und den internen Bestimmungen von Soleterre bei Verfahren.
•  

Verantwortlichkeiten Personalabteilung:

• Führen Sie im Einklang mit der Rekrutierungsrichtlinie den Rekrutierungsprozess für die zugewiesenen Stellen durch und wählen Sie in enger Abstimmung mit den einstellenden Managern Bewerber aus, die die festgelegten Kriterien für die Position erfüllen.
• Stellen Sie sicher, dass der Rekrutierungsprozess ordnungsgemäß verfolgt, dokumentiert und dokumentiert wird archiviert.
• Führen Sie Einarbeitungs-/Einführungsgespräche zu HR-Themen mit neuen Mitarbeitern durch, die innerhalb der ersten Woche bei Soleterre eintreten, sofern nicht anders vereinbart. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter alle obligatorischen Briefings erhalten (z. B. Sicherheit, CP/PSEA).
• Stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter ihren Vertrag rechtzeitig unterzeichnen, eine E-Mail zuweisen, ihren Ausweis und bei Bedarf IT-Ausrüstung erhalten.
• Daten eingeben/aktualisieren in
• Unterstützen Sie Vorgesetzte dabei, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über einen Jahresurlaubsplan verfügen, der ständig aktualisiert wird. Verfolgen und genehmigen Sie Urlaubsanträge und teilen Sie den Urlaubssaldo vierteljährlich mit den Mitarbeitern/Vorgesetzten. Stellen Sie sicher, dass der Urlaubstracker regelmäßig auf dem neuesten Stand ist.
• Sammeln Sie die Unterschriften der monatlichen Gehaltsabrechnungen und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ihre Kopie erhalten.
• Unterstützen Sie Vorgesetzte beim Leistungsmanagement, der Implementierung des Leistungsbeurteilungssystems der Mitarbeiter, verfolgen und überprüfen Sie das Leistungsbewertungsformular und validieren Sie den Prozess (unterschriebene und ordnungsgemäß ausgefüllte Formulare).
• Auf Wunsch kann er/sie an der Leistungsbewertungsbesprechung teilnehmen um zu unterstützen, die Diskussion zu erleichtern und sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ihre Verträge korrekt und rechtzeitig erhalten und unterzeichnen, führen Sie Änderungs-/Verlängerungs-/Nichtverlängerungsformalitäten und Vertragsbeendigungsformalitäten für Mitarbeiter gemäß den internen Vorschriften durch.
• Verfolgen und verfolgen Sie den Vertragsstatus der Mitarbeiter im Verantwortungsbereich und informieren Sie die Vorgesetzten entsprechend.
• Stellen Sie sicher, dass das ausscheidende Personal den Vertrag abschließt/durchläuft Freigabeverfahren.
• Stellen Sie in Abstimmung mit dem Programmteam sicher, dass das Organigramm regelmäßig aktualisiert und dem Bereichsteam mitgeteilt wird.
• Unterstützung bei der Übersetzung von Dokumenten/Kommunikationen in die Landessprache, falls erforderlich.
• Führen Sie regelmäßige Besuche vor Ort durch, um die Mitarbeiter zu unterstützen bzw. sich mit ihnen zu treffen.

Anforderungen:

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft/Verwaltung oder ein relevanter Abschluss Abschluss
• Mindestens 1 Jahr einschlägige Berufsausbildung, zErfahrung im Personalwesen und Erfahrung in einer INGO. Zusätzliche einschlägige Erfahrung kann die oben genannten Abschlüsse ersetzen. 
• Kenntnisse über Verantwortlichkeitstools und das System der doppelten Eingabe. 
• Ausgezeichnete Computer-Softwarekenntnisse in MS Excel.
• Vertrautheit mit der allgemeinen Buchhaltung Grundsätze, Zuschussverwaltung und Beschaffungsprozesse.
• Fähigkeit, sowohl einzeln als auch im Team zu arbeiten und eine unterstützende Arbeitsbeziehung zwischen allen Projektteams aufzubauen.
• Hohe Vertraulichkeit, Respekt, Integrität und diskriminierungsfreie Haltung
• Einhaltung der Werte von Soleterre. 

Sprache: Gute Kenntnisse in Englisch (obligatorisch) und Ukrainisch