Koordynator Usług Wsparcia w Fondation Hirondelle

Umowa na czas określony, 10 miesięcy (początek marca 2025 r.) – 100%, z siedzibą w Kijowie

Fondation Hirondelle to szwajcarska organizacja non-profit, która dostarcza informacji ludności borykającej się z problemem z kryzysem. Fondation Hirondelle poszukuje obecnie koordynatora wsparcia, który dołączy do jej zespołu na Ukrainie. Stanowisko to ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznego świadczenia usług wsparcia, obejmujących zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, logistykę i zadania administracyjne. Rola ta jest kluczowa dla umożliwienia misji fundacji w wymagającym środowisku operacyjnym.

Cele: Koordynator wsparcia zapewni skuteczne zarządzanie funkcjami finansowymi, kadrowymi, administracyjnymi i logistycznymi; wdrażać rozsądne praktyki finansowe i przestrzegać zasad Fondation Hirondelle i polityków darczyńców; oraz wzmocnić zdolność operacyjną misji Fondation Hirondelle na Ukrainie poprzez wysokiej jakości usługi wsparcia.

Kluczowe obowiązki: Koordynator wsparcia będzie odpowiedzialny za:

a. Wsparcie administracyjne:

• Nadzorowanie operacji biurowych, w tym zaopatrzenie, konserwacja i logistyka łańcucha dostaw.
• Utrzymywanie dokładnej, zorganizowanej i aktualnej dokumentacji i rejestry.
• Zapewnianie zgodności z lokalnymi przepisami i wewnętrznymi politykami Fondation Hirondelle, w szczególności polityką zamówień.

b. Zarządzanie finansami:

• Przygotowywanie i monitorowanie budżetów w ścisłej współpracy ze specjalistą ds. finansów i zgodności.
• Zarządzanie przepływami pieniężnymi, płatnościami oraz zapewnianie terminowej i dokładnej sprawozdawczości finansowej , a także przeglądanie i koordynowanie raportów finansowych partnerów.
• Nadzór nad audytami, zapewnienie zgodności z wymogami darczyńców i wymogami wewnętrznymi oraz uwzględnianie zaleceń audytu.
• Przeglądanie i zatwierdzanie wydatków w ramach uprawnionych limity.
• Wprowadzanie zapisów księgowych do systemu księgowego ERP.

c. Zasoby ludzkie:

• Wsparcie w rekrutacji, wdrażaniu i szkoleniu krajowego i międzynarodowego personelu lub konsultantów.
• Pomoc w opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu polityk HR i procedury zgodne z lokalnym prawem pracy i standardami Fondation Hirondelle.
• Utrzymywanie aktualnej dokumentacji kadrowej wszystkich pracowników, w tym umów i ocen oraz konsultantów.
• Koordynowanie harmonogramów personelu, frekwencji i recenzje wyników.

d. Logistyka i bezpieczeństwo:

• Koordynowanie podróży, transportu i zakwaterowania dla personelu i gości.
• Zapewnianie bezpieczeństwa operacyjnego poprzez współpracę z doradcami ds. bezpieczeństwa i wdrażanie protokołów bezpieczeństwa .
• Zarządzanie zakupami, konserwacją i inwentaryzacją sprzętu i obiektów.
• Wspieranie przygotowania i realizacji przetargów na sprzęt i usługi.
• Odpowiedzialny za zapewnienie zgodność zamówienia polityki.

Wymagane kwalifikacje i kompetencje

• Wykształcenie z zakresu administracji biznesowej, finansów, logistyki lub pokrewnej dziedziny.< /li>
• O godzeast 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku w organizacji międzynarodowej lub organizacji pozarządowej.
• Doświadczenie w zakresie systemów zarządzania finansami i administracją oraz zgodności.
• Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów i zdolność adaptacji do szybko zmieniającego się otoczenia.
• Znajomość języka angielskiego i ukraińskiego; znajomość języka francuskiego będzie dodatkowym atutem.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne o wysokim poziomie wrażliwości kulturowej.

Linia raportowania: Koordynator wsparcia raportować bezpośrednio do Krajowego Przedstawiciela Fondation Hirondelle na Ukrainie i utrzymywać funkcjonalną komunikację z Specjalistą ds. finansów i zgodności w centrali.

Warunki: Wynagrodzenie oparte jest na stawkach rynku lokalnego . Fondacja Hirondelle nie toleruje wszelkich form wykorzystywania seksualnego, wykorzystywania i molestowania na tle seksualnym oraz nadużyć władzy w swoich szeregach. Zapoznaj się z naszymi zasadami dotyczącymi zapobiegania i zwalczania molestowania i wykorzystywania seksualnego. Fondacja Hirondelle zapewnia równe szanse pracodawca. Gorąco zachęcamy do składania aplikacji przez wykwalifikowane osoby, bez względu na płeć, pochodzenie etniczne czy niepełnosprawność.

Proces składania wniosków: Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesłanie szczegółowego CV i listu motywacyjnego opisującego ich zainteresowanie pracą stanowisko i wykazanie, w jaki sposób spełniają kwalifikacje i dane kontaktowe trzech referencji zawodowych na adres rh@hirondelle.org z tematem „Wsparcie Koordynator Ukraina”. Termin składania wniosków upływa 28 stycznia 2025 r.

Proces selekcji Wybrani kandydaci zostaną zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, która może obejmować test pisemny i prezentację.

Proces selekcji p>