Specjalista ds. kultury personalnej i korporacyjnej / Specjalista ds. ludzi i kultury w FHI 360

Informacje o FHI 360 i EpiC 

FHI 360 to organizacja non-profit zajmująca się rozwojem ludzkim, której celem jest trwała poprawa jakości życia poprzez udoskonalanie zintegrowanych, napędzanych lokalnie rozwiązań. W skład naszego personelu wchodzą eksperci w dziedzinie zdrowia, edukacji, żywienia, środowiska, rozwoju gospodarczego, młodzieży, badań, technologii, komunikacji i marketingu społecznego — tworząc unikalne połączenie możliwości, aby sprostać współczesnym, wzajemnie powiązanym wyzwaniom rozwojowym. FHI 360 obsługuje ponad 50 krajów oraz wszystkie stany i terytoria USA. 

Projekt Realizacja celów i utrzymanie kontroli epidemii (EpiC) to ośmioletni (2019–2027) projekt w dziedzinie zdrowia o zasięgu globalnym, początkowo finansowany przez Departament Stanu USA (DoS) w ramach prezydenckiego planu awaryjnego na rzecz pomocy w walce z AIDS (PEPFAR). EpiC działa w około 50 krajach, zajmując się kluczowymi wyzwaniami w zakresie zdrowia publicznego, takimi jak HIV/AIDS, gotowość na pandemię i globalne bezpieczeństwo zdrowotne.  

Na Ukrainie projekt otrzymuje finansowanie w ramach Globalnego Bezpieczeństwa Zdrowia (GHS) w celu wzmocnienia globalnych, regionalnych i lokalnych systemów zdrowia publicznego w oparciu o szerokie doświadczenie i istniejące możliwości, które są zgodne z krajowymi priorytetami GHS i celami rządu USA. EpiC będzie wspierać krajowe i regionalne instytucje zdrowia publicznego, zakłady opieki zdrowotnej, instytuty badawcze i wydziały regionalne Państwowej Służby Ukrainy ds. Bezpieczeństwa Żywności i Ochrony Konsumentów, instytucje akademickie, a także organizacje społeczeństwa obywatelskiego. wzmocnienie zdolności GHS w zakresie zapobiegania zakażeniom i ich kontroli (IPC), oporności na środki przeciwdrobnoustrojowe (AMR), zarządzania kryzysowego w zakresie zdrowia publicznego (HEM), ze szczególnym naciskiem na zapobieganie, wykrywanie i reagowanie na ogniska chorób zakaźnych o znaczeniu epidemicznym. Wszystkie działania będą zgodne z krajowymi przepisami, wytycznymi i standardami, a także odpowiednimi ramami międzynarodowymi.  

To stanowisko będzie zlokalizowane w Kijowie na Ukrainie. Stanowisko to jest otwarte dla obywateli Ukrainy mieszkających na Ukrainie lub chcących przenieść się na Ukrainę. Wymagana jest profesjonalna znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie. 

Podsumowanie zadania:    

Pod codziennym nadzorem  Starszego specjalisty ds. kadr i kultury oraz w ścisłej współpracy z zespołem P&C,  People i Culture Oficer zapewni pracownikom, konsultantom i wsparcie personelu w kilku obszarach funkcjonalnych, w tym w rekrutacji, relacjach z pracownikami, administrowaniu świadczeniami/wynagrodzeniami, wynagrodzeniach, przygotowywaniu dokumentów do listy płac. Służy jako początkowy punkt kontaktowy dla pracowników w przypadku pytań związanych z ich danymi osobowymi. Przetwarza różne formularze związane z dokumentowaniem działań związanych z zasobami ludzkimi, takimi jak nowi pracownicy, nowi konsultanci, zmiana statusu, oceny wyników, świadczenia, zwolnienia itp. Prowadzi orientacje dla nowych pracowników i może obsługiwać lub ułatwiać rozmowy kwalifikacyjne z pracownikami. Obsługuje przetwarzanie wiz dla personelu międzynarodowego.  

Zadania i Obowiązki 

• Współpracuje z kierownictwem i zarządem w zakresie potrzeb rekrutacyjnych i próśb o oferty pracy.  

• Zarządza procesem rozmów kwalifikacyjnych od ich rozpoczęcia do zakończenia, w tym kontrolą i zarządzaniem testami pisemnymi, planowaniem rozmów kwalifikacyjnych i spotkań, gromadzeniem i przetwarzaniem dokumentacji dotyczącej zatrudnienia i zatrudnienia; 

• Przygotuj pliki wywiadów dla członków panelu; zbierać dokumenty oceniające rozmowę kwalifikacyjną członków panelu. Rozpocznij zbieranie niezbędnych dokumentów do opracowania umów o pracę i doradztwa, w tym sprawdzenie przeszłości i referencji zgodnie z wymogami FHI 360 i lokalnymi przepisami prawa pracy.   

• Tworzy i przechowuje dokumentację kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne.  

• Przygotowuje listy z ofertami pracy awaryjnej i zarządza nimi, a także dostarcza raporty o stanie i aktualizacje menedżerom ds. rekrutacji

• Tworzy i organizuje akta osobowe w SharePoint, Regularnie sprawdza kompletność plików i przeprowadza regularne audyty P&C.   

• Przygotuj nowe umowy o pracę i umowy z konsultantami serwisowymi do przeglądu przez starszego specjalistę ds. P&C i zatwierdzenia przez kierownika oddzielnego oddziału.  

• Zapewnij terminowy proces separacji lub odnowienia umów na czas określony, jeśli takie istnieją. 

• Zarządzanie i utrzymywanie dokładnych rejestrów, akt i raportów pracowników, w tym odpowiedzialność za prowadzenie akt osobowych; zapewnić poufność zarządzania plikami. 

• Ściśle współpracuje z starszym specjalistą ds. P&C i serves jako zapasowy punkt kontaktowy dla pracowników z pytaniami związanymi z P&C. 

• Zapewnia wsparcie administracyjne dla systemu zarządzania grafiką, szkoli nowych pracowników w zakresie obsługi TESS / systemu pomiaru czasu. 

• W razie potrzeby bierz udział w przygotowywaniu listy płac. 

• Skutecznie komunikuj się werbalnie i pisemnie ze wszystkimi pracownikami na temat zasad i procedur dotyczących P&C;  

• Zarządzaj i prowadź dokładne rejestry, pliki i raporty, łącznie z odpowiedzialnością za prowadzenie akt osobowych.  

• Tworzy raporty dotyczące obowiązkowych elementów szkolenia, takich jak Kodeks Etyki

• Dodatkowe zadania na żądanie

 Wykształcenie i doświadczenie  

• Licencjat lub jego międzynarodowy odpowiednik w dziedzinie administracji biznesowej, nauk społecznych i finansów

• 3-5 lat doświadczenia w zapewnianiu wsparcia w zakresie rekrutacji HR w środowisku biurowym. 

• Wcześniejsze doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej (NGO) będzie dodatkowym atutem.  

• Potrafi skutecznie i taktownie komunikować się z personelem na każdym szczeblu, osobami z różnych kultur i społeczeństwem.  

• Obsługuje rutynowe projekty administracyjne dla biura HR.  

• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) i systemów HRIS/Data Base. 

• Płynna znajomość języka ukraińskiego, biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie. 

   

Typowe wymagania fizyczne:

1. Typowe środowisko biurowe. 

2. Możliwość spędzania długich godzin na patrzeniu na ekran komputera i wykonywaniu powtarzalnych prac na klawiaturze. 

3. Możliwość siedzenia i stania przez dłuższy czas. 

4. Możliwość podnoszenia/przemieszczania do 5 funtów. 

    

Wykorzystana technologia:

1. Komputer osobisty/Laptop, aplikacje Microsoft (tj. Office 365, SharePoint, Teams), telefony komórkowe/technologia mobilna i standardowy sprzęt biurowy. 

     

Wymagania dotyczące podróży:

1. Mniej niż 10% 

     

**Lub równoważne połączenie odpowiedniego wykształcenia i/lub doświadczenia wystarczającego do skutecznego wykonywania kluczowych obowiązków na tym stanowisku. Ten opis stanowiska podsumowuje główne obowiązki na tym stanowisku. Nie określa ani nie ogranicza dokładnych zadań, które mogą być przypisane do wykonywania tych obowiązków. Tego dokumentu nie należy w żaden sposób interpretować jako umowy o pracę. Kierownictwo zastrzega sobie prawo do przeglądu i zmiany tego dokumentu w dowolnym momencie.