Menedżer operacyjny w DAI

Nazwa stanowiska: Menedżer operacyjnyProjekt: Operacyjne reformy zarządzania przychodami i wydatkami USAID/Ukrainy (RevGRO)Maksymalny poziom wysiłku: Pełny etat LTTABeta operacyjna: Kijów, UkrainaPodstawa stanowiska dla: Dyrektora ds. finansów i administracji PODSTAWA DZIAŁALNOŚCI Reformy zarządzania przychodami i wydatkami USAID/Ukrainy Działanie operacyjne (RevGRO) będzie promować odporność fiskalną, przejrzystość i rozliczalność poprzez poprawę generowania dochodów państwa i zarządzania finansami na Ukrainie. Zostanie to osiągnięte poprzez trzy cele Działania: Zwiększenie dochodów narodowych poprzez wsparcie polityki podatkowej i celnej, administracji i reform instytucjonalnych; Wzmocnienie zarządzania inwestycjami publicznymi, zarządzania wydatkami i audytu zgodnie ze standardami międzynarodowymi; oraz wzmocnienie nadzoru obywatelskiego oraz zaangażowania sektora prywatnego i polityki fiskalnej. CEL STANOWISKA Menedżer Operacyjny będzie zapewniał zarządzanie operacyjne i administracyjne RevGRO w następujących obszarach: wsparcie operacyjne i administracyjne zespołu projektowego, zamówienia i podwykonawstwo, ogólna zgodność z umową oraz wsparcie w zarządzaniu klientami, zarządzanie biurem i logistyka podróży/bezpieczeństwa. We współpracy z Dyrektorem Finansowym i Operacyjnym RevGRO, Menedżer Operacyjny będzie odgrywał kluczową rolę w nadzorowaniu zarządzania finansowego i operacyjnego oraz zapewnianiu zgodności z Instrukcją Operacyjną w Terenie projektu (FOM), przepisami USAID, wymogami i ograniczeniami kontraktowymi, a także odpowiednimi przepisami lokalnymi , wymagania i praktyki wspierające techniczne wymagania dotyczące zarządzania projektami w miarę ich pojawiania się. Nadzoruje personel operacyjny oraz flotę pojazdów, biuro projektu i aktywa projektu. KLUCZOWE OBOWIĄZKI I OBOWIĄZKI Odpowiedzialny za zdobycie wszechstronnej wiedzy na temat Podręcznika operacyjnego projektu (FOM) oraz włącza zasady, procedury i praktyki do wsparcia codziennych operacji administracyjnych zespołu projektu, w tym obiektów, logistyki, zarządzania dokumentacją i plikami. Nadzoruje obowiązki dyrektora operacyjnego, specjalisty ds. IT i kierowcy (kierowców). Odpowiedzialny za zapewnienie szkoleń w zakresie operacji projektu zapewnia personelowi procedury operacyjne i wymogi dotyczące dokumentacji. Zapewnia dobrą organizację, utrzymywanie i aktualizację dokumentacji administracyjnej. Zapewnia, że ​​personel projektu jest odpowiednio przeszkolony w zakresie systemów zarządzania danymi projektu oraz że personel aktywnie włącza system zarządzania danymi (TAMIS) do codziennych działań w ramach projektu. Pełnienie roli głównego punktu kontaktowego w zakresie potrzeb projektu operacyjnego w Kijowie, w tym zarządzanie zadaniami biurowymi, planowaniem/zaproszeniami, zasobami technologicznymi i rozwiązywaniem problemów, zarządzanie wideokonferencjami, rezerwowanie sal, zamawianie urządzeń i oprogramowania, zamawianie materiałów biurowych, przeprowadzanie audytów inwentaryzacyjnych, aktualizacja schematów organizacyjnych projektu i list kontaktów (na potrzeby zespołu RevGRO Ops/HR) oraz prowadzenie kalendarzy projektów (podróże, raportowanie, panele ewaluacyjne itp.); Zapewnij pomoc administracyjną w zakresie działań technicznych, przeglądając faktury i raporty z wydatków, uzgadniając wyciągi z kart P-Card, wspierając zamówienia operacyjne, odpowiadając na pytania operacyjne lub związane z procedurami, koordynując m.in.logistyka spotkań i wydarzeń, koordynacja logistyki podróży i bezpieczeństwa oraz wspieranie procesu uruchamiania i zamykania. Nadzoruje utrzymanie i zarządzanie rachunkiem drobnych środków pieniężnych. Zarządza zakupami towarów i usług operacyjnych oraz w razie potrzeby przygotowuje powiązane harmonogramy i moduły śledzące. Monitoruje i raportuje w sprawie harmonogramów płatności i zobowiązań dostawców operacyjnych. Monitoruje płatności okresowe związane z zamówieniami operacyjnymi, zbiera i weryfikuje powiązane faktury z wystawionymi dokumentami zakupów. Zarządza modułami kontroli i weryfikacji w TAMIS i prowadzi odpowiednią dokumentację. Nadzoruje logistykę projektu, zarządzanie flotą pojazdów i zarządza powiązanym modułem w TAMIS. Utrzymuje relacje z właścicielem, zarządem budynku biurowego oraz sprzedawcami lub dostawcami, którzy zapewniają administracyjne i/lub operacyjne wsparcie projektu. Koordynuje lokalne procesy i dokumentację mieszkaniową dla ekspatów zaangażowanych w projekt. Koordynuje ustalenia dotyczące podróży/logistyki i utrzymuje harmonogram podróży w ramach projektu. Zarządza aktywami/inwentarzem projektu, zapewnia odpowiednie oznakowanie, śledzenie i dokumentowanie nieruchomości projektu oraz koordynuje powiązane uzgodnienia z jednostka finansowa.Wspiera personel, podwykonawców i innych gości projektu odwiedzających biuro projektu.Koordynuje potrzeby projektu z lokalnym radcą prawnym.Koordynuje planowanie i przygotowanie materiałów na spotkania, konferencje, warsztaty i szkolenia, zgodnie z wymaganiami.Odpowiedzialny za koordynację transmisji i odbioru pozycji, które mogą wymagać odprawy celnej i innych organów regulacyjnych. Inne przydzielone obowiązki. KWALIFIKACJE Licencjat z administracji biznesowej lub innych pokrewnych dziedzin; wysoce preferowany stopień zaawansowany w wyżej wymienionych obszarach. 8–9 lat odpowiedniego doświadczenia zawodowego w operacjach, administracji biurowej, logistyce lub w innej pokrewnej dziedzinie, najlepiej w ramach projektu finansowanego przez darczyńców. Znajomość obsługi komputera i wykazana biegłość w programach Microsoft Office. Wykazano umiejętności komunikacji, pisania i prezentacji.Doskonałe umiejętności pracy zespołowej, a także skuteczne umiejętności interpersonalne międzykulturowe.Płynna znajomość języka ukraińskiego i angielskiego.Link do aplikacji: https://fs23.formsite.com/OLJTgx/nqcfsmwxl6/indexInstrukcja aplikacji: Wybierz stanowisko, na które jesteś zainteresowany aplikowaniem, uzupełnij wymagane informacje i prześlij CV. Zachęcamy kandydatów do jak najszybszego złożenia aplikacji, ponieważ rozmowy kwalifikacyjne będą prowadzone na bieżąco. Należy pamiętać, że ze względu na liczbę otrzymywanych przez nas aplikacji i pilność obsadzenia stanowisk tylko kandydaci z krótkiej listy otrzymają powiadomienia o kolejnych krokach. Informacje o DAIDAI to globalna firma deweloperska z biurami w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i UE , Nigerii, Pakistanie i Palestynie oraz działania projektowe na całym świecie. Rozwiązujemy podstawowe problemy rozwoju społecznego i gospodarczego spowodowane nieefektywnymi rynkami, nieefektywnym zarządzaniem i niestabilnością. DAI działa na pierwszej linii frontu globalnego rozwoju. Przekształcanie pomysłów w działanie — działanie w wpływ. Zależy nam na kształtowaniu bardziej znośnego świata. Pokaż więcejPokaż mniej Poziom pozycji Poziom średni starszy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki służbowe Inny Przemysły Handel międzynarodowy i rozwój