Koordynator biura / HR w AVSI

Koordynator biura / HR

1. Tło

Fundacja AVSI to międzynarodowa organizacja humanitarna, której celem jest dostarczanie zrównoważonych rozwiązań dla bezbronnych społeczności. Na Ukrainie AVSI wdraża programy skupiające się na ochronie, edukacji i odporności społeczności.

Koordynator biura / HR będzie odgrywał kluczową rolę w zapewnianiu skutecznych działań administracyjnych w biurze w Połtawie i ułatwianiu skutecznej komunikacji między lokalnymi zespołami, dostawcami i centralą AVSI, w szczególności działem zasobów ludzkich (HR).

2. Cele

Koordynator biura / HR zapewni sprawne codzienne funkcjonowanie biura, nadzorując procesy administracyjne, wspierając funkcje kadrowe i zaopatrzeniowe oraz zapewniając zgodność z wewnętrznymi politykami AVSI, wymaganiami darczyńców i lokalnymi przepisami. Stanowisko jest niezbędne do utrzymania efektywności działania i wspierania realizacji programu.

3. Kluczowe obowiązki

Wsparcie administracyjne

· Przygotowywanie, zarządzanie i archiwizowanie umów dla personelu krajowego, zapewnienie dokładności i zgodności z polityką AVSI i ukraińskim prawem pracy.

· Koordynowanie procesów rekrutacyjnych, w tym delegowania wolne miejsca pracy, sprawdzanie aplikacji, organizowanie rozmów kwalifikacyjnych i wspieranie komisji selekcyjnych w koordynacji z odpowiednimi działami.

· Sporządzanie, przeglądanie i finalizowanie protokołów ustaleń (MoU) z władzami lokalnymi, partnerami i innymi zainteresowanymi stronami.

Wsparcie w zakresie zamówień

· Przygotowywanie umów z dostawcami i usługodawcami oraz zarządzanie nimi zgodnie z procedurami zamówień AVSI i wymaganiami darczyńców.

· Prowadzenie dokładnych i aktualnych rejestrów procesów zaopatrzenia, umów i transakcji.

· Wspieranie Menedżera Operacyjnego w zapewnianiu zgodności z polityką zamówień i standardy dokumentacji.

Koordynacja HR

· Działać jako główny punkt kontaktowy pomiędzy biurem w Połtawie a Działem HR centrali AVSI we wszystkich sprawach związanych z zasobami ludzkimi.

· Zapewniać terminowe i dokładne przesyłanie HR dokumentację do centrali (umowy, akta pracownicze, dokumenty dotyczące wdrożenia itp.).

· Wsparcie przy wdrażaniu of nowego personelu, w tym koordynacja sesji orientacyjnych i wymaganych szkoleń.

Ogólne zarządzanie biurem

· Utrzymywanie zorganizowanych i aktualizowanych fizycznych i cyfrowych systemów archiwizacji umów, protokołów ustaleń, kadr i dokumentacji zamówień.

· Zapewnienie zgodności z wytycznymi operacyjnymi, finansowymi i administracyjnymi AVSI dla wszystkich przydzielonych zadań.

· W razie potrzeby regularnie dostarczaj aktualizacje i raporty administracyjne do Menedżera Operacyjnego i centrali AVSI.

4. Wymagania

Wykształcenie

· Licencjat w dziedzinie administracji biznesowej, zasobów ludzkich, zarządzania, prawa lub pokrewnej dziedziny.

Doświadczenie

· Minimum 1 rok doświadczenia w administracji biurowej, koordynacji HR lub wsparciu zakupów.

· Znajomość ukraińskiego prawa pracy i przepisów dotyczących zamówień publicznych będzie dodatkowym atutem.

Umiejętności

· Silne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowość.

· Doskonałe zdolności komunikacyjne i interpersonalne.

· Biegła znajomość pakietu Microsoft Office i narzędzi administracyjnych.

· Biegła znajomość języka angielskiego na poziomie B2 lub wyższym (w mowie i piśmie).

Cechy osobiste

· Wysoka dbałość o szczegóły i dokładność.

· Proaktywne nastawienie i zorientowanie na rozwiązania.

· Możliwość pracy w środowisku wielokulturowym.

· Silne poczucie poufności i profesjonalizmu w postępowaniu z wrażliwymi informacjami.

5. Linia raportowania

Koordynator biura / HR raportuje bezpośrednio do Menedżera operacyjnego i regularnie dostarcza aktualnych informacji na temat działań administracyjnych, zaopatrzeniowych i związanych z zasobami ludzkimi.

6. Warunki umowy

· Stacja dyżurna: Połtawa, Ukraina (w razie potrzeby okazjonalne wyjazdy do innych regionów).

· Godziny pracy: Pełny etat (40 godzin tygodniowo).

· Czas trwania umowy: 6 miesięcy, z możliwością przedłużenia w zależności od wyników i dostępności środków.

· Okres próbny: 1 miesiąc.

· Wynagrodzenie: 800 EUR netto miesięcznie.

7. Proces aplikacji

Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesłanie:

· CV i

· List motywacyjny w języku angielskim

Zgłoszenia należy przesyłać do 31 stycznia 2026 r.

Fundacja AVSI Ukraina angażuje się w różnorodność i włączenie społeczne i zachęca do składania aplikacji wszystkie wykwalifikowane osoby, bez względu na rasę, pochodzenie etniczne, religię, płeć, orientację seksualną, niepełnosprawność czy wiek.

Prosimy pamiętać, że w celu przeprowadzenia dalszych etapów procesu rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

Координатор офісу / HR

1. Передумови

Фундація AVSI — міжнародна гуманітарна організація, яка прагне забезпечувати сталi рішення для вразливих спільнот AVSI реалізує програми, спрямовані на захист, освіту та розвиток стійкості громад.

Координатор офісу / HR відіграватиме ключову роль у забезпеченні ефективної адміністративної роботи Полтавського офісу та сприятиме налагодженню комунікації між місцевими командами, постачальниками та штаб-квартирою AVSI (HQ), зокрема департаментом кадрів (HR).

2. Цілі

Координатор офісу / HR забезпечуватиме безперебійну щоденну роботу офісу шляхом контролю адміністративних процесів, підтримки функцій HR та закупівель, а також дотримання внутрішніх політик AVSI, вимог донорів та місцевого законодавства Посада є важливою для підтримки ефективних операцій та реалізації програм.

3. Основні обов’язки

Адміністративна підтримка

• Підготовка, ведення та архівування контрактів для національного персоналу, забезпечення їхньої точності та відповідності політикам AVSI w трудовому законодавству України.

• Координація процесів набору персоналу: розміщення вакансій, відбір заявок, організація співбесід та підтримка комісій з відбору у співпраці з відповідними відділами.

• Підготовка, перегляд та фіналізація Меморандумів про взаєморозуміння (MoU) з місцевими органами влади, партнерами та іншими зацікавленими сторонами.

Підтримка закупівель

• Przejdź do ведення контрактів із постачальниками та надавачами послуг відповідно до процедур AVSI та вимог донорів.

• Ведення точних та актуальних записів про процеси закупівель, контракти та транзакції.

• Підтримка менеджера з операцій у забезпеченні дотримання політик закупівель та стандартів документації.

Координація HR

• Виконання ролі основної контактної особи між Полтавським офісом та департаментом HR HQ AVSI з усіх кадрових питань.

• Забезпечення своєчасного та точного подання HR-документації до HQ (kontrakt, особові справи співроbeatniki, dokumenty do adaptacji itp.).

• Wsparcie procesu adaptacji nowych pracowników, w tym organizacja sesji zapoznawczych i niezbędnych szkoleń.

Ogólne zarządzanie biurem

• Utrzymywanie zorganizowanego i aktualnego systemu fizycznej i cyfrowej archiwizacji umów, MoU, dokumentacji kadrowej i zakupowej.

• Zapewnienie zgodność z polityką operacyjną, finansową i administracyjną AVSI we wszystkich przydzielonych zadaniach.

• Dostarczanie regularnych aktualizacji i raportów administracyjnych do kierownika operacyjnego i centrali AVSI, jeśli jest to wymagane.

4. Wymagania

Wykształcenie

• Licencjat w dziedzinie administracji biznesowej, HR, zarządzania, prawa lub dziedziny pokrewnej.

Doświadczenie

• Minimalnie 1 rok doświadczenia w administracji biurowej, koordynacji HR lub wsparciu zakupów.

• Wiedza Ukraińskie prawo pracy i przepisy dotyczące zamówień publicznych będą dodatkowym atutem przewaga.

Umiejętności

• Wysokie zdolności organizacyjne i umiejętność pracy z kilkoma zadaniami jednocześnie.

• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

• Doskonała znajomość pakietu Microsoft Office i narzędzi administracyjnych.

• Bieżąca znajomość języka angielskiego na poziomie B2 lub wyższym (w mowie i na poziomie wyższym) pisemne).

Cechy osobiste

• Dbałość o szczegóły i dokładność.

• Proaktywność i orientacja na rozwiązywanie problemów.

• Umiejętność pracy w środowisku wielokulturowym.

• Wysoki poziom poufności i profesjonalizmu w pracy z informacjami wrażliwymi.

5. Linia raportowania

Koordynator biura / HR raportuje bezpośrednio do Menedżera operacyjnego i regularnie dostarcza aktualnych informacji na temat działań administracyjnych, zaopatrzeniowych i HR.

6. Warunki umowy

• Miejsce pracy: Połtawa, Ukraina (w razie potrzeby możliwe wyjazdy do innych regionów).

• Godziny pracy: pełny etat (40 godzin tygodniowo).

• Czas trwania umowy: 6 miesięcy, z możliwością przedłużenia w zależności od wyników i dostępności środków finansowych.

• Okres próbny: 1 miesięcznie.

• Wynagrodzenie:  (netto) 800 euro miesięcznie.

7. Proces aplikacyjny

Zainteresowanych kandydatów prosimy o przesyłanie:

• CV i

• listu motywacyjnego w języku angielskim.

Aplikacje należy przesyłać do 31 stycznia 2026 r..

Fundacja AVSI Ukraine przestrzega zasad różnorodności i włączania oraz zachęca do składania aplikacji wszystkie wykwalifikowane osoby, bez względu na wiek ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, religię, płeć, orientację seksualną, niepełnosprawność lub wiek.

Uwaga: tylko wybrani kandydaci zostaną zaproszeni do kolejnych etapów procesu selekcji.