Lokalizacja, Specjalista ds. finansów (Impact), specjalista ds. lokalizacji i finansów w Team4ua

1. Tło

Team4UA to ukraińska organizacja charytatywna założona w marcu 2022 r. realizująca inicjatywy humanitarne, odbudowę i odbudowę na całej Ukrainie we współpracy z partnerami międzynarodowymi, agencjami ONZ i organizacjami społeczeństwa obywatelskiego.

The Projekt IMPACT (Natychmiastowa wielosektorowa pomoc priorytetowa dla terytoriów dotkniętych konfliktem) zapewnia szybką wielosektorową pomoc humanitarną dla ludności dotkniętej konfliktem na obszarach frontu oraz dla nowo wysiedlonych osób. Projekt koncentruje się na wsparciu ratującym życie w strefie frontu 0–50 km, w tym w nagłych przypadkach pomocy pieniężnej, dystrybucji rzeczowej, wsparciu zdrowotnym i usługach ewakuacyjnych.

Ze względu na kontekst operacyjny wysokiego ryzyka i wielopartnerski model realizacji niezbędne są solidne systemy zarządzania projektem i monitorowania aby zapewnić koordynację, odpowiedzialność i zgodność z wymaganiami darczyńców.

2. Cel zadania

Specjalista ds. lokalizacji i finansów wspiera realizację projektu IMPACT poprzez wzmacnianie współpracy z lokalnymi partnerami oraz zapewnianie odpowiedzialności finansowej i przejrzystego raportowania.

Rola skupia się dotyczące koordynacji partnerów, weryfikacji finansowej, budowania potencjału podmiotów lokalnych i monitorowania zgodności. Działając jako kluczowy łącznik pomiędzy zespołem projektowym a lokalnymi organizacjami wdrażającymi, urzędnik przyczynia się do skutecznej realizacji zobowiązań lokalizacyjnych i nadzoru finansowego.

3. Kluczowe obowiązki

A. Lokalizacja i wsparcie dla partnerów

• Wsparcie w identyfikacji, wdrażaniu i monitorowaniu lokalnych organizacji partnerskich i grup wolontariuszy.
• Ułatwianie komunikacji i koordynacji między zespołem projektowym a partnerami wdrażającymi.
• Wspieranie wdrażania umów partnerskich i procesów zgodności.
• Promuj zasady lokalizacji, w tym udział podmiotów lokalnych i odpowiedzialność do społeczności.

B. Budowanie potencjału i szkolenia

• Organizuj i prowadź sesje szkoleniowe dla partnerów i wolontariuszy na temat zarządzania projektami, odpowiedzialności finansowej i standardów raportowania.
• Identyfikuj luki w potencjale partnerów i proponuj działania wzmacniające.
• Zapewnij mentoring i wsparcie po zakończeniu działań szkoleniowych.

C. Weryfikacja finansowa i dokumentacja

• Przeglądaj dokumentację finansową partnera i dowody potwierdzające, aby zapewnić dokładność i kwalifikowalność kosztów.
• Pomagaj partnerom w przygotowywaniu raportów finansowych zgodnie z wytycznymi projektu.
• Udziel wskazówek dotyczących procedur finansowych i wydatków kwalifikowalnych.
• Wspieraj zespół finansowy w identyfikowaniu niespójności lub ryzyka.

D. Monitorowanie i raportowanie

• Przeglądaj raporty partnerów pod kątem kompletności i spójności.
• Weryfikuj zgłoszone działania i dokumentację pomocniczą.
• Wspieraj przygotowanie raportów z postępu projektu i danych wejściowych do raportów darczyńców.

E. Koordynacja terenowa

• Utrzymuj regularne kontakty z partnerami działającymi na obszarach frontu.
• Wspieraj misje monitorowania w terenie, gdy pozwalają na to warunki bezpieczeństwa.
• Zbieraj opinie od partnerów i społeczności, aby wspierać adaptacyjną realizację projektu.

F. Zarządzanie ryzykiem i przestrzeganie przepisów

• Identyfikuj ryzyko finansowe lub operacyjne w działaniach partnera.
• Zapewnij zgodność dokumentacji partnera ze standardami audytu i raportowania.
• Monitoruj wskaźniki ryzyka oszustwa i w razie potrzeby eskaluj wątpliwości.

4. Elementy dostarczane

• Sesje szkoleniowe prowadzone dla lokalnych partnerów i wolontariuszy.
• Zweryfikowana dokumentacja finansowa od organizacji partnerskich.
• Przejrzane raporty partnerów i notatki z monitorowania.
• Wkłady do raportów darczyńców i dokumentacji projektu.
• Wyciągnięte wnioski i udokumentowane najlepsze praktyki.

5. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie:

• Ukończone studia wyższe w dziedzinie finansów, rozwoju międzynarodowego, spraw humanitarnych, administracji publicznej lub dziedzin pokrewnych.

Doświadczenie:

• Minimum 3-5 lat doświadczenia w programach humanitarnych lub rozwojowych.
• Doświadczenie w pracy z lokalnymi organizacjami pozarządowymi lub sieciami wolontariatu.
• Zrozumienie zgodności finansowej i dokumentacji.
• Doświadczenie w szkoleniach lub działaniach związanych z budowaniem potencjału to zaleta.

Umiejętności:

• Stroumiejętności organizacyjne i koordynacyjne.
• Dobra znajomość MS Office i Google Workspace.
• Dobre umiejętności analityczne i raportowania.

Języki:

• Płynna znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Nadzór i raportowanie

Specjalista ds. lokalizacji i finansów podlega Menedżerowi projektu i ściśle współpracuje z działem finansowym, zespołami projektowymi i lokalnymi partnerami wdrożeniowymi.

7. Czas trwania i stanowisko służbowe

Czas trwania: 6 miesięcy (w oparciu o projekt) Stanowisko dyżurne: Dniepr, Ukraina, z możliwością dojazdu do lokalizacji projektu.

8. Zobowiązania organizacyjne

Team4UA promuje różnorodność, równe szanse zatrudnienia i zerową tolerancję dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Cały personel musi przestrzegać ukraińskiego ustawodawstwa, Kodeksu postępowania, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.

1. Загальна інформація

У зв’язку з триваючими бойовими діями в Україні громади, розташовані поблизу лінії фронту та у нещодавно постраждалих районах, продовжують стикатися з гострими гуманітарними потребами через руйнування інфраструктури, переміщення населення та обмежений доступ до базових послуг.

Проєкт IMPACT (natychmiastowa wielosektorowa pomoc priorytetowa dla terytoriów dotkniętych konfliktem) спрямований на надання швидкої мультисекторальної допомоги населенню, що проживає у зоні до 50 km від лінії фронту, новопереміщеним домогосподарствам та громадам, які постраждали від обстрілів.

Wybierz rozmiar czcionki консорціуму TERA та спеціалізовані організації і передбачає надання грошової допомоги, гуманітарних наборів, średni rozmiar czcionki.

Dля ефективної реалізації проєкту необхідна надійна система операційної підтримки, що забезпечує прозорість, відповідність процедурам та своєчасне виконання проєктних заходів.

2. Moje typy

Фахівець із локалізації та фінансів сприяє ефективній реалізації проєкту IMPACT через підтримку співпраці з місцевими партнерами та забезпечення фінансової підзвітності.

Посада передбачаєkoordynacja pracy z lokalnymi organizacjami, weryfikacja dokumentacji finansowej partnerów, wsparcie raportowe i budowanie potencjału lokalnych aktorów zgodnie z podejściem lokalizacyjnym.

3. Główne obowiązki

A. Wsparcie w lokalizacji i pracy z partnerami

• Wsparcie w zakresie selekcji, zaangażowania i wsparcia lokalnych organizacji partnerskich i grup wolontariuszy.
• Zapewnienie skutecznej komunikacji pomiędzy zespołem projektowym a partnerami.
• Wsparcie we wdrażaniu umów partnerskich i procedur compliance.

B. Rozwój potencjału

• Organizacja i prowadzenie szkoleń dla partnerów w zakresie zarządzania projektami, odpowiedzialności finansowej i standardów raportowania.
• Identyfikacja potrzeb partnerów w zakresie rozwoju potencjału.
• Zapewnianie wsparcia mentorskiego po szkoleniach.

B. Sprawdzanie dokumentów finansowych

• Sprawdzanie dokumentów finansowych partnerów pod kątem zgodności z budżetami i wymaganiami darczyńców.
• Przedstawanie rekomendacji dotyczących procedur finansowych i dopuszczalnych kosztów.
• Wsparcie działu finansowego w identyfikacji ryzyk lub niespójności.

G. Monitorowanie i raportowanie

• Sprawdzanie raportów narracyjnych partnerów.
• Sprawdzanie dokumentacji uzupełniającej i wyników działań.
• Wsparcie w przygotowaniu raportów dotyczących projektów i darczyńców.

D. Koordynacja w terenie

• Utrzymywanie regularnych kontaktów z partnerami w regionach pierwszej linii.
• W miarę możliwości udział w misjach monitorowania w terenie.
• Zbieranie informacji zwrotnych od partnerów i społeczności.

E. Zarządzanie ryzykiem

• Identyfikacja ryzyk finansowych i operacyjnych w działalności partnerów.
• Kontrola zgodności dokumentacji z wymogami audytu i darczyńców.
• Informowanie kierownictwa o potencjalnych ryzykach.

4. Oczekiwane rezultaty prac

• Przeprowadzono szkolenia dla partnerów lokalnych.
• Zweryfikowano dokumentację finansową organizacji partnerskich.
• Przygotowano i zweryfikowano raporty narracyjne partnerów.
• Udokumentowano wyniki wizyt monitorujących.
• Materiały do lokalizacji raportów i analiz dawców.

5. Wymagania wobec kandydata

Wykształcenie:

• Wykształcenie wyższe w zakresie finansów, rozwoju międzynarodowego, nauk humanistycznych, administracji publicznej lub dziedzin pokrewnych.

Doświadczenie:

• Co najmniej 3-5 lat doświadczenia w programach humanitarnych lub rozwojowych.
• Doświadczenie w pracy z lokalnymi organizacjami pozarządowymi lub sieciami wolontariuszy.
• Zrozumienie procedur odpowiedzialności finansowej i dokumentacji.

Umiejętności:

• Dobre umiejętności organizacyjne i komunikacyjne.
• Umiejętność raportowania i analizy danych.
• Świetna obsługa MS Office i Google Workspace.

Języki:

• Płynna znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Podporządkowanie i raportowanie

Specjalista ds. lokalizacji i finansów podlega Kierownikowi Projektu i ściśle współpracuje z działem finansowym, zespołami projektowymi i organizacjami partnerskimi.

7. Czas trwania umowy i miejsce pracy

Czas trwania umowy: 6 miesięcy Miejsce pracy: Dnipro, Ukraina, z możliwością wyjazdów służbowych do regionów realizacji projektu.

8. Zasady organizacji

Team4UA wspiera równe szanse zatrudnienia, różnorodność i politykę zero tolerancji dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania prawa Ukrainy, Kodeksu postępowania organizacji, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.