Dyrektor ds. finansów / Kierownik działu finansowego w HELVETAS Swiss Intercooperation

Helvetas Ukraine poszukuje szefa finansów, który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności finansowo-administracyjnej, efektywne zarządzanie zasobami oraz rozwój zespołu. Na tym stanowisku będziesz monitorować zgodność z lokalnym ustawodawstwem, polityką organizacyjną i wymaganiami darczyńców, organizować procesy finansowe i administracyjne, koordynować pracę personelu finansowego oraz zapewniać strategiczne doradztwo kierownictwu biura i projektów. Twoja praca przyczyni się do skutecznego podejmowania decyzji i raportowania na poziomie projektu, krajowym i instytucjonalnym.

Szczegółowy opis obowiązków i oczekiwań znajduje się poniżej.

Helvetas Swiss Intercooperative to szwajcarska międzynarodowa organizacja rozwoju obecna w 35 krajach w Afryce, Azji, Ameryce Łacińskiej i Europie Wschodniej. Jej działalność koncentruje się na inicjatywach na rzecz zrównoważonego rozwoju, odbudowie infrastruktury, ożywieniu gospodarczym i odporności.

Helvetas stosuje podejście oparte na powiązaniach, angażując społeczeństwo obywatelskie, rząd i sektor prywatny.

Na Ukrainie Helvetas wdraża programy ożywienia i rozwoju gospodarczego oraz wspiera renowację infrastruktury mieszkaniowej i wodnej w społecznościach. Nasze rozwiązania opierają się na dogłębnej analizie rynku pracy i trendów gospodarczych Ukrainy, zapewniając skuteczne, zrównoważone i skalowalne podejście do ożywienia gospodarczego.

Helvetas działa obecnie w obwodach kijowskim, charkowskim, czernihowskim, sumskim, dniepropietrowskim i połtawskim i planuje rozszerzyć swoją działalność. Działając na wielu poziomach, Helvetas współpracuje z władzami krajowymi i lokalnymi, przedsiębiorstwami oraz siecią partnerów społeczeństwa obywatelskiego, aby osiągnąć swoje cele.

Cele ogólne

• Zgodność: Zarządzanie:Wykonuj procedury finansowe i administracyjne zgodnie z przepisami organizacyjnymi, lokalnymi ramami prawnymi i wymogami darczyńców w skuteczny sposób, zapewniając dobrą koordynację między wszystkimi podmiotami zaangażowanymi w różne procesy, w tym wysokiej jakości księgowość, audyt i monitorowanie finansowe programu

  i raportowanie na poziomie projektu, kraju i instytucji.

• Wytyczne strategiczne i zarządzanie talentami: HoF zapewnia rozwój

  wiedza i umiejętności w zakresie zarządzania finansami w kraju oraz szerzej

  organizacja i koordynacja niezbędnego budowania potencjału. HoF kieruje także

  personelem finansowym w kraju, który podlega HoF, i dba o jego wyniki oraz

  rozwój osobisty, w tym regularne oceny personelu. HoF doradza również i

  wspiera kadrę kierowniczą i kluczowy personel w PO i projektach dotyczących zarządzania finansami

  tematy.

• Inne: Zapewnij wsparcie zespołowi BD przy opracowywaniu budżetów nowych projektów i wszelkich innych zadaniach powierzonych przez CD/ED lub Regionalnego Zarządzającego Finansami.

Główne zadania:

1. Zgodność:
1,1. Zgodność i kontrole wewnętrzne: 

• Zapewnij zgodność z lokalnym podatkiem regulacje, standardy rachunkowości i polityki wewnętrzne. 
• Wdrażaj wewnętrzne kontrole finansowe, aby chronić aktywa i zapewnić efektywne wykorzystanie zasobów. 
• Nadzoruje prawidłowość przeprowadzania kontroli wewnętrznych na wszystkich poziomach (PO/PR) i zapewnia zgodność z kontrolą wewnętrzną organizacjiramy prawne i regulacje finansowe 
• Zapewnij zgodność z wymogami i umowami w zakresie sprawozdawczości finansowej darczyńców. 
• Zapewnij zgodność z przepisami bankowymi i innymi przepisami dotyczącymi sektora finansowego (np. antykorupcyjnymi lub pieniężnymi) pranie).

1,2. Zgodność z przepisami prawnymi

• Koordynuj uzyskiwanie niezbędnych formalnych zezwoleń i autoryzacji
• Zapewnij terminową zgodność z formalnymi procedurami organizacji pozarządowych obowiązującymi w odpowiednich instytucjach/organach państwowych
• Zapewnij zgodność z prawem w kwestiach związanych z podatkiem dochodowym, VAT/podatkiem od usług i innymi obowiązującymi przepisami podatkowymi oraz terminowym składaniem raportów właściwym organom podatkowym.

1,3. Raportowanie i audyty: 

• Przygotuj i przedkładaj miesięczne, kwartalne i roczne raporty finansowe odpowiednim stronom zainteresowanym. 
• Prowadź całą dokumentację finansową, zapewniając przejrzystość i dokładność. 
• Przekazuj analizy finansowe i aktualizacje kierownictwu i innym zainteresowanym stronom.
• Odpowiada za nadzorowanie otwierania, utrzymywania, uzgadniania i zamykania rachunków bankowych PO w celu zapewnienia dokładnego zarządzania finansami i zgodności z wymogami regulacyjnymi.
• Prowadź procesy audytu zewnętrznego, zapewniając właściwe planowanie, przygotowanie, koordynację i raportowanie audytu, a także reakcję kierownictwa, śledzenie i wspieranie działań następczych, prowadzących do całkowitego zamknięcia.

2. Zarządzanie finansami:

2.1. Zarządzanie finansami i nadzór:

• Nadzoruj przygotowanie i monitorowanie budżetów biura krajowego.
• Zapewnij terminowy i dokładny proces, przegląd i zatwierdzanie RAP (Rolling Annual Plan)
• Zapewnij właściwe planowanie finansowe, monitorowanie, raportowanie i prognozowanie portfela projektów krajowych, dopasowując standardy organizacyjne i wymagania darczyńców.
• Opracuj i zapewnij skuteczne wdrożenie mechanizmów podziału kosztów i odzyskiwania kosztów PO.
• Przeglądaj i zatwierdzaj raporty finansowe i sprawozdania zgodnie z wymaganiami darczyńców, lokalnymi przepisami i polityką organizacyjną.
• Zapewnij terminową zgodność z wymogami ustawowymi różnym organom regulacyjnym
• Utrzymywanie relacji z instytucjami bankowymi i innymi instytucjami finansowymi oraz organami regulacyjnymi sektora bankowego.

2,2. Zarządzanie gotówką:

• Zarządzaj przepływem środków pieniężnych w biurze w kraju, zapewniając dostępność środków na potrzeby programowe.
• Nadzoruj wypłatę środków, zapewniając terminowość płatności i przetwarzanie transakcji.
• Zapewnij odpowiedni i prawidłowy wniosek o fundusze zgodnie z potrzebami w zakresie przepływu środków pieniężnych na poziomie kraju.
• Monitoruj i optymalizuj salda środków pieniężnych na rachunkach lokalnych biur projektowych.

2,3. Monitorowanie i ocena finansowa:

• Monitoruj/śledź wyniki finansowe wszystkich projektów w regularnych odstępach czasu, przeglądaj budżet w stosunku do rzeczywistych wydatków, analizuj i ściśle monitoruj kurs wymiany, analizuj kluczowe wskaźniki i dostarczaj danych wejściowych, kieruj i doradzaj CD w celu wdrożenia działań naprawczych.
• Dane finansowe analizy są wykorzystywane w procesach monitorowania projektu (wizyty terenowe) i ewaluacji w celu oceny efektywności i efektywności wydatków.
• Przeprowadzaj regularne wizyty monitorujące finanse w biurach projektu, aby ocenić ICS i wyniki finansowe projektu.
• Bierz udział jako kluczowy członek Komitetów ds. Oceny Partnerów i Komitetów ds. Oceny Zamówień, aby zapewnić dokładną ocenę wszystkich względów finansowych, wymogów zgodności i implikacji budżetowych oraz ich włączenie do procesów decyzyjnych.
• Planuj i przeprowadzaj regularne monitorowanie partnerów, zabezpieczenia i wytyczne dla zespołów projektowych przed przekierowaniem, utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem funduszy projektu.

2.4. Zarządzanie interesariuszami i koordynacja projektów:

• Działać jako główny finansowy punkt kontaktowy z Ho, darczyńcami, samorządami lokalnymi, bankami i innymi zainteresowanymi stronami.
• Koordynuj współpracę z kierownikami projektów, aby zapewnić zgodność finansowych aspektów programów z planami budżetowymi.
• Upewnij się, że informacje finansowe są dostępne dla zarządzanie do celów planowania i raportowania. 
• Zapewnij, że sprawozdania finansowe składane przez partnerów wykonawczych są zgodne zarówno z polityką wewnętrzną, jak i przepisami zewnętrznymi wymagania.
• Upewnij się, że raporty dawców są dokładne, terminowe i zgodne z raportami dawcy wytyczne.
• Odpowiadaj na zapytania HO i darczyńców w kwestiach finansowych i dostarczaj wyjaśnienia wymagane.

3. Wskazówki strategiczne i zarządzanie talentami

3.1. Koncentracja strategiczna i zarządzanie zespołem:

• Dostarczanie analiz finansowych i spostrzeżeń umożliwiających podejmowanie strategicznych decyzji na poziomie kraju. 
• Jako członek SMT (zespół wyższej kadry kierowniczej) koordynuje działania z wyższą kadrą kierowniczą w celu dostosowania strategii finansowych do celów programowych i organizacyjnych.
• Wnosi wkład w strategię finansową, planowanie finansowe, w tym długoterminowe planowanie zrównoważonego rozwoju.
• Wsparcie w opracowywaniu konkurencyjnych i rozsądnych budżetów w procesie przejęć.
• Nadzorowanie i kierowanie zespołem finansowym PO, organizowanie regularnych spotkań, zapewnienie płynnych relacji roboczych i efektywne zarządzanie organizacją.
• Zapewnienie nadzoru technicznego i wsparcia dyrektorom ds. finansów i/lub kierownikom zarządzającym finansami.
• Przeprowadzaj oceny wydajności członków zespołu finansowego PO.

3.2. Szkolenia i rozwój zawodowy:

• Zapewnij szkolenia i budowanie potencjału pracownikom krajowym w celu doskonalenia umiejętności i wiedzy w zakresie zarządzania finansami.
• Utrzymuj świadomość i informuj personel o zmianach w systemie/strukturze/procedurach księgowych HSI HO poprzez szkolenia sesje/prezentacje
• Doradza partnerom organizacji w: i. Przygotowywaniu budżetów, przeglądach/monitorowaniu i pomiarach ii. Wzmacnianiu systemów i procedur iii. Szkoleniach ułatwiających ścisłe przestrzeganie przepisów i terminowe raportowanie iv. Zapewnianiu regularnych szkoleń dla partnerów wykonawczych w zakresie polityk Helvetas, ICS, najlepszych praktyk i odpowiednich zasad dotyczących darczyńców oraz przepisami.
• Szkolenie i informowanie kluczowych pracowników o solidnych procedurach i praktykach dotyczących zgodności, politykach wewnętrznych i wymaganiach darczyńców.
•  Szkolenie i wspieranie członków zespołu w zwiększaniu ich kompetencji zawodowych w zakresie zarządzania finansami, monitorowania budżetu, księgowości i solidnych praktyk finansowych

Kluczowe cechy gwarantujące sukces na tym stanowisku:

• Wykształcenie wyższe w dziedzinie finansów, np. wykształcenie ekonomiczne i handlowe, finanse lub zarządzanie wykonawcze lub administracja biznesowa.
• Solidna znajomość nakrajowe przepisy podatkowe
• Solidna znajomość prawa pracy
• Solidna wiedza na temat budżetów i monitorowania budżetu
• Kontrolowanie finansów
• Minimum 10 lat doświadczenia, z czego 5 lat w zarządzaniu finansami
• Dobra znajomość wymagań dawców
• Udowodniona znajomość krajowych przepisów antykorupcyjnych i miary
• Niezależny i dobrze zorganizowany tryb działania
• Umiejętność skutecznej komunikacji i odpowiedniego podziału zadań między członków zespołu
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w mowie i piśmie.

Oferujemy:

• Konkurencyjne wynagrodzenie proporcjonalne do kwalifikacji i doświadczenia.

• Ubezpieczenie medyczne zapewniające zdrowie i bezpieczeństwo.

• Dostęp do usług wsparcia psychologicznego, które pomagają utrzymać dobre samopoczucie w trudnych czasach.

• Zasięg profesjonalnych szkoleń i kursów rozwojowych zapewniających ciągły rozwój.

• Hybrydowy format pracy umożliwiający połączenie pracy biurowej i pracy zdalnej.

• Kursy języka angielskiego podnoszące kompetencje.

• Biuro zlokalizowane zaledwie 2 minuty spacerem od stacji metra, wyposażone w niezawodny internet, generator i wiatę dla bezpieczeństwo.

Zatrudniamy – włączające możliwości! 

W Helvetas wierzymy, że różnorodność i inkluzywność czynią nas silniejszymi. Witamy profesjonalistów z niepełnosprawnościami i jesteśmy gotowi zapewnić wspierające i dostępne środowisko pracy.