Specjalista ds. finansów/kadr w humedica e.V

Specjalista ds. finansów i administracji  Projekt GFFO

Nazwa stanowiska: Specjalista ds. finansów i administracji

Czas trwania : rocznie z możliwością przedłużenia, okres próbny 3 miesiące

Data rozpoczęcia: ASAP

Miejsce pracy : Dnipro Ukraina

WSTĘP: 

humedica e.V., niemiecka organizacja humanitarna o ugruntowanej pozycji z ponad czterdziestoletnim doświadczeniem, jest aktywnie zaangażowana na Ukrainie od ponad 10 lat. Od początku wojny w 2022 roku humedica znacznie rozszerzyła swoją działalność, aby sprostać palącym potrzebom wynikającym z kryzysu. Specjalizująca się w interwencjach w sektorze zdrowia, ale zaangażowana także w sektory żywności, wody, infrastruktury sanitarnej i schronisk, humedica angażuje się w zapewnianie kompleksowej pomocy osobom dotkniętym konfliktem.

W miarę zwiększania się zasięgu humedica na Ukrainie , poszukujemy oddanych osób, które dołączą do naszego zespołu i wniosą wkład w naszą misję. Jeśli pasjonujesz się pracą humanitarną, posiadasz odpowiednie umiejętności i doświadczenie oraz zależy Ci na wywieraniu pozytywnego wpływu na życie osób dotkniętych kryzysem, zapraszamy Cię do aplikowania na poniższe stanowisko. Razem nadal zapewniajmy niezbędną pomoc i wsparcie potrzebującym społecznościom.

OPIS

1. Podstawowe funkcje:

• Opracowuj, wykonuj i zarządzaj umowami z konsultantami, podwykonawcami i dostawcami, autoryzuj i zatwierdzaj płatności na rzecz konsultantów, podwykonawców i dostawców.
• Zapewnij efektywność przetwarzanie transakcji bankowych i gotówkowych, w tym uzgodnień
• Zapewnij kompletność dokumentacji uzupełniającej dotyczącej płatności.
• Upewnij się, że wszystkie zamówienia są zgodne z konkurencyjnymi ofertami składającymi się z trzech ofert.
• Zarządzaj składaniem wniosków /archiwizacja wszystkich dokumentów humedica i plików administracyjnych

Przegląd rachunków i faktur projektu (zasada czterech oczu) oraz wszelkie raporty pod kątem zgodności z wytycznymi projektu, zasadami humedica i wymaganiami darczyńców oraz przekazywanie informacji wyniki do Project Finance

Raportowanie wydatków projektu do kierownika ds. finansów/HR dla celów księgowych

1. Księgowość:

• Upewnij się, że zapisy księgowe są aktualne i możliwe do sprawdzenia.
• Zapewnij kompletność i dokładność zapisów księgowych oraz terminowe zamykanie ksiąg rachunkowych.
• Zapewnij, że dokumentacja uzupełniająca dla całej księgowości transakcje spełniają co najmniej minimalne wymagania agencji i darczyńców.
• Upewnij się, że wszystkie zmiany w budżetach są należycie odzwierciedlane w systemie księgowym agencji.
• Zapewnij sporządzanie miesięcznych sprawozdań finansowych oraz inne raporty finansowe w razie potrzeby, zgodnie z terminami ustalonymi przez humedica.
• Zapewnij terminowe przygotowanie i przegląd wszystkich rozliczeń gotówkowych i bankowych.
• Przeglądaj transakcje między funduszami i organizacjami uzgodnienia.
• Zapewnij właściwą alokację kosztów i ich zwrot.
• Przeglądaj i terminowo przeglądaj miesięczne sprawozdania finansowe menedżerom projektów humedica oraz menedżerowi ds. finansów/administracji.
< li>Upewnij się, że stworzenie nowych ksiąg projektów i regularne tworzenie kopii zapasowych danych finansowych.
• pełna obsługa dokumentacyjna podróży służbowych (zamówienia, raporty kontrolne itp.)

< li>Program audytów

• Zapewnij wsparcie podczas audytów (wewnętrznych i zewnętrznych), w tym przygotowanie dokumentów do audytów wewnętrznych, zewnętrznych i audytów darczyńców), w razie potrzeby w biurze terenowym. 
• Współpraca z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi w kwestiach związanych z audytami.
• Ułatwianie audytorom przeprowadzania wizyt na miejscu. 
• Pomoc w udzielaniu odpowiedzi kierownictwu na raporty z audytów i terminowo wdraża zalecenia z audytu.
• udokumentowane doświadczenie z GFFO będzie znaczącym atutem