Specjalista ds. finansów i administracji, specjalista ds. finansowo-administracyjnych w HELVETAS Swiss Intercooperation

Helvetas to organizacja specjalizująca się we współpracy na rzecz rozwoju i pomocy humanitarnej z siedzibą w Szwajcarii. Naszą wizją jest sprawiedliwy świat, w którym wszyscy ludzie decydują o przebiegu swojego życia w godności i bezpieczeństwie, korzystając z zasobów środowiska w sposób zrównoważony.

Przyjmujemy zgłoszenia od zmotywowanych osób z Kijowa na Ukrainie. Przewidywany termin rozpoczęcia to możliwie najwcześniej lub po uzgodnieniu. 

Okres umowy: projekt przewiduje umowę o pracę na okres 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

RECONOMY to inkluzywny i ekologiczny program rozwoju gospodarczego Szwedzkiej Agencji Międzynarodowej Współpracy Rozwojowej (Sida), realizowany przez HELVETAS Swiss Intercooperative w krajach Partnerstwa Wschodniego i Bałkanów Zachodnich.  Więcej informacji na temat RECONOMY znajdziesz tutaj: https://www.reconomyprogram.com/.

W ramach programu RECONOMY na Ukrainie we współpracy z Volvo Group zostanie wdrożony nowy projekt prowadzony przez Jednostkę ds. Facylitacji Programu (PFU) „Nawigacja w przyszłości: tworzenie wspólnych wartości poprzez MSD na Ukrainie” zostanie wdrożony na Ukrainie we współpracy z Volvo Group, aby wesprzeć odbudowę Ukrainy poprzez systemowe ulepszenia w zakresie gospodarki branży logistycznej, transportowej i budowlanej. Projekt koncentruje się na trzech wzajemnie powiązanych obszarach prac: (1) rozwoju siły roboczej, (2) rozwoju sektora prywatnego oraz (3) lepszym, sprzyjającym środowisku.

W ramach rozwoju siły roboczej projekt unowocześnia kształcenie i szkolenie zawodowe (VET) w zakresie mechatroniki i umiejętności związanych z logistyką, skierowaną do młodzieży, kobiet, osób wewnętrznie przesiedlonych i weteranów. Rozwój sektora prywatnego koncentruje się na wzmacnianiu MŚP poprzez lepszy dostęp do finansów, usług biznesowych i przyjęcie technologii. Strumień prac dotyczący środowiska sprzyjającego ma na celu wspieranie inicjatyw kierowanych lokalnie, mających na celu usprawnienie polityk i przepisów sektorowych, przy jednoczesnym promowaniu cyfryzacji i dialogu publiczno-prywatnego.

Specjalista ds. finansów i administracji zapewni wysokiej jakości, zgodne z przepisami i przejrzyste zarządzanie finansami i administracją. Nadzór nad codziennymi operacjami finansowymi, płatnościami, umowami partnerskimi i zapasami, zapewniając jednocześnie jasne wytyczne i wsparcie techniczne zespołowi i partnerom wdrażającym. 

Będzie zarządzał dokładną, terminową i kompletną sprawozdawczością finansową i administracyjną projektu, aktywnie identyfikując wąskie gardła i utrzymując jakość zlecanych usług. Wspieraj skuteczne monitorowanie budżetu, dostarczaj doraźne raporty kierownictwu i nadzoruj wszystkie procesy zakupowe, aby zagwarantować zgodność z zasadami i standardami jakości RECONOMY.

Specjalista ds. finansów i administracji zapewni zgodność działań programu z wymaganymi procesami administracyjnymi (i finansowymi), a co najważniejsze, dobre zarządzanie ryzykiem. Zapewnij terminowe wsparcie w kwestiach administracyjnych związanych z realizacją projektu.

Zadania:

• Odpowiada za nadzór i zapewnienie jakości procesów finansowych i administracyjnych. Wspiera menedżerów ds. finansów i operacji RECONOMY (FOM) oraz zapewnia zespołowi wytyczne w codziennym zarządzaniu finansami.
• Nadzoruje i egzekwuje zasady i regulacje Podręcznika finansów i administracji (FAM), zapewniając jego bezstronność i przejrzystość oraz zapewnienie wsparcia technicznego stronom zaangażowanym w zespół RECONOMY i procesy finansowe RECONOMY.
• Wspiera w organizowaniu, zarządzaniu i kontrolowaniu płatności związanych z projektem. Przypisuje kody budżetu, przygotowuje i przesyła zeskanowane dokumenty gotowe do płatności do FM do zatwierdzenia, a Asystent Programu do realizacji płatności w Sangamie. Zapewnia, że płatności i powiązane dokumenty uzupełniające są zakończone i zgodne z procesami i kontrolami wewnętrznymi zdefiniowanymi w FAM.
• Sprawdza i kontroluje. weryfikuje wnioski dotyczące wydatków pracowniczych, potwierdza kod budżetu, zapewnia, że dokumenty uzupełniające są kompletne i zgodne z procesami i kontrolą wewnętrzną zdefiniowanymi w FAM oraz przesyła do FM do zatwierdzenia, a Asystent Programu realizuje płatność w Sangamie.
• Utrzymuje i aktualizuje inwentarz biur RECONOMY, w tym inwentarz używany przez pracowników. Przygotowuje i przesyła okresowe raporty inwentaryzacyjne, w tym fizyczną weryfikację pozycji inwentarza.
• Zapewnianie zgodności z umowami partnerskimi Partnerzy i wspierają zespół w osiąganiu skutecznych i przejrzystych ustaleń finansowych z partnerami. Przeglądają i kontrolują raporty finansowe partnerów wykonawczych (IP), kwalifikowalność wydatków i ich zgodność z zatwierdzonymi budżetami.
• Wspiera RECONOMY FM i specjalistę ds. zakupów/finansów (PFO) w monitorowaniu i uzgadnianiu raportów finansowych IP z dokumentami finansowymi i rachunkami. Zapewnia otrzymywanie kwartalnych i końcowych raportów finansowych projektu od IP zgodnie z terminami realizacji projektu oraz wnioski związane bezpośrednio z finansami projektu od realizatorów projektu. Zapewniaj regularne aktualizacje statusu finansowego projektu i zgłaszaj kwestie finansowe zgodnie z wymaganiami do FM. Przeprowadzaj wizyty w terenie u partnerów w celu sprawdzenia odpowiednich systemów kontroli i wiarygodności raportów finansowych zgodnie z żądaniem.
• Dostarcza raporty finansowe i administracyjne; sprawdza dane finansowe i niefinansowe pod kątem dokładności, kompletności i aktualności raportów dla Menedżera(ów) na temat potencjalnych wąskich gardeł lub braków administracyjnych; usług.
• Monitoruje wykorzystanie budżetu projektu. Pomaga menedżerom w sporządzaniu raportów z monitorowania budżetu i innych raportów ad hoc.
• Wsparcie w zakresie raportów ad hoc dla menedżerów i zespołu projektowego.
• Wspiera zespół projektowy w procesach zaopatrzenia, zapewniając spostrzeżenia dotyczące zamówień, konsultacje i identyfikując potrzeby zespołu. Ściśle współpracuje z dyrektorem ds. zakupów/finansów, zapewniając zgodność z procedurami zdefiniowanymi w ramach REECONOMY.
• Pomaga w procesach zaopatrzenia związanych z projektem, przygotowując zapotrzebowania i sprawdzając ich kompletność oraz wsparcie w zakresie autoryzacji/dokumentacji, aby upewnić się, że specyfikacje, postanowienia budżetowe i wszystkie inne wymagania są prawidłowe. 
• Na żądanie uczestniczy w procesie selekcji towarów, dostawców usług i partnerów wykonawczych/podmiotów rynkowych jako członek Komisji Oceny Przetargów (TEC). 
• Odpowiedzialny za ułatwianie zawierania umów na towary, usługi i inne niezbędne zamówienia na potrzeby działań projektowych pod kierunkiem Kierowników/Koordynatorów Projektów zgodnie z procedurami REECONOMY.  
• Obsługuje i zarządza kartami czasu pracy personelu; Sprawdza karty czasu pracy przed ich zatwierdzeniem przez bezpośredniego przełożonego; Prowadzenie administracji chorobowej i urlopowej personelu; Przesyła podpisane karty czasu pracy do PA w celu archiwizacji.
• Monitoruje wygaśnięcie umów pracowniczych i terminowo informuje przełożonego.
• Organizuje logistykę wewnętrznych i zewnętrznych spotkań, warsztatów lub seminariów.
• Utrzymuje miękkie archiwum i bazy danych programu.
• Pomaga zespołowi w ogólnym wsparciu administracyjnym, takim jak przygotowywanie programów wizyt, rezerwacja spotkań i organizowanie logistyki wizyt. 
• Pomaga zespołowi w organizacji podróży po regionie i podróżach związanych z projektem.
• Wspiera zespół projektowy w zarządzaniu bieżącymi zadaniami biur.
• Powyższe cele odzwierciedlają ogólne obowiązki i odpowiedzialności uważane za niezbędne do wykonywania podstawowych funkcji pracy i nie powinny być traktowane jako szczegółowy opis wszystkich wymagań pracy na danym stanowisku. Ponadto mogą zostać przydzielone inne powiązane obowiązki.

Kluczowe cechy gwarantujące sukces na tym stanowisku:

• Praktyczne doświadczenie w zarządzaniu projektami.
• Solidne doświadczenie w zarządzaniu finansami i raportowaniu, w tym weryfikacja płatności i zestawień wydatków.
• Praktyczne doświadczenie we wspieraniu i monitorowaniu zgodności finansowej partnerów wdrażających.
• Praktyczne doświadczenie w procesach zaopatrzenia i podstawowym zarządzaniu umowami.
• Udokumentowane umiejętności monitorowania budżetu i przygotowywania dokładnych aktualizacji finansowych dla menedżerów.
• Doświadczenie w organizowaniu logistyki, wydarzeń i organizacji podróży dla zespołów obejmujących wiele krajów
• Doskonałe umiejętności koordynacji w celu zarządzania wieloma procesami finansowymi, zakupowymi i administracyjnymi w różnych lokalizacjach.
• Doskonałe umiejętności analityczne w zakresie przeglądania raportów partnerów, weryfikowania zgodności i przygotowywania dokładnych, terminowych danych finansowych.
• Jasne umiejętności pisania i raportowania w celu tworzenia ToR, aktualizacje finansowe, dokumentacja zamówień i raporty ad hoc dla kierownictwa.
• Dobre zrozumienie budżetowania, zarządzania ryzykiem i monitorowania wyników finansowych w celu utrzymania odpowiedzialności i przejrzystości.
• Umiejętności pisania – opracowywanie ToR na potrzeby oceny/analiz, opracowywanie miesięcznych aktualizacji i raportów.
• Efektywne umiejętności facylitacji wspierające partnerów wdrażających i ukierunkowujące zespół w konsekwentnym stosowaniu procedur finansowych i administracyjnych.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i komunikacyjnenie potrafi współpracować z interesariuszami i zewnętrznymi dostawcami usług.
• Umiejętność budowania zaufania z partnerami, skutecznych negocjacji (np. w sprawie umów dotyczących zamówień lub hostingu) i utrzymywania długoterminowych ustaleń dotyczących współpracy.
• Doskonałe umiejętności planowania, ustalania priorytetów i zarządzania czasem.
• Zdolność do koordynowania wdrażania, zarządzania przekazaniami i wspierania zespołu w utrzymywaniu sprawnego działania w wielu biurach.
• Umiejętność identyfikowania i rozwiązywania problemów administracyjnych wąskich gardeł, zapewniając efektywny przepływ pracy i jakość usług.
• Możliwość częstych podróży służbowych na terenie Ukrainy i za granicą.
• Umiejętność pracy w zróżnicowanym zespole. 
• Umiejętność pracy nad wieloma zadaniami jednocześnie.
• Umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
• Świetna znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.
• Mieszkaniec Ukrainy.

Zatrudniamy – integracyjne możliwości! W Helvetas wierzymy, że różnorodność i inkluzywność czynią nas silniejszymi. Witamy profesjonalistów z niepełnosprawnościami i jesteśmy gotowi zapewnić wspierające i dostępne środowisko pracy.
__________________________________________________________________________

Helvetas — це організація, що спеціалізується на питаннях міжнародного розвитку та гуманітарного реагування, заснована у Швейцарії.
Наше бачення — справедливий світ, у якому всі люди можуть самостійно визначати свій життєвий шлях у гідності та безпеці, раціонально використовуючи природні ресурси.

Moje informacje do співпраці мотивованих кандидатів у місті Київ, Україна.
Очікувана дата початку роботи — якнайшвидше або за домовленістю.

Термін договору : проєкт передбачає трудовий договір на термін 12 miesięcy з можливістю продовження. 

RECONOMY — це програма інклюзивного та «зеленого» економічного розвитку, що фінансується Шведським агентством міжнародного розвитку (Sida) та впроваджується HELVETAS Swiss Intercooperative у країнах Східного партнерства та Західних Балкан.
Детальніше про програму: www.reconomyprogram.com

У межах програми RECONOMY w Україні впроваджується новий проєкт під керівництвом Програмного координаційного підрозділу (PFU) —
«Nawigacja naprzód: tworzenie wspólnych wartości poprzez rozwój systemów rynkowych na Ukrainie», у партнерстві з Volvo Group.

Мета проєкту — підтримати відновлення України через системні покращення у сферах логістики, транспорту та будівництва.
Основні напрями роботи:

1. розвиток трудового потенціалу,

2. зростання приватного сектору,

3. вдосконалення сприятливого середовища.

Фахів-чиня/-ець з фінансово-адміністративних питань забезпечуватиме якісне, прозоре та відповідальнеzarządzanie finansowo-administracyjne w ramach projektu.
Do głównych zadań należy nadzór nad bieżącymi operacjami finansowymi, płatnościami, umowami z partnerami, prowadzenie dokumentacji i terminowe raportowanie.

Specjalista finansowo-administracyjny będzie także zapewniał wsparcie techniczne i doradcze zespołowi oraz partnerom, monitorował zgodność wszystkich procesów z wymogami RECONOMY, w szczególności w odniesieniu do budżetowania, zakupów i zarządzania ryzykiem.

Główne obowiązki:

• Zapewnianie kontroli jakości procesów finansowych i administracyjnych; wspieranie zespołu w bieżącym zarządzaniu finansami.

• Przestrzeganie zasad i procedur określonych w Podręczniku Finansów i Administracji (FAM) oraz zapewnianie wsparcia technicznego zespołowi i partnerom.

• Organizowanie i kontrolowanie płatności, sprawdzanie dokumentów i zapewnienie zgodności z wewnętrznymi procedurami.

• Sprawdzanie raportów wydatków osobowych i przygotowywanie dokumentów płatności.

• Prowadzenie i aktualizacja inwentaryzacji biuro RECONOMY, sporządzanie raportów i fizyczna weryfikacja majątku.

• Kontrola realizacji warunków finansowych umów partnerskich, analiza raportów partnerów wykonawczych (Partnerów Wdrażających) oraz weryfikacja wydatków pod kątem zgodności z budżetem.

• Przygotowywanie sprawozdań finansowych, raportów analitycznych i kontrola aktualności danych.

• Monitorowanie wykorzystania budżetu, wsparcie zarządcze w przygotowywaniu raportów i prognozy.

• Udział w procesach zakupowych — od przygotowania zadań technicznych i dokumentów po wybór dostawców i zawarcie umów.

• Wsparcie administracyjne zespołu: prowadzenie grafików, urlopów, organizacja logistyki wydarzeń i wyjazdów.

• Prowadzenie archiwum dokumentów i baz danych projektów.

Zatrudniamy - równe szanse dla wszystkich!

W Helvetas wierzymy, że różnorodność i integracja czynią nas silniejszymi. Jesteśmy otwarci na profesjonalistów z niepełnosprawnościami i gotowi zapewnić wsparcie oraz dostępne środowisko pracy.