Koordynator terenowy w SVIT

WeWorld poszukuje jednego (1) koordynatora terenowego do biura w Charkowie w mieście Charków
Stacja służbowa: Charków
Stanowisko podlega: Menedżerowi programu

Informacje o umowie:
Stanowisko/rodzaj umowy: Umowa o pracę na pełny etat
Czas trwania umowy: 3 miesiące okres próbny z możliwością przedłużenia w zależności od wyników i dostępności środków
Data rozpoczęcia: JAK NAJSZYBCIEJ

Jak aplikować: Wyślij swoje CV (z podaniem dwóch referencji: imię i nazwisko, kontakt telefoniczny i adres e-mail) oraz list motywacyjny na adres [email protected]. W temacie wiadomości e-mail proszę podać numer referencyjny wakatu Ref: Koordynator terenowy/Charków w temacie wiadomości e-mail.
Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.


Kontekst WeWorld:
WeWorld to organizacja pozarządowa działająca w 25 krajach i będąca częścią ChildFund Alliance. WeWorld ma wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu wielosektorowego reagowania na sytuacje kryzysowe (np. Syria, Palestyna, Haiti, Mali). Na Ukrainie WeWorld zapewnia wielosektorową pomoc ratującą życie w obwodach kijowskim, charkowskim, donieckim i mikołajowskim oraz na nowo wyzwolonych obszarach, wykorzystując istniejące partnerstwo i zdolność do terminowej identyfikacji potrzeb i reagowania na nie. Biura WeWorld powstały dotychczas w Kijowie i Charkowie.


Pod kierownictwem i nadzorem Menedżera Programu i Szefa Programu, Koordynator Terenowy będzie odpowiedzialny za koordynację, wdrażanie, monitorowanie i raportowanie projektów WeWorld w ramach odpowiedzialności Kijowskiego Biura. Rola ta obejmuje pełnienie roli centralnego punktu dla lokalnych partnerów, władz i klastrów, zapewnienie zgodności z wymaganiami WeWorld i darczyńców oraz wspieranie strategicznego rozwoju działań programowych.

GŁÓWNE ZADANIA I OBOWIĄZKI
Cel stanowiska Koordynator terenowy biura w Charkowie jest odpowiedzialny za ogólne zarządzanie, koordynację i realizację jakości działań terenowych WeWorld w obszarze odpowiedzialności biura. Rola ta obejmuje planowanie strategiczne działań w terenie, zarządzanie zespołem i administrację biurem w Charkowie, zapewnianie osiągnięcia wyników projektu oraz reprezentowanie organizacji na poziomie lokalnym.
Koordynator terenowy odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu skutecznej współpracy z lokalnymi partnerami, władzami i beneficjentami, zapewniając jednocześnie zgodność z wewnętrznymi politykami WeWorld i wymaganiami darczyńców.

Zarządzanie operacjami w terenie
· Opracowywanie i koordynowanie planów pracy, zapewnianie terminów, jakości i wyników met.
· Podejmuj decyzje operacyjne w celu rozwiązywania problemów w realizacji projektu w koordynacji z Menedżerem Programu i Kierownikiem Programu.
· Zapewnij osiągnięcie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i rezultatów projektu.
· Regularnie analizuj postęp projektu i inicjuj działania korygujące.

Zarządzanie zespołem
· Bezpośrednie zarządzanie i koordynowanie pracy pracowników terenowych w Charkowie
· Planowanie i przydzielanie zadań członkom zespołu zgodnie z projektempriorytety.
· Monitoruj jakość pracy i wydajność każdego członka zespołu.
· Zapewniaj wsparcie techniczne i zarządcze, regularne informacje zwrotne i opiekę mentorską.
· Prowadź regularne spotkania koordynacyjne z zespołem terenowym.
· Oceniaj wyniki zespołu wspólnie z Menedżerem programu i przedstawiaj rekomendacje dotyczące rozwoju.
· Wspieraj efektywną współpracę pomiędzy personelem technicznym a innymi działami (MEAL, logistyka, finanse).

Administracja biura
· Zarządzaj codzienne operacje administracyjne biura w Charkowie.
· Nadzór nad organizacją biura, koordynacja zasobów oraz zapewnienie niezbędnego sprzętu i materiałów w koordynacji z działem logistyki i zaopatrzenia.
· Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura i koordynacja wewnętrznych procesów logistycznych w koordynacji z działem logistyki i zaopatrzenia.

 Logistyka i wsparcie operacyjne
- Koordynacja z działami logistyki i zaopatrzenia w celu wspierania działań w terenie.
- Monitorowanie jakości i zgodności dostarczone towary i usługi.
- Planuj i organizuj wycieczki terenowe i przeprowadzki.
- Zarządzaj flotą na terenie Charkowa, w tym planowanie i śledzenie wykorzystania pojazdów przy wsparciu działu logistyki. Nadzoruj harmonogramy konserwacji i serwisowania oraz wspieraj dział logistyki, dostarczając dokładną/kompletną dokumentację do biura w Kijowie (książki pokładowe, ubezpieczenia i pozwolenia).
- Nadzoruj zarządzanie bezpieczeństwem na poziomie terenowym, w tym wdrażanie procedur bezpieczeństwa, śledzenie ruchu i środki ograniczające ryzyko. Zapewniaj zgodność z protokołami bezpieczeństwa organizacji, przeprowadzaj regularne odprawy dla personelu, współpracuj z centralnymi punktami bezpieczeństwa i monitoruj zmieniający się kontekst bezpieczeństwa w Charkowie, aby wspierać bezpieczną i skuteczną realizację programu.

Wkład strategiczny i rozwój programu
- Przekazuj zalecenia dotyczące ulepszenia działań programowych w oparciu o doświadczenie w terenie.
- Uczestniczyj w opracowywaniu nowych pomysłów i propozycji projektów.
- Identyfikuj lokalne potrzeby i nowe możliwości interwencji.
- Wsparcie dokumentacja najlepszych praktyk i wyciągniętych wniosków.

Koordynacja i reprezentacja
- Działaj jako główny punkt kontaktowy WeWorld na poziomie terenowym z władzami lokalnymi, partnerami i innymi zainteresowanymi stronami.
- Zapewnij skuteczną koordynację z lokalnymi organizacjami pozarządowymi, organizacjami społeczeństwa obywatelskiego i podmiotami humanitarnymi.
- Reprezentuj organizację na lokalnych spotkaniach koordynacyjnych, zgodnie z delegacją.
- Promuj partnerstwa i wzmacniaj współpraca.

Planowanie, monitorowanie i raportowanie
- Uczestnictwo w opracowywaniu szczegółowych planów działań w terenie w koordynacji z Menedżerem programu.
- Zapewnienie terminowego i wysokiej jakości przygotowywania raportów z projektu (tygodniowych i miesięcznych) dla biura i darczyńców.
- Nadzorowanie gromadzenia, weryfikacji i walidacji wskaźników projektu.
- Wnoszenie merytorycznego wkładu do darczyńców i raportowania wewnętrznego.
- Zapewnienie właściwej dokumentacja wszystkich działań.
- Przygotuj, monitoruj i zapewnij podpisanie wszystkich niezbędnych dokumentów związanych z działalnościądokumenty, w tym memoranda, umowy i certyfikaty przekazania/odbioru.

Monitorowanie, ocena, rozliczalność i uczenie się (MEAL)
- Zapewnienie wdrożenia procesów MEAL we współpracy z działem MEAL.
- Monitorowanie jakości i dokładności zebranych danych.
- Wspieranie wdrażania mechanizmów informacji zwrotnej i odpowiedzialności wobec beneficjentów.
- Identyfikacja zagrożeń i problemów oraz natychmiastowe informowanie zarządzanie.

Zgodność i standardy
- Zapewnij zgodność działań w terenie z polityką WeWorld i wymaganiami darczyńców.
- Monitoruj właściwe wykorzystanie zasobów, materiałów i sprzętu.
- Postępuj zgodnie z procedurami zamówień w zakresie odpowiedzialności.
- Zapewnij zgodność z lokalnymi przepisami i regulacjami.
- Przygotowywanie i przeglądanie dokumentacji do audytów.

Inne obowiązki
- Wykonywanie wszelkich innych zadań zleconych przez Menedżer Programu i Szef Programu, w celu wsparcia skutecznej realizacji misji WeWorld na Ukrainie.

Specyfikacja stanowiska
ZASADNICZE WYMAGANIA
Kwalifikacje i wiedza:
· Licencjat w dziedzinie nauk społecznych, rozwoju międzynarodowego lub pokrewnej dziedziny.
· Znajomość programowania humanitarnego i rozwojowego.
· Zrozumienie zasad zarządzania projektami, monitorowania i raportowanie.
Doświadczenie zawodowe:
· Minimum 2 lata odpowiedniego doświadczenia w projektach humanitarnych lub rozwojowych.
· Doświadczenie w pracy z władzami lokalnymi, organizacjami pozarządowymi lub organizacjami społecznymi na Ukrainie.
· Udokumentowane doświadczenie w realizacji działań w terenie i zarządzaniu logistyką projektów.
Umiejętności i zdolności:
· Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
·Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne, umożliwiające efektywną pracę z różnorodnymi interesariuszy.
· Umiejętność pracy samodzielnej i w zespole pod presją.
· Znajomość pakietu MS Office; znajomość narzędzi do zarządzania projektami i raportowania.
· Biegła znajomość języka ukraińskiego i angielskiego (w mowie i piśmie).

POŻĄDANE WYMAGANIA
· Znajomość wymogów w zakresie raportowania darczyńców i zarządzania cyklem projektu.
· Doświadczenie w nadzorze personelu i budowaniu potencjału.



WeWorld jest wrażliwy na równe prawa pracownicze dla grup szczególnie wrażliwych, dlatego szczególnie zachęcamy do składania aplikacji kobiety i osoby z niepełnosprawnościami niepełnosprawnością.

WW stosuje podejście zerowej tolerancji wobec jakiejkolwiek krzywdy lub wykorzystywania dziecka lub bezbronnej osoby dorosłej przez któregokolwiek z naszych pracowników, osób powiązanych lub partnerów. Zaangażowanie WW w bycie bezpieczną organizacją rozpoczyna się od procesu rekrutacji personelu, który obejmuje skrupulatne kontrole, takie jak sprawdzanie rejestru karnego lub sprawdzanie ujawnienia wcześniejszych wyroków skazujących, aby zapewnić ochronę dzieci i osób bezbronnych oraz zapobieganie molestowaniu. Kontrole zabezpieczające stanowią część procesu selekcji, a kandydat może zostać poproszony o karanie kandydata.
Kandydat oświadcza, że ​​nie dopuścił się SEAH ani innych poważnych uchybień związanych z wątpliwościami dotyczącymi jego stanowiska i akceptuje jego przeszłośćkontrole w ramach procesu selekcji.