Asystent wykonawczy w International rescue committee

Międzynarodowy Komitet Ratunkowy (IRC) reaguje na najgorsze kryzysy humanitarne na świecie, pomagając przywrócić zdrowie, bezpieczeństwo, edukację, dobrobyt gospodarczy i władzę ludziom zniszczonym przez konflikty i katastrofy. Założona w 1933 roku na wezwanie Alberta Einsteina, IRC jest jedną z największych na świecie międzynarodowych humanitarnych organizacji pozarządowych (INGO), działającą w ponad 50 krajach i ponad 25 amerykańskich miastach, pomagając ludziom przetrwać, odzyskać kontrolę nad swoimi przyszłość i wzmacniać swoje społeczności. Będąc siłą ludzkości, pracownicy IRC wywierają trwały wpływ, przywracając milionom bezpieczeństwo, godność i nadzieję. Jeśli jesteś zorientowanym na rozwiązania i pełnym pasji twórcą zmian, dołącz do nas, aby pozytywnie wpłynąć na życie milionów ludzi na całym świecie dla lepszej przyszłości. Opis stanowiska Asystent wykonawczy to starszy specjalista ds. usług wsparcia odpowiedzialny za szeroki zakres usługi administracyjne i wsparcie dla 6-osobowego Zespołu Senior Management Team (SMT) na Ukrainie. Będzie utrzymywał doskonałe systemy zarządzania i komunikacji, aby umożliwić zespołowi kierowniczemu wyższego szczebla na Ukrainie działanie na najwyższym możliwym poziomie. Stanowisko podlega Dyrektorowi Krajowemu i ściśle współpracuje ze wszystkimi pozostałymi członkami SMT. Stanowisko będzie zlokalizowane w Kijowie, ale może wiązać się z podróżami do innych biur terenowych IRC w Charkowie, Dnieprze i Odessie, aby w razie potrzeby zapewnić wsparcie członkom SMT. Kluczowe obowiązki Administracyjne Organizowanie wszystkich spotkań, w których członek SMT jest inicjatorem i organizatorem, w tym koordynowanie i ustalanie programów, robienie notatek i śledzenie planów działania, jeśli jest to wymagane. Śledzenie szczegółów podróży, wiz, zezwoleń na pobyt czasowy, pełnomocnictw i innych dokumentów, jakie mogą być wymagane, zakwaterowania, wysyłki rzeczy osobistych członków SMT po ich przybyciu do CP i/lub przy wyjeździe lub w związku z ich przydziałem na Ukrainie. Zapewnij pomoc w organizacji podróży służbowych dla członków SMT, w tym skontaktuj się z działem administracyjnym w zakresie rezerwacji biletów, zakwaterowania, przygotuj TAF, TER dla członków SMT. Koordynuj harmonogramy osób odwiedzających CP i zapewniaj wsparcie logistyczne, jeśli jest to wymagane. Pomoc przy organizacji wydarzeń, w tym kwartalnych spotkań SMT i ESMT, w tym rezerwacji miejsc i zamawiania cateringu w koordynacji z Działem Łańcucha Dostaw/Działem Administracji, przygotowywaniem programu, zamawianiem materiałów stacjonarnych i wymaganych itp. Gotowość do wykonywania i pomocy przy innych zadaniach administracyjnych na miejscu prośba członka SMT.Komunikacja Pomoc w przygotowaniu komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej w imieniu członka SMT. Tłumacz komunikację e-mailową na język angielski i/lub ukraiński, zapewnij korektę przetłumaczonych e-maili przed wysłaniem w imieniu członka SMT. W razie potrzeby zapewnij członkom SMT osobiste tłumaczenie na język angielski podczas spotkań lub wydarzeń odbywających się w języku ukraińskim. Profesjonalnie i dyplomatycznie reprezentuje IRC wewnętrznie i zewnętrznie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Utrzymuj i aktualizuj zewnętrzną listę kontaktów programu krajowego (CP), a także wewnętrzne listy mailingowe CP, w tym aktualizację kontaktów w Dyrektorze Personalnym i aktualizację grup e-mailowych, Grupy czatu w aplikacji Teams. Wsparcie w przygotowaniu prezentacji, raportów na życzenie członka SMT. Zarządzanie projektami Identyfikowanie luk i zarządzanie doskonaleniem systemów/procesów w celu zwiększenia efektywności pracy międzyresortowej w kraju. Pod kierownictwem Dyrektora Krajowego na Ukrainę pomaga w innych potrzebach departamentu i projektach specjalnych. Kluczowe relacje robocze Stanowisko podlega: Dyrektorowi Krajowemu Stanowisko bezpośrednio nadzoruje: Nie dotyczy Dyrektor Krajowy Wewnętrznej Ukrainy i wszystkich członków Zespołu Wyższej Kadry Kierowniczej CP na Ukrainie Częsty kontakt z ESMT, Koordynatorami Terenowymi, Zespoły HR, łańcucha dostaw i administracyjneWymagania dotyczące stanowiskaWykształcenie: Licencjat z administracji biznesowej, marketingu, stosunków międzynarodowych lub dowolnej pokrewnej dziedziny.Doświadczenie zawodowe: 3-4 lata doświadczenia na podobnym stanowisku, najlepiej w środowisku INGOWykazane umiejętności i kompetencje Dobra komunikacja i interpersonalne umiejętności: wykazana zdolność do skutecznej pracy w obrębie dużej, złożonej organizacji, zarówno poziomej, jak i pionowej, oraz dyplomatycznej komunikacji z różnymi ludźmi w środowisku wielokulturowym; Doskonałe umiejętności organizacyjne: umiejętność samodzielnej pracy w dynamicznym, zorientowanym na szczegóły środowisku i efektywnej organizacji pracy szybko działającego zespołu; mile widziane doświadczenie w pracy w strukturze macierzowej; Krytyczne myślenie i nieszablonowe myślenie; Sprawdzona dbałość o szczegóły: możliwość jednoczesnego i dokładnego śledzenia i przetwarzania wielu szczegółów; Elastyczne podejście do pracy: umiejętność produktywnej pracy w zespole i samodzielnie; być zdolnym do dostosowania się do zmian i niepewności; Godny zaufania i potrafiący zachować informacje poufne; Dobra znajomość obsługi komputera: umiejętność efektywnej i dokładnej pracy z MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint oraz adaptacji do nowych aplikacji. Silne zdolności wizualne: umiejętność pomocy przy przygotowywaniu wykresów i wykresów w programach Excel i PowerPoint; Solidne umiejętności pisania i redagowania: umiejętność tworzenia i edytowania profesjonalnych dokumentów i korespondencji w języku angielskim i ukraińskim; Język: znajomość języka angielskiego i ukraińskiego jest koniecznością. Pracownicy IRC są uprawnieni do następujących świadczeń Konkurencyjne wynagrodzenie Celowa praca i możliwości rozwoju Lekcje języka angielskiego i nielimitowane szkolenia online Ubezpieczenie na życie Ubezpieczenie medyczne dla pracowników i członków rodziny Bezpłatne wsparcie psychologiczne dla pracowników i członków ich rodzin 30 dni kalendarzowych corocznego urlopu z elastycznością wykraczającą poza ustawowo określone wymagania minimalne Do 10 dni płatnego urlopu lekarskiegoPROFESSIONAL STANDARDSIRC buduje różnorodność i inkluzywność zespoły profesjonalistów, które promują zaangażowanie zespołu, włączenie i spójność, krytyczną refleksję, dzielenie się władzą, debatę i obiektywizm, aby świadczyć naszym klientom najlepsze możliwe usługi. Międzynarodowy Komitet Ratunkowy jest zdeterminowany, aby chronić ludzi, którym służy, swój personel i każdą osobę związane z wszelkiego rodzaju krzywdą, nadużyciami i przemocą, w tym wykorzystywaniem seksualnym, molestowaniem i molestowaniem. Zobowiązuje się do podejmowania wszelkich niezbędnych środków zapobiegawczych i tworzenia środowiska, w którym ludzie czują się bezpiecznie i mogą zgłaszać niewłaściwe postępowanie. Pracownicy IRC muszą przestrzegać podstawowych wartości i zasad określonych w IRC Way – Standardy postępowania zawodowego. Są to uczciwość, obsługa, równość i odpowiedzialność. IRC prowadzi również i egzekwuje zestaw uzupełniających polityk instytucjonalnych, aby chronić klientów i personel przed krzywdą i molestowaniem poprzez zasady ochrony dorosłych i dzieci, zasady szacunku w pracy i miejsca pracy wolnego od molestowania, zasady przeciwdziałania odwetowi i ochrony reporterów, które uzupełniają wytyczne dotyczące globalnego raportowania IRC. Zobowiązania te są dostępne w języku angielskim i ukraińskim pod tym linkiem: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. W przypadku zarzucanego niewłaściwego postępowania IRC stosuje podejście zerowej tolerancji i podejmuje wszelkie niezbędne działania oraz środki naprawcze. Jednostka dochodzeniowa IRC składa się z ekspertów i przeszkolonych śledczych, co zapewnia prowadzenie profesjonalnych dochodzeń skupionych na ofiarach, jeśli zarzuty dotyczące naruszeń zabezpieczeń zostaną zgłoszone za pośrednictwem bezpiecznych i dostępnych kanałów raportowania, które IRC udostępnia swoim pracownikom, partnerom i klientom. IRC jest także aktywnym członkiem Międzyagencyjnej Grupy Roboczej ds. Ochrony przed Wyzyskiem i Nadużyciami Seksualnymi (PSEA) utworzonej na Ukrainie. Równość płci: IRC angażuje się w zmniejszanie różnic między płciami na stanowiskach kierowniczych. Oferujemy świadczenia, które zapewniają kobietom sprzyjające środowisko do udziału w naszym rynku pracy, w tym urlopy rodzicielskie, protokoły bezpieczeństwa uwzględniające płeć oraz inne świadczenia i dodatki wspierające. Pracodawca zapewniający równe szanse: Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse i cenimy różnorodność w naszej firmie. Nie dyskryminujemy ze względu na rasę, religię, kolor skóry, pochodzenie narodowe, płeć, płeć, ekspresję płciową, orientację seksualną, wiek, stan cywilny, status weterana lub niepełnosprawność. Zapewnimy osobom niepełnosprawnym rozsądne udogodnienia umożliwiające udział w procesie ubiegania się o pracę lub rozmowę kwalifikacyjną, pełnienie podstawowych funkcji zawodowych oraz otrzymywanie innych świadczeń i przywilejów związanych z zatrudnieniem. Standardy postępowania zawodowego: IRC i pracownicy IRC muszą przestrzegać zgodnie z wartościami i zasadami określonymi w IRC Way – naszym Kodeksie Postępowania. Są to uczciwość, służba, odpowiedzialność i równość. Zaangażowanie w kwestie płci, równości, różnorodności i włączenia społecznego: IRC angażuje się w tworzenie zróżnicowanego, włączającego, pełnego szacunku i bezpiecznego środowiska pracy, w którym wszystkie osoby są traktowane sprawiedliwie, z godnością i szacunkiem . IRC wyraźnie zabrania i nie będzie tolerować dyskryminacji, molestowania, odwetu ani znęcania się nad osobami IRC w jakimkolwiek środowisku pracy. Naszym celem jest zwiększenie reprezentacji kobiet, osób pochodzących z krajów i społeczności, którym służymy, a także osób identyfikujących się jako rasy i grupy etniczne niedostatecznie reprezentowane w globalnych strukturach władzy. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Старший середній рівеньRodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki służbowe Administracja Przemysły Organizacje niekomercyjne