Koordynator ds. administracji i raportowania grantów w International Medical Corps

STRESZCZENIE STANOWISKA: Koordynator ds. administracji i raportowania dotacji to główny punkt odpowiedzialny za opracowywanie wniosków o dotacje, zmiany umów, komunikację z darczyńcami, raporty, a także szereg regularnych i doraźnych raportów oraz narzędzia komunikacyjne wykorzystywane do wewnętrznego i zewnętrznego rozpowszechniania informacji. Koordynator zapewni wysokiej jakości zapisy do ocen technicznych, wniesie wkład w koncepcje techniczne, opracowanie budżetu, plany zamówień, plany pracy itp. Jest odpowiedzialny za skuteczną i przejrzystą komunikację z darczyńcami i Centralą na temat postępu w zakresie produktów projektu. Może być odpowiedzialny za nadzór nad personelem, zarządzanie i budowanie potencjału oraz rozwój personelu i partnerów IMC w celu poprawy i standaryzacji raportowania i opracowywania propozycji w całym portfelu programów krajowych. Koordynator na bieżąco śledzi rozwój sytuacji, uzyskując informacje zarówno ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych w celu kontekstualizowania prac programu krajowego. Aby pomyślnie wykonywać tę pracę, dana osoba musi być w stanie wykonywać każdą niezbędną funkcję z racjonalnymi usprawnieniami lub bez nich: Główne zadania i ObowiązkiDotacje Zarządzanie informacjami Projekty listów motywacyjnych, koncepcji, pełnych propozycji, wniosków o modyfikacje i wszystkie dokumenty uzupełniające, w tym dzienniki, plany pracy itp. oraz pomoc w przygotowaniu budżetów w koordynacji z programem i kadrę kierowniczą; Organizowanie spotkań inaugurujących dotacje i odgrywanie wiodącej roli; Uczestnictwo w spotkaniach poświęconych przeglądowi dotacji i wspieranie ich oraz zapewnianie pomocy doradczej personelowi programu; Śledzenie postępów programu w trybie miesięcznym/kwartalnym w odniesieniu do celów wewnętrznych dla wszystkich dotacji; Gromadzenie raportów darczyńców i potrzeby informacyjne (miesięczne, kwartalne, końcowe) koordynowanie danych wejściowych od odpowiednich pracowników z całego portfela programów krajowych; prowadzenie dokumentacji dotacji dla wszystkich unikalnych dotacji, w tym umów, propozycji, zmian, raportów itp.; zapewnianie zgodności programu wsparcia i procedury kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami wewnętrznymi i przepisami darczyńców; Współpraca z władzami krajowymi, regionalnymi i centralą w zakresie działań związanych z zarządzaniem dotacjami, w tym doraźnych wniosków o informacje i aktualizacje; Wspieranie uczenia się instytucjonalnego i projektowania programów; Szkolowanie personelu krajowego i partnerów w celu wspierania rozwoju programu i zarządzanie dotacjami;W stosownych przypadkach wsparcie zamknięcia nagród, w tym przygotowanie końcowej inwentaryzacji, rozdysponowanie majątkiem itp.;Analizowanie i ocenianie wyników i budżetu dotacji oraz zgodności z przepisami dotyczącymi darczyńców, rekomendowanie zespołowi działań w zakresie przyznania nagród;Współpraca z grantami i Dział Zarządzania Kontraktami w centrali, jeśli jest to konieczne, w odniesieniu do wymagań darczyńców i wewnętrznych procedur IMC, aby zapewnić, że realizacja dotacji i kontraktów jest zgodna z wymogami; Kompilowanie i odpowiadanie na prośby o informacje ze wszystkich biur IMC HQ. RaportowanieWspieranie zespołu programowego i lokalnych partnerów w projektowaniu programów i dostarczaniu wysokiej jakości -jakościowa sprawozdawczość poprzez szkolenia i budowanie potencjału, rozwój standardowych narzędzi informacyjnych i sprawozdawczych;zarządzanie i kompilowanie informacji na potrzeby regularnej analizy sytuacji (bezpieczeństwa, politycznej, mediów, od innych agencji/podmiotów) w odniesieniu do potrzeb humanitarnych i gromadzenia danychn z działań programu;Zapewnienie, że narzędzia i procesy są odpowiednie i dostępne w celu terminowego gromadzenia odpowiednich informacji; informacje ilościowe i jakościowe wymagane do raportowania szerokiemu gronu interesariuszy, w tym między innymi darczyńcom, wewnętrznie i w innych sektorach;Wspieranie rozwoju narzędzi komunikacyjnych (do użytku wewnętrznego i zewnętrznego), w tym map, studiów przypadków i infografik do prezentacji informacji związanych z programami i kontekstem;Wspieranie personelu krajowego w opracowywaniu szablonów i pisaniu wysokiej jakości tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych raportów wewnętrznych i zewnętrznych;Zapewnianie redakcji i zapewniania jakości wszystkich raportów wewnętrznych i zewnętrznych do przeglądu przez kierownictwo przed rozpowszechnianiem;Klasyfikuj, zestawiać i przechowywać dokumenty informacyjne dotyczące programu, takie jak informacje o programach, raporty darczyńców, propozycje, zdjęcia i filmy w celu łatwego dostępu i wyszukiwania. Koordynacja wewnętrzna/zewnętrznaKoordynacja z partnerami/podwykonawcami na poziomie terenowym w celu wspierania koordynacji działań, raportowania jakości i budowania potencjału ;Wspieranie przepływu informacji z terenu, na poziomie regionalnym i z centrali; Informowanie darczyńców na bieżąco o istotnych kwestiach mających wpływ na realizację projektu oraz doradzanie kierownictwu wyższego szczebla IMC w zakresie potencjalnych scenariuszy i podejmowania decyzji, korzystając z informacji i analiz z pierwszej ręki; Kiedy o to poproszony, reprezentować IMC na spotkaniach koordynacyjnych organizacji pozarządowych związanych z programem krajowym. Wykonywać inne przydzielone obowiązki. Obowiązki i obowiązki wymienione w tym dokumencie są reprezentatywne dla charakteru i poziomu przydzielonej pracy i niekoniecznie obejmują całość. Minimalne kwalifikacje Zazwyczaj jest to tytuł licencjata w dziedzinie rozwoju międzynarodowego i/lub odpowiedniego kierunku studiów. W stosownych przypadkach można zastąpić równoważną kombinację odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia. Zazwyczaj ponad 10 lat odpowiedniego i postępowego doświadczenia w pokrewnej dziedzinie, w tym co najmniej 5 lat doświadczenia w międzynarodowej organizacji humanitarnej; Doświadczenie w pisaniu wniosków i zarządzaniu informacjami związanymi z dużymi- opracowywanie programów na dużą skalę i/lub reagowanie w sytuacjach kryzysowych;Doświadczenie i zrozumienie polityk, wytycznych, strategii i sprawozdawczości dla darczyńców instytucjonalnych (USAID, OFDA, BPRM, ONZ, UNHCR, OCHA, ECHO, DFID);Dogłębna świadomość międzykulturowa i wgląd w kwestie opieki zdrowotnej;Międzynarodowe doświadczenie i dobre zrozumienie kontekstu krajowego przydzielonego zadania;Zdolność do rozsądnej oceny i niezależnego podejmowania decyzji;Doskonałe umiejętności przywódcze i komunikacyjne, umiejętność przewodzenia i koordynowania procesów w wielu różnych obszarach działów;Elastyczny, potrafiący radzić sobie w sytuacjach stresowych i frustracjach;Doskonałe umiejętności interpersonalne, kulturowe i dyplomatyczne;Komunikacyjna obsługa MS Excel, edytora tekstu, Power Point oraz narzędzi przydatnych m. do zarządzania informacją i raportowania programów, takich jak mapowanie; Języki: wymagana biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie. W zależności od lokalizacji stanowiska i oficjalnego języka kraju, takiego jak francuski i arabski, może być wymagana dodatkowa umiejętność czytania, pisania i interpretacji, techniczna i nietechniczna, w innym języku. Pokaż więcejPokaż mniej Poziom pozycji Poziom średni starszy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki służbowe Inny Przemysły Organizacje niekomercyjne