Koordinator für Supportdienste in Fondation Hirondelle

Befristeter Vertrag, 10 Monate (Beginn März 2025) – 100 %, mit Sitz in Kiew

Fondation Hirondelle ist eine Schweizer Non-Profit-Organisation, die Informationen für betroffene Bevölkerungsgruppen bereitstellt mit Krise. Die Fondation Hirondelle ist derzeit auf der Suche nach einem Support-Koordinator zur Verstärkung ihres Teams in der Ukraine. Diese Position ist von entscheidender Bedeutung für die Gewährleistung der effektiven Bereitstellung von Unterstützungsdiensten, die Finanzmanagement, Personalwesen, Logistik und Verwaltungsaufgaben umfassen. Die Rolle ist von entscheidender Bedeutung, um die Mission der Stiftung in einem herausfordernden Betriebsumfeld zu ermöglichen.

Ziele: Der Unterstützungskoordinator stellt die effiziente Verwaltung der Finanz-, Personal-, Verwaltungs- und Logistikfunktionen sicher; Umsetzung solider Finanzpraktiken und Einhaltung der Richtlinien der Fondation Hirondelle und der Spender; und Stärkung der operativen Kapazität der Mission der Fondation Hirondelle in der Ukraine durch hochwertige Unterstützungsdienste.

Hauptaufgaben: Der Unterstützungskoordinator ist verantwortlich für:

a. Administrative Unterstützung:

• Überwachung des Bürobetriebs, einschließlich Beschaffung, Wartung und Lieferkettenlogistik.
• Aufrechterhaltung einer genauen, organisierten und aktuellen Dokumentation und Aufzeichnungen.
• Sicherstellung der Einhaltung lokaler Vorschriften und der internen Richtlinien der Fondation Hirondelle, insbesondere der Beschaffungsrichtlinie.

b. Finanzmanagement:

• Vorbereitung und Überwachung von Budgets in enger Abstimmung mit dem Finanz- und Compliance-Beauftragten.
• Verwaltung des Cashflows, der Zahlungen und Gewährleistung einer zeitnahen, genauen Finanzberichterstattung sowie die Überprüfung und Koordinierung der Finanzberichte der Partner.
• Überwachung von Audits, Sicherstellung der Einhaltung von Spender- und internen Anforderungen und Umsetzung von Audit-Empfehlungen.
• Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben innerhalb der genehmigten Grenzen.
• Eingabe von Buchhaltungseinträgen in das ERP-Buchhaltungssystem.

c. Personalwesen:

• Unterstützung bei der Rekrutierung, Einarbeitung und Schulung von nationalen und internationalen Mitarbeitern oder Beratern.
• Unterstützung bei der Entwicklung, Umsetzung und Überwachung von Personalrichtlinien und Verfahren im Einklang mit den örtlichen Arbeitsgesetzen und den Standards der Fondation Hirondelle.
• Pflege aktueller HR-Dateien für alle Mitarbeiter, einschließlich Verträge und Beurteilungen sowie Berater.
• Koordinierung von Personalplänen, Anwesenheit usw Leistung Bewertungen.

d. Logistik und Sicherheit:

• Koordinierung von Reise-, Transport- und Unterbringungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und Besucher.
• Gewährleistung der Betriebssicherheit durch Zusammenarbeit mit Sicherheitsberatern und Implementierung von Sicherheitsprotokollen .
• Verwaltung der Beschaffung, Wartung und des Inventars von Geräten und Einrichtungen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen für Geräte und Dienstleistungen.
• Verantwortlich für die Sicherstellung Einhaltung der Beschaffung Richtlinie.

Erforderliche Qualifikationen und Kompetenzen

• Ein Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Logistik oder einem verwandten Bereich.< /li>
• Bei lOsten 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle innerhalb einer internationalen Organisation oder NGO.
• Expertise in Finanz- und Verwaltungsmanagementsystemen und Compliance.
• Ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung und Anpassungsfähigkeit an ein sich schnell veränderndes Umfeld anpassen.
• Kenntnisse in Englisch und Ukrainisch; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem hohen Maß an kultureller Sensibilität.

Berichtslinie: Der Support-Koordinator wird Berichten Sie direkt an den nationalen Vertreter der Fondation Hirondelle in der Ukraine und pflegen Sie eine funktionale Kommunikation mit dem Finanz- und Compliance-Beauftragten in der Zentrale.

Bedingungen: Das Gehalt basiert auf den lokalen Marktsätzen . Die Fondation Hirondelle hat keinerlei Toleranz gegenüber allen Formen sexueller Ausbeutung, sexuellem Missbrauch und Belästigung sowie Machtmissbrauch in ihren Reihen. Lesen Sie unsere Richtlinien zur Vorbeugung und Bekämpfung von Belästigung und sexuellem Missbrauch. Fondation Hirondelle steht für Chancengleichheit Arbeitgeber. Wir empfehlen dringend Bewerbungen von qualifizierten Personen, unabhängig von Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit oder Behinderung.

Bewerbungsprozess: Interessierte Kandidaten werden gebeten, einen detaillierten Lebenslauf und ein Anschreiben einzureichen, in dem sie ihr Interesse darlegen die Position und den Nachweis, dass sie die Qualifikationen und Kontaktdaten von drei professionellen Referenzen erfüllen, an [email protected] mit der Betreffzeile „Support-Koordinator“. Ukraine“. Bewerbungsschluss ist der 28. Januar 2025.

Auswahlverfahren Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, das einen schriftlichen Test und eine Präsentation umfassen kann.