Support Service Officer, Spezialist für operative Unterstützung (Impact) in Team4ua

1. Hintergrund

Team4UA ist eine ukrainische Wohltätigkeitsorganisation, die im März 2022 gegründet wurde und in Zusammenarbeit mit internationalen Partnern, UN-Agenturen und Organisationen der Zivilgesellschaft humanitäre Hilfs-, Wiederherstellungs- und Wiederaufbauinitiativen in der gesamten Ukraine umsetzt.

Die IMPACT Project (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories) bietet schnelle multisektorale humanitäre Hilfe für von Konflikten betroffene Bevölkerungsgruppen in Frontgebieten und für neu vertriebene Menschen. Das Projekt konzentriert sich auf lebensrettende Unterstützung innerhalb der Frontzone von 0 bis 50 km, einschließlich Bargeldnothilfe, Sachverteilungen, Gesundheitsunterstützung und Evakuierungsdiensten.

Aufgrund des risikoreichen Betriebskontexts und des Implementierungsmodells mit mehreren Partnern sind starke Projektmanagement- und Überwachungssysteme unerlässlich, um die Koordination sicherzustellen. Rechenschaftspflicht und Einhaltung der Spenderanforderungen.

2. Zweck der Aufgabe

Der Support Services Officer (SSO) unterstützt die effiziente Umsetzung des IMPACT-Projekts durch die Koordinierung betrieblicher und administrativer Prozesse.

Die Rolle trägt zum effektiven Funktionieren bei von Projektabläufen durch Unterstützung von Beschaffungs-, Finanz-, Personal-, Logistik- und Verwaltungsdiensten in Übereinstimmung mit Organisationsrichtlinien und -verfahren.

In enger Zusammenarbeit mit Projektteams, Betriebsmitarbeitern und externen Partnern stellt das SSO sicher, dass Supportdienste die rechtzeitige Bereitstellung von Projektaktivitäten und -ergebnissen erleichtern.

3. Hauptaufgaben

A. Betriebs- und Verwaltungsunterstützung

• Koordinieren Sie operative und administrative Prozesse zur Unterstützung der Projektumsetzung.
• Sorgen Sie für die Einhaltung interner Verfahren und Betriebsrichtlinien.
• Führen Sie Dokumentation und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit betrieblichen Aktivitäten.
• Bieten Sie operative Unterstützung für Programmteams und das Projektmanagement.

B. Beschaffungs- und Vertragsunterstützung

• Unterstützung bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gemäß den organisatorischen Verfahren.
• Unterstützung bei der Erstellung von Beschaffungsplänen, Anforderungen und Beschaffungsdokumentationen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen (ToRs), Angebotsanfragen (RFQs) und Anfragen für Vorschläge (RFPs).
• Unterstützenin Bewertungsprozessen und Vertragsverwaltung.
• Überwachen Sie Beschaffungsprozesse, um Transparenz und Compliance sicherzustellen.

C. Finanzielle Unterstützung

• Unterstützung bei der Finanzplanung und Überwachung der Projektausgaben.
• Pflege der für die Berichterstattung und Prüfung erforderlichen Finanzdokumentation.
• Unterstützt die Zahlungsabwicklung gemäß den Finanzverfahren.
• Überwachen Sie die Budgetauslastung und tragen Sie zur Finanzberichterstattung bei.

D. Personalunterstützung

• Unterstützen Sie Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse für Projektpersonal.
• Unterstützung bei der Pflege von Personalunterlagen und Verträgen.
• Überwachen Sie Anwesenheits-, Urlaubs- und Reisedokumente.
• Unterstützen Sie Mitarbeiterschulungs- und Entwicklungsaktivitäten.

E. Logistik und Anlagenmanagement

• Unterstützen Sie die Logistikkoordination, einschließlich Beschaffung, Lieferung und Bestandsverwaltung.
• Führen Sie Bestandsverzeichnisse und Bestandsaufzeichnungen.
• Unterstützung bei der Flottenverwaltung und im Bürobetrieb.
• Koordinieren Sie Reisevorbereitungen und Missionslogistik.

F. Koordinierung und Berichterstattung

• Kontakt mit Programmteams, Partnern und Dienstleistern.
• Unterstützung bei der Erstellung von Betriebsberichten und Dokumentationen.
• Beitrag zur Überwachung von Betriebsabläufen und Wissensmanagement.

4. Leistungen

• Effiziente operative und administrative Unterstützung für Projektaktivitäten.
• Beschaffungsprozesse werden in Übereinstimmung mit internen Verfahren durchgeführt.
• Genaue Finanz-, Verwaltungs- und Betriebsdokumentation.
• Funktionierende Logistik- und Asset-Management-Systeme.
• Regelmäßige Betriebs- und Finanzberichterstattung.

5. Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung:

• Bachelor- oder Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Betriebsführung, Logistik, Finanzen oder verwandten Bereichen.

Erfahrung:

• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Betrieb, Verwaltung, Beschaffung, Finanzen, oder Logistik.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit NGOs, INGOs, internationalen Organisationen oder dem UN-System ist von Vorteil.

Sprachen:

• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

6. Überwachung und Berichterstattung

Der Support Services Officer berichtet direkt an den Projektmanager und arbeitet in enger Abstimmung mit Projektteams, operativen Abteilungen und externen Partnern.

7. Dauer und Dienstort

Dauer: 6 Monate (projektbasiert)Dienstort: Dnipro, Ukraine

8. Organisatorische Verpflichtungen

Team4UA fördert Vielfalt, gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten und Nulltoleranz gegenüber Missbrauch, Belästigung und Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter müssen die ukrainische Gesetzgebung, den Verhaltenskodex, Schutzgrundsätze und humanitäre Verantwortungsstandards einhalten.

1. Weitere Informationen

Eine Reihe von Texten, die in der ganzen Welt verwendet werden, werden in vielen Zeilen angezeigt und sind nicht verfügbar. Sie erhalten eine Genehmigung für die öffentliche Verwaltung, die sich auf die Verwaltung der Infrastruktur spezialisiert hat, und sind daher auf lange Sicht und mit einer hohen Veröffentlichungsrate ausgestattet Weiter.

mehr als 50 Km vor der Haustür, ein neues Zuhause, ja

Für die effektive Umsetzung eines Projekts ist kein Betriebssystem erforderlich, sodass die Projektplanung nicht abgeschlossen ist. Führe den Vorgang aus, um die gewünschten Projekte zu erstellen.

2. Weitere Metadaten

Eine Reihe von Betriebsabläufen, die eine wirksame Organisation von Betriebsabläufen ermöglichen Sie haben das Projekt IMPACT realisiert Wird von der Organisation des Prozesses bereitgestellt.

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Koordinierungen mit Auftrags-, Betriebs- und Partnerschaftsvereinbarungen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten Verwirklichen Sie Ihre Projekte.

3. Hauptaufgaben

A. Betriebs- und Verwaltungsunterstützung

• Koordinierung operativer und administrativer Prozesse zur Unterstützung der Projektumsetzung.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und Betriebsrichtlinien.
• Pflege der Dokumentation und Abrechnung betrieblicher Aktivitäten.
• Bereitstellung operativer Unterstützung für Projektteams.

B. Beschaffung und Vertragsunterstützung

• Unterstützung bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gemäß den Verfahren der Organisation.
• Erstellung von Beschaffungsplänen und Unterstützung bei der Beschaffungsdokumentation.
• Mitwirkung bei der Erstellung von ToR, RFQ und RFP.
• Unterstützung von Angebotsbewertungs- und Vertragsmanagementprozessen.

B. Finanzielle Unterstützung

• Unterstützung von Finanzplanungs- und Ausgabenüberwachungsprozessen.
• Pflege der Finanzdokumentation für Reporting und Prüfung.
• Unterstützung von Zahlungsprozessen.
• Kontrolle der Budgetverwendung.

H. HR-Unterstützung

• Unterstützung von Rekrutierungs- und Personalanpassungsprozessen.
• Pflege von Personaldokumenten und -verträgen.
• Überwachung der Abrechnung von Arbeitszeiten, Urlaub und Dienstreisen.
• Unterstützung von Schulungsveranstaltungen für Mitarbeiter.

D. Logistik und Vermögensverwaltung

• Koordination von Logistikprozessen, einschließlich Lieferung und Lagerbestand.
• Pflege von Vermögensverzeichnissen und Lagerbuchhaltung.
• Unterstützung des Transport- und Büroinfrastrukturmanagements.
• Organisation von Geschäftsreisen und Außeneinsätzen.

E. Koordination und Berichterstattung

• Interaktion mit Projektteams, Partnern und Lieferanten.
• Erstellung von Betriebsberichten und Dokumentationen.
• Mitwirkung bei der Überwachung betrieblicher Prozesse.

4. Erwartete Arbeitsergebnisse

• Ordentliche operative Unterstützung der Projektaktivitäten.
• Einkaufsprozesse werden gemäß den Verfahren durchgeführt.
• Genaue Finanz- und Verwaltungsdokumentation.
• Effizientes Logistik- und Asset-Management-System.
• Regelmäßige Betriebs- und Finanzberichterstattung.

5. Anforderungen an den Kandidaten

Bildung:

• Höhere Ausbildung in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Betriebsführung, Logistik, Finanzen oder verwandten Bereichen.

Erfahrung:

• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Operations, Verwaltung, Finanzen oder Logistik.
• Erfahrung mit NGOs, internationalen Organisationen oder dem UN-System ist von Vorteil.

Sprachen:

• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

6. Berichterstattung und Berichterstattung

Der Operations Support Specialist berichtet an den Projektmanager und arbeitet in enger Abstimmung mit den Projektteams und operativen Abteilungen der Organisation.

7. Vertragsdauer und Arbeitsort

Vertragsdauer: 6 Monate Arbeitsort: m. Dnipro, Ukraine

8. Organisationsgrundsätze

Team4UA unterstützt gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten, Vielfalt und eine Politik der Nulltoleranz gegenüber Missbrauch, Belästigung und Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die Gesetzgebung der Ukraine, den Verhaltenskodex der Organisation sowie die Schutzprinzipien und Standards der humanitären Rechenschaftspflicht einzuhalten.