Einführung des "Keine Einstellungsgebühr"-Pakets!
Stellenanzeigen veröffentlichen
Ohne Provisionen einstellen
Support Service Officer, Spezialist für operative Unterstützung (Ease-2) in Team4ua
7 Ansichten
Team4ua
1. Hintergrund
Team4UA ist eine im März 2022 gegründete ukrainische Wohltätigkeitsorganisation, die humanitäre Hilfs-, Wiederherstellungs- und Wiederaufbauinitiativen in der gesamten Ukraine umsetzt.
Team4UA koordiniert die TERA Konsortium, das das nationale humanitäre Projekt EASE 2.0 – Notfallhilfe und Unterstützung bei der Evakuierung umsetzt, das schutzorientierte, multisektorale Hilfe für Binnenvertriebene und vom Konflikt betroffene Bevölkerungsgruppen bietet. Das Projekt ist in 16 Oblasten der Ukraine tätig und unterstützt Menschen während des gesamten Vertreibungszyklus – von der Evakuierung und Notfallhilfe bis hin zur Wiedereingliederung und Wiederherstellung der Gemeinschaft.
Um eine effektive Projektdurchführung sicherzustellen, ist eine starke Koordination zwischen Programmteams und Supportabteilungen erforderlich, einschließlich Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Logistik Verwaltung.
2. Zweck des Auftrags
Unter der Aufsicht des Projektmanagers koordiniert der Support Services Officer die operativen Supportdienste, die für die Implementierung des EASE 2.0-Projekts erforderlich sind.
Die Rolle fungiert als operative Verbindung zwischen dem Projektteam und den Supportabteilungen der Organisation und stellt sicher, dass betriebliche Anforderungen effizient und in Übereinstimmung mit internen Verfahren und Spenderanforderungen erfüllt werden.
3. Hauptaufgaben
A. Betriebskoordination
- Koordinieren Sie Betriebsanfragen zwischen Projektteams und Supportabteilungen (Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Logistik, Verwaltung).
- Überwachen Sie den Status betrieblicher Prozesse und stellen Sie eine zeitnahe Lösung von Supportanfragen sicher.
- Erleichtern Sie bei Bedarf die Betriebskoordination mit Konsortialpartnern.
B. Finanzkoordination
- Unterstützung der Finanzkoordination im Zusammenhang mit Projektaktivitäten in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.
- Unterstützung bei der Verfolgung von Projektausgaben und Überwachung der Budgetumsetzung.
- Unterstützung bei der Erstellung von Finanzdokumentationen im Zusammenhang mit Projektaktivitäten.
C. Beschaffungs- und Logistikkoordination
- Koordinieren Sie Beschaffungsanfragen, die für die Projektumsetzung erforderlich sind.
- Folgen Sie an die Abteilung Beschaffung & LogistikAbteilung für Beschaffungsprozesse.
- Unterstützen Sie logistische Vereinbarungen für Projektaktivitäten, einschließlich Transport und Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
D. HR-Unterstützung
- Unterstützen Sie HR-bezogene Prozesse für Projektmitarbeiter in Abstimmung mit der HR-Abteilung.
- Unterstützung bei der Rekrutierungskoordination und den Onboarding-Prozessen.
- Unterstützen Sie bei Bedarf die Vorbereitung und Pflege der Personaldokumentation.
E. Administrative Unterstützung
- Unterstützung bei administrativen Vereinbarungen für Projektaktivitäten, einschließlich Besprechungen, Workshops und Schulungen.
- Pflege einer organisierten Betriebsdokumentation im Zusammenhang mit der Projektumsetzung.
- Unterstützung bei der Vorbereitung interner Betriebsaktualisierungen und Berichte.
4. Lieferergebnisse
- Zeitnahe Koordination und Lösung operativer Anfragen zwischen Projektteams und Supportabteilungen.
- Richtig dokumentierte und nachverfolgte betriebliche Prozesse im Zusammenhang mit der Projektumsetzung.
- Organisierte und aktuelle Projektbetriebsdokumentation und Aufzeichnungen.
- Koordinierte Beschaffungs- und Logistikanfragen zur Unterstützung der Projektaktivitäten.
- Administrative und HR-Unterstützungsprozesse für Projektmitarbeiter effektiv erleichtert.
- Regelmäßige Betriebsaktualisierungen und interne Berichte für den Projektmanager erstellt.
- Effektive Betriebskoordination mit Konsortialpartnern bei Bedarf.
- Reibungslose und konforme Betriebsunterstützung, die eine unterbrechungsfreie Projektumsetzung gewährleistet.
5. Qualifikationen und Erfahrung
Ausbildung:
- Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Management, Logistik, Finanzen, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich.
Erfahrung:
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Betriebs-, Verwaltungs-, Projektunterstützungs- oder Koordinationsfunktionen.
- Erfahrung in humanitären oder Entwicklungsprogrammen ist ein Vorteil.
- Erfahrung in der Koordinierung betrieblicher Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg ist wünschenswert.
Technische Fähigkeiten und Kompetenzen:
- Starke Organisation und Koordination Fähigkeiten
- Fähigkeit, mehrere betriebliche Prozesse gleichzeitig zu verwalten
- Ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten
- Gute Dokumentations- und Berichtsfähigkeiten
- Fähigkeit, schnell zu arbeitenTemporäres humanitäres Umfeld
Sprachen:
- Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
Der Support Services Officer berichtet an den Projektmanager und arbeitet in enger Abstimmung mit den Abteilungen Finanzen, Personalwesen, Beschaffung & Logistik und Verwaltung sowie mit Programmteams und Konsortialpartnern.
7. Dauer und Dienstort
Dauer: 12 Monate, mit möglicher Verlängerung vorbehaltlich der Finanzierung. Dienstort: Dnipro, Ukraine
8. Reservierung
Vorbehaltlich der ukrainischen Gesetzgebung und der organisatorischen Eignung kann die Stelle gemäß den nationalen Vorschriften für eine Personalreservierung (militärische Aufschiebung) in Frage kommen.
9. Organisatorische Verpflichtungen
Team4UA fördert Vielfalt, gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten und Nulltoleranz gegenüber Missbrauch, Belästigung und Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter müssen die ukrainische Gesetzgebung, den Verhaltenskodex, die Schutzgrundsätze und die Standards der humanitären Rechenschaftspflicht einhalten.
1. Gespeicherte Informationen
Team4UA – eine erfolgreiche Organisation, die bis zum Jahr 2022 erstellt und umgesetzt wurde гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій України. Der koordinierende Fonds TERA hat das humanitäre Projekt EASE 2.0 (Notfallhilfe und Unterstützung bei der Evakuierung) umgesetzt – ein multisektorales Hilfsprogramm
700">16 Tage in den Vereinigten Staaten Eine Woche lang wurden mehrere Tage lang zwischen Evakuierungsmaßnahmen und zusätzlichen Maßnahmen gesorgt Integriert in die aktuelle Welt.Dieses Projekt ist für die effektive Umsetzung dieser Koordinierung nicht geeignet Verwaltungsprogramme und Verwaltungsprogramme, Finanzdienstleistungen, HR, Logistikdienstleistungen und Verwaltungsdienstleistungen. Bei der Durchführung der einzelnen Betriebsabläufe müssen Sie die Aufgabe übernehmen, die Koordinierung der Betriebsabläufe zu gewährleisten Produkt.
2. Metadaten
Eine Reihe von parallelen Betriebsprogrammen, die nicht für Sie geeignet sind Projekt realisieren EASE 2.0 und fungiert als zentraler Ansprechpartner zwischen dem Projektteam und den Supporteinheiten der Organisation.
3. Hauptaufgaben
A. Betriebskoordination
- Koordination operativer Anfragen zwischen dem Projektteam und Supporteinheiten (Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Logistik, Verwaltung).
- Überwachung der Ausführung operativer Prozesse und zeitnahe Lösung von Anfragen.
- Koordination operativer Anliegen mit Konsortialpartnern.
B. Finanzkoordination
- Unterstützung von Finanzprozessen im Zusammenhang mit der Projektumsetzung in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.
- Unterstützung bei der Verfolgung von Projektkosten und der Budgetausführung.
- Vorbereitung der Finanzdokumentation im Zusammenhang mit Projektaktivitäten.
B. Beschaffungs- und Logistikkoordination
- Koordinierung von Beschaffungsanfragen für die Bedürfnisse des Projekts.
- Unterstützung von Beschaffungsprozessen in Zusammenarbeit mit der Beschaffungs- und Logistikabteilung.
- Unterstützung der Organisation der Projektaktivitätslogistik, einschließlich Transport und Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
H. HR-Unterstützung
- Koordination der HR-Prozesse für Projektmitarbeiter.
- Unterstützung der Rekrutierungsprozesse und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Verwaltung und Unterstützung der Personaldokumentation bei Bedarf.
D. Administrative Unterstützung
- Organisatorische Unterstützung für Meetings, Schulungen und andere Projektaktivitäten. • Pflege der Projektbetriebsdokumentation. • Erstellung interner Betriebsberichte und Aktualisierungen.
4. Erwartete Arbeitsergebnisse
- Zeitnahe Koordination der operativen Prozesse zwischen den Organisationseinheiten.
- Richtig dokumentierte operative Prozesse der Projektumsetzung.
- Aktuelle und geordnete Projektbetriebsdokumentation.
- Koordinierte Beschaffungs- und Logistikprozesse für Projektaktivitäten.
- Etablierte Unterstützung für HR- und Verwaltungsprozesse für Mitarbeiter des Projekts.
- Erstellung regelmäßiger operativer Berichte für den Projektmanager.
- Sicherung der operativen Koordination mit Konsortialpartner.
- Ununterbrochene operative Unterstützung bei der Projektumsetzung.
5. Anforderungen an den Kandidaten
Bildung:
Höhere Ausbildung in Management, Betriebswirtschaft, Finanzen, Logistik, öffentlicher Verwaltung oder verwandten Bereichen.
Erfahrung:
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Operations, Verwaltung oder Projektunterstützung.
- Erfahrung in humanitären oder internationalen Programmen ist von Vorteil.
- Erfahrung in der Koordinierung von Prozessen zwischen mehreren Einheiten.
Fähigkeiten
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
- Fähigkeit, mit mehreren Prozessen gleichzeitig zu arbeiten
- Entwickelte Kommunikations- und Analysefähigkeiten
- Fähigkeiten, mit Dokumentation und Berichten zu arbeiten
Sprachen
Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
6. Berichterstattung und Berichterstattung
Der Operations Support Specialist berichtet an den Projektmanager und arbeitet in enger Abstimmung mit Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Logistik, Verwaltung sowie Programmteams und Partnerkonsortium.
7. Vertragsdauer und Arbeitsort
Vertragsdauer: 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung. Arbeitsort: Dnipro, Ukraine
8. Reservierung
Gemäß der Gesetzgebung der Ukraine und unter den Bedingungen der Einhaltung der festgelegten Anforderungen durch die Organisation kann die Position die Reservierung eines Mitarbeiters (Aufschub von der Mobilisierung) vorsehen.
9. Organisationsgrundsätze
Team4UA unterstützt gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten, Vielfalt und eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Missbrauch, Belästigung und Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die Gesetzgebung der Ukraine, den Verhaltenskodex der Organisation sowie die Schutzprinzipien und Standards der humanitären Rechenschaftspflicht einzuhalten.
