Untervergabemanager in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nach einem Sub-Granting Manager, der die Umsetzung der Projekte unterstützt.

Allgemeine Informationen:

• Organisation: Polish Humanitarian Action (PAH), internationale Nichtregierungsorganisation mit Sitz in Warschau und Vertretung in der Ukraine
• Position: Sub-Granting Manager
• Standort: Kiew mit regelmäßigen Besuchen vor Ort.
• Beschäftigungsbedingungen: Vollzeit
• Typ Job: Arbeitsvertrag
• Antrittsdatum: so schnell wie möglich
• Dauer: 12 Monate (3 Monate Genehmigungszeitraum) mit Möglichkeit zur Verlängerung 

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die seit 1992 weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet. Bisher wurden die Interventionen in 46 verschiedenen Ländern durchgeführt. Durch seine langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie Ernährung und Bildung konzentriert PAH seine globalen Aktivitäten auf die Gewährleistung einer nachhaltigen und stabilen Entwicklung von Regionen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderen humanitären Krisen leiden.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen des Konflikts. PAH leistet Hilfe für Binnenflüchtlinge, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt. PAH Ukraine weitet derzeit sein Programm von humanitärer Hilfe auf Maßnahmen zur schnellen Erholung und auf entwicklungsorientierte Interventionen aus, die der betroffenen Bevölkerung nachhaltige Lebensunterhaltsmöglichkeiten bieten.

Weitere Informationen finden Sie unter www.pah.org.pl.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Untervergabemanagement:

• Leitung und Verwaltung des gesamten Untervergabezyklus nach Partnerauswahlentscheidungen, einschließlich Koordination von Due-Diligence-Prozessen, Vorbereitung, Verhandlung, Änderung, Überwachung von Vertragsmeilensteinen und Abschluss von Untervergaben.
• Überwachung der Entwicklung, Verhandlung und Verwaltung von Sub-Grant-Vereinbarungen/Partnership Cooperation Agreements (PCAs) in enger Abstimmung mit Programmen, Finanzen, Zuschüssen und Berichterstattung, MEAL und relevanten Hauptsitzeinheiten.
• Stellen Sie sicher, dass Sub-Grant-Vereinbarungen genehmigte Projektentwürfe, Partnerbudgets, vertragliche Anforderungen der Geber, Berichtspflichten, Schutz- und Rechenschaftsbestimmungen sowie definierte Risikominderungs- und Eskalationsmaßnahmen genau widerspiegeln.
• Verwalten und überwachen Sie die Finanz- und Berichtsmechanismen von Unter-Grants, einschließlich Zahlungsplänen und Tranchen Bedingungen, Dokumentationsanforderungen und zeitnahe Nachverfolgung der Partnereinreichungen in Abstimmung mit den Finanz- und Programmteams.

Überwachung und Kontrolle von Unterzuschüssen:

• Überwachen Sie die vertragliche Leistung von Unterzuschüssen nach TrackMelden Sie Meilensteine, Ergebnisse, Berichtsfristen und Änderungsschwellenwerte und melden Sie dem Programmleiter und relevanten internen Teams proaktiv Risiken oder Abweichungen im Zusammenhang mit der Ausführung von Unterzuschüssen.
• Unterstützen Sie die Entwicklung und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen im Zusammenhang mit Risiken oder Verzögerungen bei der Ausführung von Unterzuschüssen in Abstimmung mit Projekt- und Partnerschaftsmanagern, Finanz-, MEAL- und Zuschussteams, ohne die Verantwortung für Prüfungen oder Compliance-Untersuchungen zu übernehmen.

Koordinierung mit dem Partnerschaftsmanager & Partnerunterstützung:

• Koordinieren Sie eng mit dem Partnerschaftsmanager, um genehmigte Partnerschaftsstrategien, Partnerauswahlen und Implementierungsentscheidungen in operative Unterzuschussvereinbarungen umzusetzen und dabei eine klare Trennung von Rollen und Verantwortlichkeiten aufrechtzuerhalten.
• Stellen Sie dem Partnerschaftsmanager strukturierte Aktualisierungen zum Status von Unterzuschüssen, Vertragsrisiken, Änderungen und Umsetzungsbeschränkungen zur Verfügung, um eine fundierte Überwachung und Entscheidungsfindung der Partnerschaft zu unterstützen.
• Stellen Sie den Partnern praktische Anleitungen zu vertraglichen, administrativen, und Berichtsanforderungen, einschließlich Dokumentationsstandards, Zeitplänen, Änderungsverfahren und Zahlungsbedingungen, ohne Implementierungs- oder Partnerschaftsmanagementfunktionen zu übernehmen.

Interne Koordination und Qualitätssicherung:

• Koordinieren Sie sich eng mit den Teams für Projektmanager, Finanzen, MEAL, Zuschüsse und Berichterstattung und der Zentrale, um die Abstimmung zwischen Untervergabeprozessen, Programmimplementierung und Geberberichterstattungszyklen sicherzustellen.
• Einrichtung, Pflege und kontinuierliche Verbesserung von Untervergabetools, Vorlagen, Tracker und SOPs durch Einbeziehung der gewonnenen Erkenntnisse und Sicherstellung von Konsistenz und Transparenz über Projekte hinweg.

Projektmodifikation und -berichterstattung:

• Konsolidierung aller Partneränderungen in einem einzigen, kohärenten, spenderkonformen Projektrevisions-/Modifikationsdokument gemäß den Anforderungen des Spenders.
• Bereitstellung von Eingaben für die interne Koordination und Managementberichterstattung in Bezug auf den Status von Unterzuschüssen, Risiken und Implementierungsfortschritt Erforderlich.
• Konsolidieren Sie alle narrativen Berichte der Partner in einem einzigen, kohärenten, geberkonformen Bericht und stellen Sie dabei Konsistenz, Vollständigkeit, Übereinstimmung mit genehmigten Sub-Grant-Vereinbarungen und die Einhaltung geberspezifischer Formate, Indikatoren, Zeitpläne und Berichtsanforderungen in enger Abstimmung mit den Teams Projektmanager, Zuschüsse und Berichterstattung, Finanzen und MEAL sicher.

Weitere Aufgaben:

• Mitwirkung am Entwicklungsprozess von Projektvorschlägen inkl. Budgetentwicklung.
• Andere Aufgaben im Zusammenhang mit Programmen, die vom Vorgesetzten zugewiesen werden.

Der Sub-Granting Manager wird auf der Grundlage der unten beschriebenen Qualifikationsanforderungen ausgewählt:

• Höhere Berufsausbildung im relevanten Studienbereich (Master-Abschluss, Spezialist).
• Mindestens 5–7 Jahre Erfahrung in Compliance, Zuschüssen oder Sub-Granting-Management innerhalb humanitärer oder Entwicklungsprogrammen
• Nachgewiesen Erfahrung in der Verwaltung von Unterzuschüssen an lokale NGOs im Rahmen von geberfinanzierten Projekten, vorzugsweise in den USA.Department of State (früher – USAID) oder vergleichbare Geber.
• Ausgeprägte Kenntnisse der Geber-Compliance-Anforderungen, Partner-Due-Diligence und Risikomanagement-Frameworks.
• Erfahrung in der Arbeit mit Schutz- und PSEA-Systemen im humanitären Kontext.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Compliance-Durchsetzung mit Partnerunterstützung und Kapazitätsstärkung in Einklang zu bringen.
• Starke Liebe zum Detail gepaart mit fundiertem Urteilsvermögen und einem hohen Maß an Risikobewusstsein.
• Ausgezeichnete Koordination und Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, innerhalb von Matrix-Managementstrukturen effektiv zu agieren.
• Ein prinzipieller, förderlicher Ansatz für Lokalisierung und Partnereinbindung, der Compliance mit Kapazitätsstärkung in Einklang bringt.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (ist ein Muss) und Ukrainisch.

Was PAH bietet:

• Arbeitserfahrung bei der professionellen und flexiblen internationalen NGO, die eine der größten NGOs im Zentralosten ist Europa;
• Arbeiten Sie in einem dynamischen und motivierten Team;
• Möglichkeit, zur Entwicklung von Schutzprogrammen für PAH beizutragen;
• Konkurrenzfähiges Gehalt.

Wie Sie sich bewerben:

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden auf ENGLISCH vorbereiteten Dokumente:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und Arbeit Erfahrung;
• Kurzes Anschreiben;
• Gehaltsvorstellung;
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit für den Beginn Ihrer Tätigkeit bei PAH;
• Drei Referenzen.

Bewerbungsschluss ist 7. März 2026.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert und zu Vorstellungsgesprächen eingeladen.

Bitte beachten Sie: Aufgrund der Dringlichkeit Um die Stelle zu besetzen, erfolgt die Einstellung fortlaufend und PAH behält sich das Recht vor, vor Ablauf der Frist Einstellungen vorzunehmen.