Leitender Versorgungsassistent in UNHCR, the UN Refugee Agency

HärtegradDFFamilientypNicht-Familie mit WohnortFamilientypNicht-Familie mit WohnortGefahrlohnWohnort (falls zutreffend)Budapest, UngarnBesoldungsgruppeGS5Mitarbeiter-/PartnertypAllgemeiner DienstGrundRegelmäßig > Regulärer EinsatzFernarbeit akzeptiertNeinZielstartdatum2024-11-01Bewerbungsfrist: 3. November 2024Standard-StellenbeschreibungSenior Supply AssistantOrganisatorische Einstellung und Arbeit. Beziehung sDie Senior Supply Assistant bietet Versorgungsunterstützung für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Supply-Chain-Funktion, einschließlich Planung, Beschaffung und Beschaffung, Transport, Versand, Zollabfertigung, Lagerhaltung, Anlagen- und Flottenmanagement sowie Überwachung innerhalb des Verantwortungsbereichs (AoR). Der Amtsinhaber wird beaufsichtigt Er wird von einer übergeordneten Versorgungsposition übernommen und erhält vom Vorgesetzten regelmäßig Anleitung und Anweisungen zu den weiteren Schritten. Er/sie erledigt Routineaufgaben selbstständig und folgt bei komplexeren Sachverhalten den Anweisungen des Vorgesetzten. Der Amtsinhaber kann auf Arbeitsebene zu bestimmten Themen Kontakte zu anderen UNHCR-Büros, UN-Agenturen, NGOs, Regierungspartnern und kommerziellen Auftragnehmern in der Region unterhalten, um die Erfüllung der Versorgungsfunktion zu erleichtern. Die Pflicht des Amtsinhabers besteht darin, die Verwaltung der materiellen Ressourcen innerhalb des abgedeckten geografischen Gebiets zu unterstützen und gleichzeitig auf Effizienz bei der Nutzung dieser Ressourcen zu achten. Alle UNHCR-Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihre Aufgaben gemäß ihrer Stellenbeschreibung zu erfüllen. Sie tun dies im Rahmen ihrer delegierten Befugnisse und im Einklang mit dem Regelungsrahmen des UNHCR, der die UN-Charta, die Personalordnung und -regeln der UN, die Richtlinien und Verwaltungsanweisungen des UNHCR sowie relevante Rahmenwerke zur Rechenschaftspflicht umfasst. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter ihre Verantwortung in einer Weise wahrnehmen, die im Einklang mit den Kern-, Funktions-, funktionsübergreifenden und Managementkompetenzen und den Grundwerten des UNHCR – Professionalität, Integrität und Respekt für Vielfalt – steht. Pflichten In Übereinstimmung mit den Lieferkettenregeln und Verfahren, unterstützen die damit verbundenen Lieferaktivitäten, um UNHCR-End-to-End-Prozesse zu erleichtern, die zu einer rechtzeitigen und qualitativ hochwertigen Lieferung von Waren und Dienstleistungen an betroffene Personen führen. Wenden Sie die Sourcing- und Beschaffungsstrategie des UNHCR an, wenn Sie den Einkauf wichtiger Waren und Dienstleistungen planen. Veranlassen Sie die Zollabfertigung von Sendungen, entwerfen Sie Ausnahmeanträge und nehmen Sie Kontakt zu örtlichen Agenten auf. Unterstützen Sie die Lagerverwaltung, unterstützen Sie bei der Planung von Waren- und Dienstleistungslieferungen und stellen Sie Informationen zum Status von Anfragen und zur Verfügbarkeit von Artikeln in der Lieferkette bereit. Führen Sie genaue und umfassende Aufzeichnungen über Lieferaktivitäten und stellen Sie regelmäßig und auf Anfrage Berichte und Aktualisierungen bereit. Untersuchen Sie Kaufanfragen, um die Konformität sicherzustellen, und nehmen Sie Kontakt zu den Antragstellern auf. Bereiten Sie Angebotsanfragen und Ausschreibungen vor, erstellen Sie Angebotstabellen aus Ausschreibungen und bereiten Sie Bestellungen zur Genehmigung vor. Versenden Sie genehmigte Bestellungen und kümmern Sie sich um die Lieferung der bestellten Waren und Dienstleistungen. Bereitstellung von Informationen zu allen Beschaffungsaktivitäten innerhalb der AoR. Erstellen Sie standardmäßige Asset-Management-Berichte und andere Asset-Informationenn, regelmäßig und auf Anfrage. Pflegen Sie genaue Daten in allen relevanten Geschäftssystemen. Stellen Sie statistische Informationen zu Fragen der Lieferkette zusammen, die bei der Entscheidungsfindung hilfreich sind. In den Regionalbüros: Verfolgen Sie globale Liefer-KPIs für die Region und helfen Sie bei Bedarf bei der Vorbereitung regionaler KPIs. Überwachen Sie alle regelmäßigen Lieferaktivitäten wie monatliche Abstimmungen, vierteljährliche Inventurübungen und Abschlussverfahren zum Jahresende und stellen Sie den leitenden Managern relevante Berichte zur Verfügung. Unterstützen Sie Country Operations bei der UVP-Verwaltung. Im Landbetrieb: Stellen Sie eine lokale Verbindung sicher, um die Versorgungsaktivitäten effektiv zu unterstützen. Unterstützung bei der Verwaltung der Warenlagerung gemäß „Best Practices“ und UNHCR-Regeln und -Vorschriften; Unterstützung bei der effektiven Verwaltung von Sachanlagen und Ausrüstung (PSA) gemäß den UNHCR-Regeln und -Vorschriften, einschließlich Registrierung und Kennzeichnung neuer PSA, physische Überprüfung von PSA, Vorbereitung von Vereinbarungen und Entsorgungsformularen (einschließlich Einreichungen bei LAMB/AMB) und Unterstützung bei Entsorgung von PSA. Unterstützen Sie die Identifizierung und das Management von Risiken und versuchen Sie, Chancen zu nutzen, die sich auf die Ziele im Verantwortungsbereich auswirken. Gewährleisten Sie die Entscheidungsfindung im Risikobereich auf der Grundlage des funktionalen Arbeitsbereichs. Bringen Sie Risiken, Probleme und Bedenken gegenüber einem Vorgesetzten oder relevanten Funktionskollegen zur Sprache. Erledigen Sie bei Bedarf weitere damit verbundene Aufgaben. MindestqualifikationenAusbildung und BerufserfahrungJahre Erfahrung/AbschlussniveauFür G5 – 2 Jahre relevante Erfahrung mit High-School-Diplom; oder 1 Jahr relevante Berufserfahrung mit Bachelor oder gleichwertigem oder höherem Bildungsniveau. Nicht zutreffend. Zertifikate und/oder Lizenzen. Nicht angegeben. Relevante Berufserfahrung. Wesentlich. Nicht angegeben. Wünschenswert. Nicht angegeben. Funktionale Fähigkeiten. IT – Computerkenntnisse. SC – PeopleSoft Supply Chain Management. SC – Supply Planning. SC – Zollabfertigung -Flottenmanagement (mit einem Sternchen* gekennzeichnete funktionale Fähigkeiten sind unerlässlich)SprachanforderungenFür internationale Fach- und Außendienstjobs: Kenntnisse in Englisch und der UN-Arbeitssprache des Dienstorts, falls nicht Englisch. Für nationale Profijobs: Kenntnisse in Englisch und der UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht Englisch, und der Landessprache. Für Jobs im allgemeinen Dienst: Kenntnisse in Englisch und/oder UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht Englisch. Alle UNHCR-Belegschaftsmitglieder müssen einzeln und gemeinsam zu einem Arbeitsumfeld beitragen, in dem jede Person arbeitet fühlt sich sicher und befähigt, seine Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört auch, dass wir keine Toleranz gegenüber sexueller Ausbeutung und Missbrauch, Belästigung einschließlich sexueller Belästigung, Sexismus, Geschlechterungleichheit, Diskriminierung und Machtmissbrauch zeigen. Als Einzelpersonen und als Manager müssen alle proaktiv sein, um unangemessenes Verhalten zu verhindern und darauf zu reagieren, und den laufenden Dialog darüber unterstützen Diese Angelegenheiten ansprechen und sich zu Wort melden und bei entsprechenden UNHCR-Ressourcen Rat und Unterstützung einholen, wenn diese Probleme auftreten. Dies ist eine Standard-Stellenbeschreibung für alle UNHCR-Stellen mit dieser Berufsbezeichnung und Besoldungsgruppe. Der Betriebskontext kann zusätzliche wesentliche und/oder wünschenswerte Informationen enthaltenle Qualifikationen in Bezug auf den spezifischen Betrieb und/oder die Position. Alle derartigen Anforderungen werden durch Bezugnahme in diese Stellenbeschreibung aufgenommen und bei der Auswahl, Auswahl und Auswahl von Kandidaten berücksichtigt. Gewünschtes Kandidatenprofil, betrieblicher Kontext: Der Senior Supply Assistant unterstützt bei allen Beschaffungsaktivitäten im Zusammenhang mit Verwaltung, IKT und Sicherheit & Sicherheitsanforderungen für das UNHCR-Personal. Dazu gehört die Beteiligung an der Planung, Beschaffung und Überwachung von Aktivitäten innerhalb des Verantwortungsbereichs (AoR). Der erfolgreiche Kandidat wird von einer übergeordneten Versorgungsposition betreut und erhält vom Vorgesetzten regelmäßig Anleitung und Anweisungen zu den aufeinanderfolgenden Schritten. Er/sie erledigt Routineaufgaben selbstständig und folgt bei komplexeren Sachverhalten den Anweisungen des Vorgesetzten. Er/Sie stimmt sich mit internen und externen Kunden zu spezifischen beschaffungsbezogenen Fragen ab. Zu diesen Kunden gehören andere UNHCR-Büros, UN-Agenturen, NGOs, Regierungspartner und kommerzielle Auftragnehmer, die die Durchführung der Beschaffungsfunktion erleichtern. Die Aufgabe des Senior Supply Assistant besteht darin, die Verwaltung materieller Ressourcen innerhalb des abgedeckten geografischen Gebiets zu unterstützen und gleichzeitig eine effiziente Nutzung dieser Ressourcen zu gewährleisten. Die Position ist in der Beschaffungseinheit angesiedelt. Gewünschtes Kandidatenprofil: Nachweisliche Erfahrung in der Beschaffung/Einkauf ist erforderlich . Erfahrungen im öffentlichen Beschaffungswesen sind wünschenswert. Erfahrung im UN-/NGO-Bereich ist wünschenswert. Zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Kommunikation, Verhandlungsführung und Teamarbeit sind unerlässlich. Gute analytische Fähigkeiten sowie proaktives, detail- und lösungsorientiertes Vorgehen sind erforderlich. Kenntnisse im Umgang mit ERP-Systemen (ORACLE/SAP o.ä.) sind erwünscht. Wesentliche Qualifikationen: Funktionale Fähigkeiten: IT-Computerkenntnisse, öffentliches Beschaffungswesen, Beschaffungsplan, Vertragsverwaltung, Beschaffung und Beschaffung, E-Procurement/E-Ausschreibung, Marktforschung/-bewertung, Lieferantenmanagement. Hervorragende Kenntnisse in Englisch und Ukrainisch. Erforderliche Sprachen (erwartet). mindestens B2-Niveau): Englisch, Ukrainisch, Gewünschte Sprachen, Betriebskontext Überlegungen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz: Art der Position: Lebens- und Arbeitsbedingungen: Fähigkeiten Zusätzliche Qualifikationen IT-Computerkenntnisse, SC-Asset Management, SC-Zollabfertigung, SC-Flottenmanagement , SC-Logistics, SC-PeopleSoft Supply Chain Management, SC-Supply Planning, SC-Warehouse ManagementAusbildungZertifizierungenBerufserfahrungKompetenzenVerantwortung, analytisches Denken, Kunden- und Ergebnisorientierung, Engagement für kontinuierliches Lernen, Kommunikation, Organisationsbewusstsein, Planung und Organisation, Teamarbeit und Zusammenarbeit, technologisch AwarenessUNHCR-Gehaltsrechnerhttps://icsc.un.org/Home/SalaryScalesCompendium Zusätzliche InformationenFunktionsfreigabeFür diese Position ist keine Funktionsfreigabe erforderlich Mehr anzeigen Weniger anzeigen Посадовий рівень Starrer WochentagH Art der Beschäftigung Vollzeit Arbeitspflichten Management und Industrie Branchen Internationale Angelegenheiten