Leitender Sekretär – Women's Employability Training Academy in Fondazione Progetto Arca

1. HINTERGRUND UND KONTEXT Fondazione Progetto Arca ist eine zivilgesellschaftliche Organisation, die sich mit humanitären Hilfs- und Entwicklungsprogrammen befasst, ihren Sitz in Italien hat und seit Februar 2022 in der Ukraine aktiv ist.

Im Rahmen dieses dreijährigen Projekts, das von der italienischen Agentur für Entwicklungszusammenarbeit (AICS) finanziert wird und darauf abzielt, die Lage von Frauen in der Ukraine durch die Förderung von Beschäftigungsfähigkeit und sozialer Arbeit zu verbessern Um die Inklusion schutzbedürftiger Frauen in den Städten Kiew und Riwne zu unterstützen, sucht die Stiftung einen leitenden Sekretär für die Akademie mit Sitz in Kiew, der für Missionen nach Riwne zur Verfügung steht. 

2. POSITIONSBESCHREIBUNG 
Das EmpowerHER-Projekt zielt darauf ab, die Beschäftigung von Frauen in der Ukraine zu fördern, insbesondere unter 600 gefährdeten Frauen (Veteranen, Binnenvertriebene und NEETs), durch die Unterstützung integrierter Ausbildungswege (technisch-beruflich, Soft Skills und Managementausbildung), die auf die Bedürfnisse des Arbeitsmarktes abgestimmt sind, sowie die Gründung von Start-ups in multifunktionalen Räumen.

Der Sekretär ist dafür verantwortlich, dies sicherzustellen Ordnungsgemäße, effiziente und kontinuierliche Verwaltung aller Sekretariatsaktivitäten im Zusammenhang mit Schulungskursen und Akademieaktivitäten, die als erster Ansprechpartner für Begünstigte, Trainer, Projektmitarbeiter und lokale Partner fungieren.

Der Sekretär wird unter der Koordination des Projektmanagers und des stellvertretenden Projektmanagers der Fondazione Progetto Arca in der Ukraine in Zusammenarbeit mit lokalen Partnern und der Zentrale in Italien arbeiten und den Sekretär von Riwne beaufsichtigen Hub.

3. AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Verwaltung von Anmeldungen und Akten der Auszubildenden 
-Verwaltung des Kurseinschreibungsprozesses: Verteilung von Formularen, Sammlung von Bewerbungen, Überprüfung der Vollständigkeit und Archivierung (in Papierform und digital). 
-Vorbereitung, Aktualisierung und Archivierung der Akten der einzelnen Auszubildenden (Anmeldeformulare, Aufnahme- und Abschlusstests, Anwesenheitslisten, Zertifikate, ggf. Überweisungen an andere Dienste). 
-Verwaltung von Wartelisten und Nachbesetzungen bei Rücktritten oder Abbrüchen in Abstimmung mit dem Projektteam.

Organisatorische Unterstützung von Schulungen 
-Unterstützung der operativen Planung von Kursen (Kalender, Zeitpläne, Klassenzusammensetzung, Klassenraummanagement) zusammen mit dem Projektmanager, Trainern und Partnern. 
-Kontaktieren Sie die Auszubildenden für Kursbeginntermine, Tests, Orientierungsgespräche und psychosoziale Unterstützungssitzungen per Telefon, E-Mail und Instant Messaging. 
-Sorgen Sie in Abstimmung mit dem technischen Personal für die ordnungsgemäße Einrichtung des Klassenzimmers (Anwesenheitslisten, Formulare, grundlegende Schulungsmaterialien, Unterstützung für IKT-Geräte und PCs). 
-Sammeln und archivieren Sie tägliche Anwesenheitslisten, Aufnahme- und Abschlusstests, Zufriedenheitsfragebögen und ausgestellte Zertifikate. 
-Unterstützung bei der Organisation spezifischer Veranstaltungen (Tage der offenen Tür, Informationsveranstaltungen).ns, Treffen mit Unternehmen, öffentliche Veranstaltungen in Café-Bistros), Erstellung von Teilnehmerlisten, Materialien und Anwesenheitslisten.

Verbindung mit Begünstigten und Trainern 
-Fungiert als erster Ansprechpartner für Begünstigte und stellt Informationen zu Schulungsmöglichkeiten, Zugangsvoraussetzungen, Zeitplänen und verfügbaren Diensten (Kinderbetreuungsbereich, psychosoziale Unterstützung usw.) bereit. 
-Halten Sie eine regelmäßige Kommunikation mit den Begünstigten aufrecht, um das Risiko eines Schulabbruchs zu verringern (Unterrichtserinnerungen, Fristen, Zeitplanänderungen). 
-Unterstützung der Ausbilder bei der Verwaltung von Registern, der Verteilung und Sammlung von Tests und Fragebögen sowie der logistischen Kommunikation mit den Auszubildenden. 
- Melden Sie alle Probleme umgehend dem Projektmanager oder den Ansprechpartnern der Partner (längere Abwesenheiten, logistische Probleme, spezifische Anforderungen).

Grundlegende administrative Unterstützung 
- Arbeiten Sie mit lokalen Verwaltungs- und Buchhaltungsmitarbeitern zusammen, um Dokumentation für Berichts- und Überwachungszwecke zu sammeln (Anwesenheitslisten, Schulungsberichte, Belege). 
-Unterstützen Sie die Erstellung kurzer regelmäßiger Berichte über Schulungsaktivitäten und Teilnahme (Anzahl der eingeschriebenen Teilnehmer, Teilnehmer, ausgestellte Zertifikate usw.). Unterstützung bei Kommunikation und Sichtbarkeit 
-Unterstützung der Verbreitung von Informationen über Kurse und Projektmöglichkeiten über soziale Medien, Mailinglisten, Poster, Informationsmaterialien und Kontakte mit lokalen Diensten und Organisationen. 
-Unterstützung der logistischen Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Treffen mit Delegationen, Interessenvertretern und Unternehmen an der Akademie. 
-Sammeln und pflegen Sie aktualisierte Kontaktlisten von Begünstigten, potenziellen Kandidaten, lokalen Organisationen und Empfehlungsdiensten in Abstimmung mit Netzwerk- und Berufsberatungsmitarbeitern.

4. ERFORDERLICHE ERFAHRUNG UND FÄHIGKEITEN 
– Ukrainische Staatsbürgerschaft oder dauerhafte Aufenthaltserlaubnis in der Ukraine Projekte 
-Vorherige Erfahrung in der Arbeit mit gefährdeten Gruppen (Frauen, Binnenvertriebene, Veteranen, NEETs, sozial benachteiligte Menschen) ist von Vorteil.
-Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere mit gefährdeten Frauen.
-Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement, Liebe zum Detail und Zuverlässigkeit.
-Fähigkeit, in Umgebungen mit mehreren Partnern und in multikulturellen Umgebungen zu arbeiten.
-Flexibilität, Fähigkeiten zur Problemlösung und die Fähigkeit, Arbeitsbelastungsspitzen zu bewältigen Anmeldefristen, Kursstarts und Veranstaltungen 
-Fähigkeit, Papier- und digitale Dokumentation strukturiert zu organisieren und zu archivieren 
-Gute Kenntnisse im Verfassen von Kurzberichten, Listen und Überwachungstabellen 
-Ausgezeichnete Beherrschung der IT-Tools: MS Word, Outlook, Teams und Excel 
-Kenntnisse des lokalen Kontexts und der territorialen Dienste (Arbeitsvermittlungszentren, soziale Dienste, zivilgesellschaftliche Organisationen) sind von Vorteil

5. ARBEITSMODALITÄTEN UND ZEITPLAN 
Die Vertragsdauer und die Vergütung werden während der Vertragsphase festgelegt.

Der Sekretär wird autonom arbeiten, sowohl persönlich in den Büros der Fondazione Progetto Arca in Kiew, in Projekträumen in Kiew und gelegentlich in Riwne als auch aus der Ferne. Während er autonom arbeitet, muss sich der Sekretär in Bezug auf die monatlich vereinbarten Arbeitszeiten an die Projektanforderungen anpassen.

Diese Position steht ausschließlich Kandidaten offen, die eine gültige FOP-Arbeitserlaubnis in der Ukraine besitzen.

Bewerbungsfrist: 22. Februar 2026