Leitender Spezialist der Personal- und Unternehmenskulturabteilung / Senior People and Culture Officer in FHI 360

Standort: Kiew, Ukraine 

Vertragsdauer: bis 30. September 2026

Über FHI 360 und EpiC 

FHI 360 ist eine gemeinnützige Organisation für menschliche Entwicklung, die sich der dauerhaften Verbesserung des Lebens durch die Förderung integrierter, lokal vorangetriebener Lösungen widmet. Zu unserem Personal gehören Experten in den Bereichen Gesundheit, Bildung, Ernährung, Umwelt, wirtschaftliche Entwicklung, Jugend, Forschung, Technologie, Kommunikation und soziales Marketing – und schaffen so eine einzigartige Kombination von Fähigkeiten, um die miteinander verbundenen Entwicklungsherausforderungen von heute zu bewältigen. FHI 360 bedient mehr als 50 Länder sowie alle US-Bundesstaaten und Territorien. 

Das Projekt Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) ist ein achtjähriges (2019–2027) globales Gesundheitsprojekt, das ursprünglich vom US-Außenministerium (DoS) im Rahmen des AIDS-Notfallplans des Präsidenten finanziert wurde Erleichterung (PEPFAR). EpiC ist in rund 50 Ländern tätig und kümmert sich um wichtige Herausforderungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit wie HIV/AIDS, Pandemievorsorge und globale Gesundheitssicherheit.  

In der Ukraine erhält das Projekt Global Health Security (GHS)-Mittel zur Stärkung globaler, regionaler und lokaler öffentlicher Gesundheitssysteme und baut dabei auf umfassenden Erfahrungen und vorhandenen Fähigkeiten auf, die mit den nationalen GHS-Prioritäten und den Zielen der US-Regierung übereinstimmen. EpiC wird die nationalen und regionalen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, die Forschungsinstitute und regionalen Abteilungen des Staatsdienstes der Ukraine für Lebensmittelsicherheit und Verbraucherschutz, akademische Einrichtungen sowie Organisationen der Zivilgesellschaft unterstützen. Stärkung der GHS-Kapazitäten in den Bereichen Infektionsprävention und -kontrolle (IPC), antimikrobielle Resistenz (AMR) und Gesundheitsnotfallmanagement (HEM), mit besonderem Schwerpunkt auf der Prävention, Erkennung und Reaktion auf Ausbrüche von Infektionskrankheiten von epidemischer Bedeutung. Alle Aktivitäten werden an nationalen Vorschriften, Richtlinien und Standards sowie relevanten internationalen Rahmenwerken ausgerichtet.   

FHI 360 sucht qualifizierte Kandidaten für einen Senior People and Culture Officer mit Sitz in Kiew, Ukraine. Diese Stelle steht ukrainischen Staatsangehörigen offen, die in der Ukraine wohnen oder bereit sind, in die Ukraine umzusiedeln. Fachliche Kenntnisse der ukrainischen Sprache in Wort und Schrift sind erforderlich.   

Auftragszusammenfassung: 

Die Senior People & Culture Officer unterstützt den People & Culture Manager bei der Implementierung effizienter Standardprozesse im Personalwesen (HR), einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Leistungsverwaltung, Mitarbeiterbeziehungen, HRIS, Schulung und Entwicklung sowie Leistungsmanagement. Behandelt Mitarbeiterbeziehungsprobleme, wie z. B. Beschwerden neuer Mitarbeiter oder andere Mitarbeiteranliegen. Dient als Ansprechpartner für Team und Manager bei Fragen zu ihren persönlichen Mitarbeiterdaten. Kann Orientierungen für neue Mitarbeiter durchführen und Austrittsgespräche mit Mitarbeitern erleichtern.  Erstellt spezielle Berichte mithilfe von HRIS-Daten und überwacht die Ablage und Organisation von HR-Unterlagen sowie sonstige administrative Unterstützung.     Schriftstil: inherit">Verantwortlichkeiten: 

• Überwachen Sie die administrative Unterstützung des Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesses mit Teammitgliedern, um einen reibungslosen Prozessablauf von der Identifizierung einer offenen Stelle bis zur Besetzung dieser Stelle und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sicherzustellen.  

• Überwachen Sie die Übermittlung von Mitarbeiterdaten für Neueinstellungen in Personalinformationssystemen (HRIS), verarbeiten Sie die erforderlichen Formulare und Daten; halten Sie das System bei Änderungen wie Mitarbeiterbeförderungen und -entlassungen auf dem neuesten Stand; stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter- und Gesamtpersonalbesetzung in HRIS korrekt sind.   

• Kontaktiert den ESC der Zentrale bezüglich der Erstellung neuer Mitarbeiter-IDs und der Aktualisierung von Organigrammen.  

• Verfolgt Gehaltsangebote und arbeitet mit People & Culture Manager zusammen, um interne und externe Marktkapitalisierung zu erzielen. 

• Führt Neueinstellungen durch Orientierung/Onboarding. Bietet neu eingestellten Mitarbeitern eine allgemeine Orientierung, um sie mit der Geschichte, Mission, Struktur, Programmen, Leistungen, Richtlinien und Verfahren von FHI 360 vertraut zu machen. 

• Leiten Sie die Mitarbeiter an die Schulungsressourcen von FHI 360 heran, einschließlich der obligatorischen FHI 360-Schulung; besprechen Sie den Schulungsbedarf mit verschiedenen Abteilungen und/oder Projektteams, bereiten Sie die vorgeschlagenen Schulungsaktivitäten vor und präsentieren Sie sie und planen Sie sie basierend auf Bedürfnissen und Anforderungen. Erstellt Berichte für obligatorische Schulungen wie den Ethik- und Sicherheitskodex.  

• Stellen Sie sicher, dass das HR SharePoint der Ukraine organisiert, gepflegt, vollständig und aktualisiert ist. Entwickelt und implementiert ein Tracking-System, um wichtige Kennzahlen für die Messung und Vorhersage von Personalaktivitäten zu melden. 

• Funktioniert mit People & Culture Manager und Regional People & Culture-Partner bei Bedarf, um den FHI 360-Leistungsmanagementplan zu überprüfen; Vorbereitung und Koordinierung von Schulungen zum Leistungsmanagement, einschließlich Schulungen zum jährlichen Bewertungsprozess für FHI 360-Mitarbeiter; leitet und coacht die Mitarbeiter bei Bedarf durch den Prozess. 

• Erstellen und verwalten Sie einen Kalender und einen Prozess für die Durchführung jährlicher und Probezeit-Leistungsbewertungen von Mitarbeitern. Zugleiter, deren Aufgabe es ist, Beurteilungen der Mitarbeiter in ihren Einheiten durchzuführen und die Einhaltung des Prozesses zu überwachen.  

• Pflege, Überwachung und Nachverfolgung der Probezeit des örtlichen Personals. Benachrichtigen Sie die Vorgesetzten, wenn jährliche Beurteilungen fällig sind, und verwalten Sie alle daraus resultierenden Personaländerungswünsche. 

• Koordinieren Sie sich mit Learning and Development, um berufliche Weiterentwicklungs- und Schulungsmöglichkeiten für Mitarbeiter zu entwickeln und/oder zu identifizieren. Reagieren Sie auf effiziente und professionelle Weise auf alle Anfragen Ihrer Mitarbeiter nach administrativer Unterstützung im Personalbereich, bei Bedarf mit der Unterstützung des Personalmanagers. 

• Unterstützt das ukrainische People & Culture-Team bei der Verwaltung von Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungsprozessen für das Büro in der Ukraine. 

• Verbessert die Attraktivität der Organisation durch die Empfehlung neuer Richtlinien und Praktiken; Überwachung von Stellenangeboten und Vergütungspraktiken. 

• Beteiligt sich an der Aktualisierung von Personalrichtlinien, -verfahren und anderer Korrespondenz, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen, Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion im Einklang mit den ukrainischen Arbeitsgesetzen zu fördern.  

• Kommunizieren Sie effektiv mündlich und schriftlich mit allen Mitarbeitern über HR-Richtlinien und -Verfahren. 

• Kann bei Trennungsprozessen/Austrittsgesprächen hilfreich sein. 

• Identifiziert häufig gestellte Fragen und gibt Empfehlungen, wie Informationen an Mitarbeiter kommuniziert werden sollten. 

• Führt HR-Trendanalysen und Berichtsaktivitäten durch, um Chancen zu identifizieren und dem Management Lösungen zu empfehlen. 

• Kann routinemäßige Probleme mit Mitarbeiterbeziehungen untersuchen und lösen. 

• Zusätzliche Aufgaben nach Wunsch. 

Bildungsqualifikation und Erfahrung 

• Bachelor-Abschluss oder dessen internationales Äquivalent in Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften, Finanzen, Personalwesen  

• 5-7 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung umfassender HR-Verwaltungsunterstützung in einer Büroumgebung. 

• Vorherige Berufserfahrung in einer Nichtregierungsorganisation (NGO) von Vorteil. 

• Kenntnisse im Umgang mit MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) und HRIS/Datenbanksystemen. 

• Kulturelle Sensibilität und fundiertes Verständnis für die Bedürfnisse gefährdeter Bevölkerungsgruppen. 

• Fließend Ukrainisch mit hervorragenden mündlichen und schriftlichen Englischkenntnissen. 

• Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten und große Arbeitsmengen mit minimaler Aufsicht abzuliefern. 

• Fähigkeit, innerhalb eines Landes oder einer Region und bei Bedarf auch international zu reisen.  

• Muss fließend Ukrainisch lesen, schreiben und sprechen können und über gute Englischkenntnisse verfügen 

 Typische körperliche Anforderungen: 

• Typische Büroumgebung. 

• Fähigkeit, stundenlang auf den Computerbildschirm zu schauen und sich wiederholende Arbeiten auf einer Tastatur auszuführen. 

• Fähigkeit, über längere Zeiträume zu sitzen und zu stehen. 

• Fähigkeit, bis zu 5 Pfund zu heben/bewegen. 

• Personal Computer/Laptop, Microsoft-Anwendungen (z. B. Office 365, SharePoint, Teams), Mobiltelefon-/Mobiltechnologie und Standard-Büroausrüstung. 

Reiseanforderungen: 

• Wenigerals 10 % 

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die in englischer Sprache eingereicht werden.

Bitte bewerben Sie sich über den Link oben auf der Stellenausschreibungsseite Oder senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben per E-Mail an [email protected] mit „Senior People and Culture Officer“ in der Betreffzeile

Kandidaten mit Behinderungen werden aufgefordert, sich zu bewerben.

Diese Stellenbeschreibung fasst die Hauptaufgaben der Stelle zusammen. Es schreibt weder vor noch beschränkt es die genauen Aufgaben, die zur Erfüllung dieser Aufgaben übertragen werden dürfen. Dieses Dokument sollte in keiner Weise als Arbeitsvertrag ausgelegt werden. Das Management behält sich das Recht vor, dieses Dokument jederzeit zu überprüfen und zu überarbeiten. Managementfähigkeiten.