Offene Stelle im Dienstplan / LEITER DES UNTERBÜROS / STELLVERTRETENDER LEITER FÜR VERWALTUNGS- UND PROGRAMMAKTIVITÄTEN in Premiere Urgence Internationale

Premier Urzhans International (PUI) ist eine gemeinnützige, unpolitische und nichtreligiöse humanitäre NGO-Organisation PUI startete im Februar 2015 humanitäre Aktivitäten in der Ukraine mit dem Ziel, den Zugang zu primärer Gesundheitsversorgung für die lokale Bevölkerung und die vom bewaffneten Konflikt betroffenen Binnenvertriebenen wiederherzustellen und sicherzustellen und dadurch die Lebensbedingungen zu verbessern Sicherstellung ihrer Grundbedürfnisse.

Arbeitsort: m. Dnipro

META

Unter der Leitung des Verwaltungsleiters und Programmaktivitäten und von Durch die Übertragung seiner Befugnisse trägt der stellvertretende Leiter der Verwaltungs- und Programmaktivitäten die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße operative Leitung und Verwaltung der Aktivitäten des PUI in der Region Donezk innerhalb seines geografischen Tätigkeitsbereichs in Donezk . Der stellvertretende Leiter der Verwaltungs- und Programmaktivitäten überwacht außerdem die Situation, um die Relevanz der Programme und deren Übereinstimmung mit den vorrangigen Bedürfnissen sicherzustellen. In dieser Position ist er/sie auch dafür verantwortlich, PUI in der Region Donezk auf lokaler Ebene zu vertreten, unter anderem bei Koordinierungsveranstaltungen mit anderen Institutionen, sowie für die Gewährleistung der direkten Kommunikation zwischen dem Feldkoordinator, dem Team und der Nationalmannschaft.  Er/sie ist außerdem für die Verwaltung des Büros, der Flotte und des Personals in der Region verantwortlich. Darüber hinaus ist der stellvertretende Leiter der Verwaltungs- und Programmaktivitäten für die Sicherheit in seinem geografischen Gebiet verantwortlich und gewährleistet alle Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Notfallpläne und Standardarbeitsanweisungen.

AUFGABEN UND AUFGABEN

• Der stellvertretende Leiter der Verwaltungs- und Programmaktivitäten ist für die rechtzeitige Umsetzung des PUI-Programmkomplexes in seinem Unternehmen verantwortlich geografisches Tätigkeitsgebiet (Region Donezk).
• Mit der Unterstützung der Programmmanager und des Feldkoordinators trägt er/sie die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der Programme und deren reibungslosen Betrieb in der Region Donezk.< /li>
• Er/sie leitet auch das Mandat des Feldkoordinators für Objektschutz und -sicherheit und Personen, die unter der Verantwortung der PUI stehen, an den Einsatzorten im Gebiet Donezk.
• Der stellvertretende Leiter der Verwaltungs- und Programmaktivitäten ist für die Entwicklung von Programmen und die operative Umsetzung im Gebiet Donezk verantwortlich mit dem strategischen Plan der PUI im Land und in Zusammenarbeit mit Programm- und operative technische Koordinatoren.
• Der stellvertretende Leiter der Verwaltungs- und Programmaktivitäten trägt als Mitglied des Basismanagementteams zur Erfüllung der Ziele und Vorgaben der Dnipro-Basis der PUI im Land bei , durchführenund andere Aufgaben auf Anfrage und/oder auf Anweisung des Feldkoordinators.
• Kontextanalyse und Mitwirkung bei der Umsetzung der Partnerschaftsstrategie: Beteiligt sich an der Kontextanalyse der Region(en), in der die Basisinterventionen durchgeführt werden, an der Erforschung neuer Standorte und unterbreitet seine Vorschläge zu möglichen Projekten für die Basis im Hinblick auf festgestellte Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe.
• Unterstützt die Programmabteilung bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern: Verantwortlich für den Aufbau und die Aufrechterhaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern auf regionaler Ebene, den ordnungsgemäßen Dokumentenfluss hinsichtlich der Umsetzung von Maßnahmen in Abstimmung mit dem Programmteam, die Sicherstellung der Sammlung von Dokumenten externer Stellen sowie die ordnungsgemäße Archivierung.
• Interne und externe Koordination: Beteiligt sich aktiv an der internen Kartierung von Diensten und unterstützt die Programmabteilung bei der Erstellung einer Empfehlungskarte, wobei ein besonderes Augenmerk auf zivilgesellschaftliche Organisationen gelegt wird. Und stellt auch Verbindungen zu mehreren Organisationen her, einschließlich lokaler Behörden.
• Kommunikation und Interaktion mit lokalen Behörden auf Basisebene: Unterstützt das Management der Basis und der Programmabteilung beim Aufbau und der Pflege von Kontakten mit lokalen Behörden auf der Ebene des Gebiets, des Bezirks und der Gemeinde, unterstützt bei externen Treffen und beteiligt sich an der Datenerhebung über die Erfolge der PUI-Aktivitäten in die Gebiete, in denen die Intervention durchgeführt wird.

Spezifische Ziele und damit verbundene Aktivitäten

1. Nehmen Sie an der Kontextanalyse auf Ebene teil Basis, Identifizierung von Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe und potenzieller Interventionsbereiche

• Beteiligt sich an der Entwicklung einer operativen Strategie auf Basisebene, Identifizierung von Lücken bei der Bereitstellung humanitärer Hilfe, potenzielle Partner für zukünftige Projekte;
• Beteiligt sich an der Suche nach neuen Orten für Veranstaltungen;
• Verantwortlich für die Herstellung von Kontakten mit lokalen Behörden und die ordnungsgemäße Nachverfolgung sie;
• Stellt die Relevanz und Aktualität der Daten und Informationen sicher, die PUI externen Stakeholdern zur Verfügung stellt;
• Verantwortlich für das Sammeln von Feedback zu PUI-Aktivitäten von lokalen Stakeholdern;
• Überwacht die Entwicklung der humanitären Unterstützung durch lokale Akteure in den Gebieten, in denen die Basiseinsätze durchgeführt werden.

2.  Sorgen Sie dafür Sicherheit von Eigentum und Personen, die in der Struktureinheit arbeiten:

• Er/sie stellt sicher, dass der Sicherheitsplan für die Struktureinheit aktuell ist und jeder ihn kennt und versteht (z. B. internationale, aber auch nationale Mitarbeiter). Er/sie aktualisiert Sicherheitspläne im Falle von Notfallsituationen wie Beschuss, Angriffen oder Änderungen im Sicherheitskontext.
• Sorgt für die Erhebung von Sicherheitsdaten für seinen/ihren Einsatzbereich, analysiert und stellt seinem/ihrem unmittelbaren Vorgesetzten regelmäßig oder bei Bedarf auch in dringenden Fällen etwas zur Verfügung.
• Er/sie achtet darauf, dass die ihm/ihr zur Verfügung stehenden materiellen und personellen Ressourcen ausreichenGewährleistung der optimalen Sicherheit von Teams, Materialien und Begünstigten.
• Im Falle eines Sicherheitsvorfalls (unabhängig davon, ob dieser aufgetreten ist oder vermieden wurde) stellt er/sie sicher, dass die Informationen unverzüglich an seinen/ihren direkten Vorgesetzten weitergegeben werden und er/sie darüber Bericht erstattet Es erfolgt gemäß den Anweisungen der PUI.
• Er/sie ist für die Erstellung eines Vorfallberichts verantwortlich, der unverzüglich an seinen/ihren direkten Vorgesetzten gesendet werden muss an den Vorgesetzten.
• Er/sie ist für die Überwachung der Arbeit des Sicherheits- und Kommunikationsmitarbeiters verantwortlich. Er/sie stellt sicher, dass dieser Mitarbeiter über alle notwendigen Werkzeuge verfügt, um gute Beziehungen zu den örtlichen Verwaltungsbehörden und Sicherheitsdiensten aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

3. Interne und externe Koordination und Vertretung

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• Er/sie sammelt, analysiert und verbreitet intern relevante Informationen über den humanitären Kontext, identifizierte Bedürfnisse, öffentliche Ordnung und Stakeholder-Aktivitäten um die Programmplanung und -verabschiedung zu informieren Entscheidungen;
• Er/sie unterstützt die Mitglieder der Programmabteilung bei externen Treffen und vertritt bei Bedarf die entsprechenden Kollegen in Treffen mit Clustern, wenn diese abwesend sind;
• Vertritte eine aktive Teilnahme an der Besprechung und Präsentation von Informationen zur internen Kartierung von Diensten;
• Er/sie unterstützt die Programmabteilung der Basis bei der Erstellung einer Umleitungskarte mit Schwerpunkt auf zivilgesellschaftlichen Organisationen;< /li>

4 . Kommunikation und Interaktion mit lokalen Behörden auf Oblastebene

• Er/sie unterstützt das Basismanagement und die Programmabteilung beim Aufbau und der Pflege von Kontakten mit lokalen Behörden auf Oblast- und Distriktebene auf Ebenen und auf Gemeindeebene sowie bei der Umsetzung weiterer Maßnahmen;
• Unterstützt das Management der Basis bei Treffen mit lokalen Behörden;
• Nimmt aktiv teil Sammeln von Daten über Aktivitäten und Erfolge PUI in den Gebieten, in denen die Intervention durchgeführt wird, und bei Bedarf in weiterer Zusammenarbeit mit lokalen Behörden;

5. Bereitstellung logistischer, administrativer und finanzieller Unterstützung für die Basis

• Mit Unterstützung der Logistikabteilung der Basis hat er /Sie stellt die Bedürfnisse der Struktureinheit sicher (Unterstützung, Programmierung) und kommuniziert diese Bedürfnisse monatlich an den Verwaltungsleiter, während sie gleichzeitig die Einhaltung interner und Geberverfahren sicherstellt und sicherstellt, dass die Verpflichtungen mit den verfügbaren Verpflichtungen übereinstimmen Budget.
• Gewährleistet die Ausstattung des Büros und die Verfügbarkeit der Mindestinfrastruktur (Büro- und Wohnräume, Geschäfte, eine Apotheke und Schlafplätze), die für die Arbeitsausführung und die Unterbringung von Teams erforderlich ist optimale Sicherheitsbedingungen.
• Verantwortlich für Kostenoptimierung; nutzt zu diesem Zweck die Haushaltskontrolle; stellt ausreichende finanzielle Ressourcen für den Betrieb der Basis sicher.
• Bezüglich der Budgetüberwachung nimmt er/sie an der Teamanalyse teil (zusammen mit dem technischen Leiter, dem Verwaltungsleiter und dem Logistikleiter) und ist für die Identifizierung von Anomalien und verantwortlich Einführung von Vorschlägen zu seinem bdirekter Vorgesetzter und Finanzkoordinator bezüglich deren Anpassung.
• Er/sie sorgt für die Einhaltung der Buchhaltungsprozesse in der Verwaltungsabteilung, in der strukturierten Abteilung und berichtet dem Leiter der Verwaltungstätigkeiten gemäß dem vereinbarten Zeitplan.
• Gemeinsam mit dem Leiter der Verwaltungstätigkeit stellt er/sie das Funktionieren des internen Kontrollsystems in der Strukturabteilung sicher.
• Gewährleistet die Einhaltung der Verfahren zur Erfüllung der Ausgabenverpflichtungen und beteiligt sich am Prozess der Genehmigung von Bestellungen.

QUALIFIKATIONSANFORDERUNGEN

Bildung: 

• Ausbildung in der Fachrichtung „Politikwissenschaft“, „Verwaltungsmanagement“ oder einer verwandten Fachrichtung. 
• Humanitäre Werte und humanitäre Verhandlungen - obligatorisch

Erfahrung funktioniert: 

• Mindestens 2 Jahre Tätigkeit im Nichtregierungssektor

Vorzugsweise:

• Erfahrung in der Arbeit mit PUI
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Nichtregierungsorganisationen 
• Erfahrung in der Logistik
• Erfahrung im Projektmanagement

Sprachkenntnisse: fließend Ukrainisch und gute Englischkenntnisse. 

Wissen und Fähigkeiten: 

• Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten 
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten

Vorzugsweise: 

• Fähigkeit und Interesse am Lernen und Anpassen 

PC-Kenntnisse: 

• Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Suite (mit Schwerpunkt auf Excel und Word).

Notwendige persönliche Merkmale (Beitritt zum Team, Übereinstimmung mit Position und Aufgaben)

• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, Initiative zu ergreifen und Verantwortung in einem proaktiven Ansatz zu übernehmen 
• Motiviert, flexibel und anpassungsfähig an die Bedürfnisse des Teams und der Organisation 
• Starke Einhaltung humanitärer Grundsätze 
• Stressresistenz 
• Diplomatie und Offenheit 
• Gute analytische Fähigkeiten
• Organisiert und in der Lage, Prioritäten und eine vielfältige Arbeitsbelastung zu bewältigen 
• Fähigkeit, effiziente und zeitnahe Ergebnisse zu garantieren 
• Die Fähigkeit, Probleme zu lösen und das Vorhandensein von Führungsqualitäten 
• Fähigkeit, professionell und ausgereift zu arbeiten und zu verwalten 
• Die Fähigkeit, sich in die lokale Umgebung unter Berücksichtigung ihrer politischen, wirtschaftlichen und historischen Besonderheiten zu integrieren

BEDINGUNGEN

Bewerber, die die Auswahl bestehen, werden in eine Liste vorab genehmigter Kandidaten aufgenommen, um sie möglicherweise für zukünftige PUI-Stellen in Betracht zu ziehen.

Arbeitstage: Montag bis Freitag

• Interessierte Kandidaten sollten ihren Lebenslauf auf Englisch einreichen. 
• Der Test und das Interview finden ebenfalls ausschließlich auf Englisch statt.
• PUI behält sich das Recht vor, fortlaufend Interviews mit Kandidaten zu führen.

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Premiere Urgence Internationale (PUI) ist eine gemeinnützige, unpolitische und nicht-religiöse humanitäre NGO. PUI begann im Februar 2015 mit der humanitären Intervention in der Ukraine. Ziel der Mission ist es, den gleichberechtigten Zugang der vom militärischen Konflikt betroffenen lokalen und vertriebenen Bevölkerung zur primären Gesundheitsversorgung zu verbessern oder wiederherzustellen und ihre Lebensbedingungen durch die Deckung ihrer Grundbedürfnisse zu verbessern.

Arbeitsort - Dnipro

ALLGEMEINES ZIEL

Unter der Aufsicht des Feldkoordinators und durch die Übertragung seiner Befugnisse trägt der Leiter der Unterstelle die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Betriebsführung und Leitung der Aktivitäten von PUI im Oblast Donezk, in seinem/ihrem geografischen Einsatzgebiet in Donezk. Der Leiter des Unterbüros überwacht außerdem den Kontext, um sicherzustellen, dass die Programmierung relevant ist und auf vorrangige Bedürfnisse eingeht. In dieser Funktion ist er/sie auch dafür verantwortlich, PUI in der Region Donezk auf Feldebene zu vertreten, einschließlich in Koordinierungsforen mit anderen Agenturen, und für die Bereitstellung der direkten Verbindung in der Kommunikation zwischen dem Feldkoordinator, dem Team und dem Landesteam. 

Er/sie ist außerdem für die Büroleitung, den Fuhrpark und das Personal in der Region verantwortlich.

Zuletzt sorgt der Leiter der Unterstelle für das Sicherheitsmanagement seines geografischen Gebiets und sorgt für die gesamte Sicherheit und Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Notfallplänen und Standardarbeitsanweisungen.

AUFGABEN UND PFLICHTEN

• Der Leiter der Zweigstelle trägt die Verantwortung für die insgesamt pünktliche Bereitstellung des PUI-Programmportfolios in seinen/ihren geografischen Einsatzgebieten (Region Donezk). 
• Mit der Unterstützung der Programmmanager und des Feldkoordinators trägt er/sie die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Programme und den reibungslosen Ablauf der Unterstützungsdienste im Oblast Donezk. 

• Er/Er hat auch die DelegationEinrichtung des Feldkoordinators für die Sicherheit von Gütern und Menschen unter der Verantwortung von PUI in den Einsatzgebieten im Oblast Donezk. 
• Der Leiter der Außenstelle ist an der Quelle der Programmentwicklung und operativen Positionierung im Gebiet Donezk, im Einklang mit der PUI-Länderstrategie und in Zusammenarbeit mit programmatischen und operativen technischen Koordinatoren. 
• Der Leiter des Außenbüros trägt als Mitglied des Basismanagementteams durch andere Aufgaben, die vom Feldkoordinator gefordert und/oder angewiesen werden, zur Erfüllung der Ziele und Vorgaben der PUI-Basis Dnipro im Land bei .
• Kontextanalyse und Beteiligung an der Umsetzung der Partnerschaftsstrategie: Er/sie beteiligt sich an der Kontextanalyse der Region(en) der Basisgebiete der Interventionen, an der Erkundung der neuen Standorte und liefert seine/ihre Beiträge für die möglichen Projekte für die Basis im Hinblick auf festgestellte Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe.
• Unterstützung des Programmteams bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern: Er/sie ist verantwortlich für den Aufbau und die Aufrechterhaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern auf Oblastebene, Ordnungsgemäßer Dokumentenfluss der Aktivitäten, Umsetzung in Abstimmung mit dem Programmteam, Verknüpfung der Sammlung von Dokumenten mit externen Akteuren und ordnungsgemäße Archivierung. 
• Interne und externe Koordination: Er/sie beteiligt sich aktiv an der internen Servicekartierung und unterstützt das Basisprogrammteam bei Empfehlungskartierungen, mit Schwerpunkt auf Organisationen der Zivilgesellschaft. Und Vernetzung mit mehreren Einheiten, einschließlich der lokalen Behörden
• Verbindung und Zusammenarbeit mit lokalen Behörden auf Basisebene: Er/sie unterstützt das Basismanagement und das Programmteam beim Aufbau und der Pflege von Kontakten mit Oblast, Region und anderen Kommunalbehörden auf Hromada-Ebene, bietet Unterstützung bei externen Treffen und beteiligt sich an der Datenerfassung der Erfolge von PUI-Aktivitäten in Interventionsbereichen.

Spezifische Ziele und verknüpft Aktivitäten

1. Beteiligung an der Kontextanalyse auf Basisebene, Identifizierung der Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe und potenzieller Interventionsbereiche.

• Er/sie beteiligt sich an der Entwicklung der operativen Strategie auf Basisebene, der Identifizierung von Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe und potenzieller Partner für die Zukunft Projekte;
• Er/sie beteiligt sich an der Erkundung neuer Standorte für Aktivitäten Umsetzung;
• Er/Sie ist für die Herstellung von Kontakten mit den lokalen Behörden und deren ordnungsgemäße Nachverfolgung verantwortlich;
• Er/Sie stellt sicher, dass die Daten und Informationen, die PUI externen Interessengruppen zur Verfügung stellt, korrekt sind relevant und aktuell; 
• Er/sie ist dafür verantwortlich, Feedback zu den PUI-Aktivitäten von lokalen Interessenvertretern einzuholen.
• Er/sie überwacht die Entwicklung der humanitären Unterstützung, die von lokalen Akteuren in Basisgebieten der Intervention geleistet wird.< /li>

 2. Gewährleisten Sie die Sicherheit von Eigentum und Personen in der Außenstelle: