Empfangsdame (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht eine qualifizierte Fachkraft für die Projekte im Resilient Society Cluster  zur Besetzung der Position des

Rezeptionisten (Vollzeit, Kiew)

(Interner SAP-Code: Rezeptionistin)

 Die Projekte werden vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) gefördert, von der Europäischen Union (EU) kofinanziert und von der GIZ umgesetzt. Während das Programm vor allem eine Zusammenarbeit mit den östlichen Regionen Charkiw, Tschernihiw, Dnipro, Cherson, Mykolajiw, Odessa, Saporischschja, Sumy, Donezk und Luhansk (GCA) vorsah, weitet es seine Aktivitäten nun als direkte Antwort auf die russische Invasion schrittweise geografisch aus; Dadurch werden Aktivitäten in der gesamten Ukraine unterstützt. Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Qualität sozialer, medizinischer und administrativer Dienstleistungen sowie deren Zugänglichkeit zu verbessern, insbesondere im Hinblick auf die Bedürfnisse schutzbedürftiger Bevölkerungsgruppen. Zu diesem Zweck wird das Projekt eine breite Palette lokaler/nationaler und internationaler Partner und Interessengruppen koordinieren und mit ihnen zusammenarbeiten.

Hauptverantwortungen und Aufgaben:

• Treffen und Begrüßen von Besuchern und Gästen des RSC (Resilient Society Cluster):
• betätigt die Eingänge sowie den Anrufbeantworter entsprechend;
• sammelt Informationen über Besucher und informiert die Sicherheit des Business Centers entsprechend;
• begrüßt Besucher und Gäste im Empfangsbereich und stellt ihnen die gewünschten Informationen und Unterstützung zur Verfügung.
• Beantwortet eingehende Anrufe:
• beantwortet Anrufe und Nachrichten auf professionelle Weise und sammelt Informationen, die an das zuständige Personal weitergeleitet werden.
• Registriert eingehende und ausgehende Rechnungen und andere Dokumente:
• registriert alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen und zugehörigen Dokumente gemäß den festgelegten Bestimmungen Regeln;
• kombiniert Rechnungen mit Abnahmebescheinigungen und Stundenzetteln sowie anderen Belegen;
• übersetzt Rechnungen und Belege wo angemessen
• Überwacht Kurierdienste:
• stellt die genaue Registrierung aller eingehenden und ausgehenden Post sicher;
• empfängt, sortiert und verteilt alle eingehenden Postsendungen, Briefe und Pakete;
• organisiert die Lieferung verschiedener Arten von Materialien und Waren an Kiew und regionale Büros (ROs);
• stellt das korrekte Ausfüllen aller erforderlichen Dokumente für den Versand wertvoller Lieferungen sicher;
• verbindet sich mit Kurierdienstanbietern bei allen laufenden Fragen;
• bietet Verwaltungsbeamten und anderem Personal in ROs Unterstützung und Anleitung in Kurierdienstangelegenheiten
• überprüft monatliche Kurierdienstrechnungen auf Richtigkeit und teilt sie nach PNs auf;
• sammelt Statistiken zu den monatlichen Kosten für Kurierdienste.
• Überwacht die Beschaffung von Schreibwaren und anderen Büroartikeln
• verfolgt den Bestand an Schreibwaren und Haushaltswaren, Wasser und Lebensmitteln für den RSC-Bedarf;
• initiiert den Kauf der benötigten Warenmenge für RSC;
• stellt eine genaue Registrierung sicherEintragung der gekauften und vertriebenen Waren in den jeweiligen Registern;
• hält bei allen laufenden Fragen Kontakt zu den jeweiligen Anbietern
• nimmt an beschaffungsbezogenen Prozessen teil (führt Marktforschung durch, begründet die Lieferantenauswahl, erstellt Kostenberechnungen usw.);
• Unterstützt die Büroarbeit, unterstützt RSC-Mitarbeiter:
• stellt die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Listen mit Bürobesuchen/Kontakten/Adressen/Geburtstagen/ sicher. usw.;
• bucht auf Anfrage Besprechungsräume und hilft bei der Vorbereitung der Besprechungsräume;
• entwirft bei Bedarf Geschäftsbriefe und E-Mails;
• verwaltet die Verfügbarkeit von Zeitschriften im Empfangsbereich (falls und wann erforderlich);
• gewährleistet professionelle Büromanagementdienste für das Büro  inkl. Ausführung damit verbundener Aufgaben (Gewährleistung optimaler Arbeitsbedingungen; Wartung, Reparatur und Verbesserungen; Überwachung und Organisation der Einrichtung von Besprechungsräumen, Sozialbereichen, Arbeitsbereichen, Sanitärbereichen, Unterkünften)
• Weiterentwicklung der Büroräume für komfortable und moderne Arbeitsbedingungen; 
• Entspricht GIZ P+R, Verhaltenskodex, GIZ Vision und Mission.

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Hochschulbildung
• ausgezeichnete Englisch- und Ukrainischkenntnisse.
• Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld;
• Erfahrung mit Kurierdiensten und Wareneinkauf ist vorhanden ein Muss;
• Grundverständnis von Zahlungsdokumenten (für Waren und Dienstleistungen) ist ein Muss.
• Ordentliches und professionelles Auftreten, höflicher Umgang mit Besuchern und Mitarbeitern im RSC;
• verantwortungsvolle Herangehensweise an die täglichen Aufgaben;
• Teamplayer mit interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten, kunden- und serviceorientierter Einstellung;
• starke Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mit Zahlen zu arbeiten
• Fähigkeit zum Multitasking;
• Bereitschaft, Lösungen innerhalb der Verantwortungsbereich;
• gute Kenntnisse in EDV-Anwendungen und IT-Technologien (MS Office, Telefon, E-Mail, Internet, technische Ausstattung für Besprechungen und Konferenzen etc.);
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit dem Vorgesetzten abgestimmt.

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, Festgehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13 Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Fernarbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage pro Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein gleichstellungsorientierter Arbeitgeber und bietet ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit opMöglichkeiten zur Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten.

Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation darlegen, sich bis zum COB 17 Februar 2026, Dienstag zu bewerben. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ