Rezeptionistin in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht qualifizierte Fachkräfte für das Projekt „Berufsbildung in der Ukraine \ Skills4Recovery“ (im Folgenden „Projekt“) für den Cluster „Nachhaltige Wirtschaftsentwicklung“. ” in seinem Büro in Kiew, um die Position des:

Rezeptionisten (Vollzeit, Kiew zu besetzen >)

(interner SAP-Code: Receptionist) 

Das Projekt «Skills4Recovery» wird von der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH durchgeführt und vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) beauftragt. Die politischen Partner sind das Ministerium für Bildung und Wissenschaft der Ukraine und das Wirtschaftsministerium der Ukraine.

Ziel des Projekts „Skills4Recovery“ ist es, die Verfügbarkeit qualifizierter Arbeitskräfte für den ukrainischen Erholungsprozess zu erhöhen. Die Bereitstellung qualifizierter Arbeitskräfte in ausreichender Zahl basiert auf der Schaffung ausreichender Bildungschancen für alle Menschen im erwerbsfähigen Alter – dazu gehören die Erstausbildung junger Menschen und die Weiterbildung Erwachsener.

Aufgabenbereich: < /strong>

• Allgemeine Bürodienstleistungen, täglicher Empfang und Sekretariatsdienste (Beantwortung eingehender Anrufe, Bearbeitung eingehender und ausgehender Dokumente usw.)
• Treffen und Begrüßen von Besuchern und Gäste im Cluster-Büro, unterstützt und organisiert Treffen;
• Überwacht Kurierdienste; organisiert die Lieferung verschiedener Arten von Materialien und Gütern (Wasser, Schreibwaren, Haushaltswaren usw.); überwacht Schreibwaren, Haushaltswaren und andere Waren;
• Überwacht die Wartung des Büros und hält den Kontakt zum Vermieter;
• Sorgt für die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Listen mit Kontakten/Adressen/Geburtstagen/usw ;
• Entwirft bei Bedarf Geschäftsbriefe und E-Mails in englischer oder ukrainischer Sprache;
• Beteiligt sich an beschaffungsbezogenen Prozessen (Durchführung von Marktforschung, Begründung der Lieferantenauswahl, Vorbereitung der Kostenkalkulation, unterstützt die Eröffnungsteam der Beschaffungs- und Vertragsspezialisten etc.);
• Ablage von Dokumenten/Unterlagen gemäß den Ablageregeln der GIZ;
• Unterstützt die Büroarbeit, unterstützt die Geschäftsführung, die Finanz-/Verwaltungs- und technisches Personal;
• Führt auf Wunsch des Managements andere Aufgaben und Aufgaben aus. 

Anforderungen: 

• Bachelor-Abschluss oder vergleichbar;
• Hervorragende Ukrainisch- und Englischkenntnisse, Kenntnisse der deutschen Sprache sind von Vorteil;
• Sensibilität im Umgang und der Entsorgung potenziell wichtiger Dokumente;
• Mindestens 1- Jahr Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld;
• Erfahrung mit Kurierdiensten und Wareneinkauf;
• Grundlegendes Verständnis von Zahlungsdokumenten (für Waren und Dienstleistungen);
• Ordentliches und professionelles Auftreten, höflicher Umgang mit Besuchern und Mitarbeitern im Clusterbüro;
• Teamplayer mit interkultureller Kommunikationsfähigkeits, kunden- und serviceorientierte Einstellung;
• Ausgeprägte Liebe zum Detail und Fähigkeit, mit Zahlen zu arbeiten;
• Gute Kenntnisse in Computeranwendungen und IT-Technologien (MS Office, Telefon, Outlook). E-Mail-Programm, Internet, technische Ausstattung für Besprechungen und Konferenzen etc.);
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit dem Vorgesetzten abgestimmt