Assistent der Projektunterstützung in EUAM Ukraine

Der Projektunterstützungsassistent berichtet an den Leiter der Projektzelle. Als Teil der Projektzelle trägt der Projektunterstützungsassistent zur effizienten und effektiven Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben bei.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Das Projekt Der Support-Assistent muss gemäß dem EUAM-Mandat, dem Verhaltenskodex und den Allgemeinen Dienstbedingungen für lokal bei EUAM Ukraine beschäftigtes und in der Ukraine tätiges Vertragspersonal die folgenden Aufgaben ausführen:

• Unterstützen Sie den Projektleiter Zugeteilte Zellenaufgaben;
• Unterstützung der Abteilung Operations, Missionsunterstützung, Politik, Analyse und Koordinierung, Planung, Berichterstattung und Evaluierung beim Verwaltungsprozess von Projekten während des gesamten Projektzyklus; 
• Arbeiten Sie eng mit den Projektmanagern zusammen (auch in der mobilen Einheit und in den Außenstellen), um die Kommunikation über Projektverwaltung und Richtlinien sicherzustellen;
• Koordinieren Sie die Registrierung der Projekte der Mission mit den zuständigen ukrainischen Behörden und unterstützen die Projektmanager bei der Ausarbeitung von Spendenvereinbarungen;
• Gemeinsam mit den anderen Projektunterstützungsassistenten fungieren sie als komponentenübergreifende Unterstützungsstruktur innerhalb der Projektzelle für die Missionsoperationen im Bereich Projektadministration Angelegenheiten, insbesondere Finanzen und Beschaffung, während der Umsetzungsphase der Projekte;
• Unterstützung der Projektmanager der Mission bei der Entwicklung und Vorbereitung von Projektvorschlägen, einschließlich Budgets und Gantt-Diagrammen;
• Während Aufrechterhaltung der administrativen Verantwortlichkeiten des Projektmanagers in Übereinstimmung mit den relevanten SOPs (z. B. Projektmanagement, Beschaffung, Finanzen), Zentralisierung und Rationalisierung der Verwaltungsverwaltung und Unterstützung von Projekten und betrieblichen Ereignissen;
• Identifizierung und Antizipation der Verwaltung Perspektive in eine rechtzeitige Prognose potenzieller Risiken und Probleme, die sich auf die Projektabwicklung beziehen, und beraten die Projektteams zu Abhilfemaßnahmen;
• Tragen Sie zu Projektmanagementverfahren bei, teilen Sie Wissen aus administrativer Sicht und führen Sie Best Practices für den Betrieb und die Missionsunterstützung ein Abteilung; 
• Übersetzen Sie kleinere projektbezogene Dokumente vom Englischen in die ukrainische Sprache und umgekehrt, je nach Auftrag; 
• Entwerfen Sie offizielle Briefe und notieren Sie mündliche Notizen in der Kommunikation mit den Kollegen.
• Unterstützen Sie Projektmanager bei der Entwicklung, Planung und Organisation von Schulungen und Veranstaltungen in Bezug auf Verwaltungsangelegenheiten mit Project Cell und MSD ;
• Fungieren als Rahmenvertragsmanager für bestimmte Rahmenverträge nach Ernennung;
• Pflege, Entwicklung und Archivierung von Dokumenten und aufgezeichneten Daten in geeigneten Datenbanken, Tabellenkalkulationen und allen datenbezogenen Daten Dateien;
• Behandeln Sie Informationen vertraulich und diskret;
• Führen Sie alle anderen damit verbundenen Aufgaben aus, die von seinem/ihrem Vorgesetzten verlangt werden.

Qualifikationen und Erfahrung

Zulassungskriterien: 

• Genießen Sie die vollen Bürgerrechte und sind Sie nicht vorbestraft; 
• Staatsbürgerschaft der Ukraine und/oder hoErhalt einer dauerhaften Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis gemäß den ukrainischen Gesetzen;
• Erfolgreicher Abschluss der Sekundarschulbildung, bescheinigt durch ein Zertifikat;
• Nach Erhalt des Zertifikats über die vollständige Sekundarschulbildung müssen mindestens drei ( 3) Jahre einschlägige und nachgewiesene Vollzeit-Berufserfahrung im privaten und/oder öffentlichen Sektor; vorzugsweise mit internationalen oder nichtstaatlichen Organisationen bei der Projektumsetzung.

Wesentliche Kriterien:

• Sie müssen körperlich fit sein, um die Aufgaben wahrzunehmen bezogen auf die Stelle;
• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch und Ukrainisch, sowohl mündlich als auch schriftlich;
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Ukrainisch;
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrung mit dem Office Suite-Paket;
• Erfahrung in Positionen, die analytische und organisatorische Fähigkeiten, mit einem service- und projektorientierten Ansatz;
• Erfahrung in der Datenanalyse und Tabellenkalkulation.

Zusätzliche vorteilhafte Vorteile:

• Berufserfahrung in einem EU- und/oder internationalen Umfeld;  
• Erfahrung in der Arbeit in einem interkulturellen Umfeld unter Berücksichtigung der Vielfalt.

Persönlichkeitsvorteile:

• Sie haben ein starkes Gespür für Initiative, Verantwortung und Autonomie; 
• Währen Sie beim Umgang mit Informationen ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Diskretion;
• Fähigkeit, produktive und kooperative Arbeitsbeziehungen mit anderen Missionsmitgliedern aufzubauen;
• Fähigkeit zum Umgang Hilfsbereiter und höflicher Umgang mit Menschen, auch mit externen Kontakten;
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und auch unter Druck zeitnah eine hohe Arbeitsqualität zu liefern.

zur Bewerbung, Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular aus -https://www.euam-ukraine.eu/our-mission/vacancies/