Projektmanager in HelpAge International in Ukraine, Representative Office

Projektmanager 

Standort: Dnipro, mit häufigen Reisen zu Feldaktivitäten
Positionstyp: National
Positionsstatus: Vollzeit-, befristeter Arbeitsvertrag für die Projektlaufzeit
Berichtet an: Landesdirektor (CD)
Linienmanagement: Projektverantwortliche (POs)
Unterstützt: Sozialarbeiter (SWs)
Arbeitet direkt zusammen mit: Finanzleiter, MEAL-Manager, Beschaffungs- und Logistikmanager, lokalen Partner-NGOs und anderen
Gehalt: Basierend auf der HAI-Gehaltsskala

Über HelpAge International 

HelpAge International arbeitet mit Partnern und einem vielfältigen globalen Netzwerk von zusammen Mehr als 170 Organisationen in 90 Ländern unterstützen Millionen älterer Menschen dabei, ein sicheres, würdevolles und gesundes Leben zu führen. Durch unsere Partnerschaften und Kooperationen arbeiten wir daran, die Inklusion älterer Menschen in der gesamten Gesellschaft sicherzustellen und streben danach, eine gerechte und faire Welt für alle zu schaffen, unabhängig von ihrem Alter.

Unsere Arbeit wird von unserem Wunsch angetrieben, echte Wirkung für ältere Menschen zu erzielen, integrativ zu sein, partnerschaftlich zusammenzuarbeiten und aus unseren gemeinsamen Erfahrungen zu lernen. Unsere Strategie „Altern in einer gerechten Welt“ für 2030 legt fest, wie wir gemeinsam die Zukunft gestalten, die uns allen gemeinsam ist. Indem wir sicherstellen, dass unsere gesamte Arbeit Wohlbefinden, Würde und Stimme fördert, können wir einen positiven Einfluss auf das Leben aktueller und zukünftiger älterer Menschen haben.

 Über HelpAge Ukraine 

HelpAge ist seit 2014 in der Ukraine tätig, hat ein Büro in Kiew eröffnet und programmatische Öffentlichkeitsarbeit in der östlichen Region (Oblast Donezk und Luhansk) geleistet.  

HelpAge in der Ukraine verlegte seinen Hauptsitz im April 2022 aufgrund der vollständigen russischen Invasion von Kiew nach Lemberg. HelpAge hat jetzt Niederlassungen in Kiew, Lemberg und Dnipro. Die interne Koordination, einschließlich regelmäßiger Programmkoordinierungstreffen mit der Zentrale in London und anderen Länderkollegen, findet wöchentlich statt.

 Positionsübersicht

Der Projektmanager wird das vom Auswärtigen Amt (GFFO) finanzierte humanitäre Projekt „Inklusive humanitäre Schutz-, Gesundheits- und Grundversorgungsdienste für gefährdete ältere Menschen und Menschen mit Behinderungen, die vom Krieg in der Ukraine betroffen sind“ koordinieren. Zu Ihren Aufgaben gehören die Sicherstellung der Einhaltung der HelpAge-Richtlinien, die Verwaltung der Projektumsetzung, Überwachung und Berichterstattung, Budgetkontrolle und Partnerkoordination in den Oblasten Dnipro und Charkiw.

Grundlegende Aufgaben

Koordination (10 %):

• Förderung des Projektzusammenhalts durch Koordination mit lokalen Partnern.
• Gewährleistung der Projektqualität und -wirkung durch Verbindung mit dem Programmqualitätsteam aller Abteilungen 
• Bauen Sie Beziehungen zu Behörden auf der Ebene der Gemeinden auf. Sorgen Sie für eine gute Kommunikation sicherheitsrelevanter Informationen an jedem Standort, einschließlich verschiedener Außenstellen und Büros.
• Stellen Sie sicher, dass Sie an den relevanten Treffen mit Partnern und regionalen/lokalen Behörden teilnehmen. 

Projektct-Koordination (60 %) 

• Behalten Sie fundierte Kenntnisse der wichtigsten Projektdokumentation bei und stellen Sie sicher, dass die Projektleiter und Sozialarbeiter mit dem Projektziel, den Vorgaben und Aktivitäten, den erforderlichen Spenderverfahren und dem genehmigten Projektvorschlag vertraut sind.
• Überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten das bestehende Projektdesign, die Ziele, Ergebnisse, Indikatoren und das Budget, um sicherzustellen, dass sie angemessen und realistisch sind, und schlagen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
• Arbeiten Sie regelmäßig mit das Budget, um entsprechende Änderungen vorzunehmen
• Übernehmen Sie an den unterstützten Standorten die Gesamtüberwachung der Arbeitsplanungsprozesse, um sicherzustellen, dass Prioritäten identifiziert und geeignete Strategien zu deren Bewältigung umgesetzt werden.
• Gewährleistung der Projektqualität und der Anwendung bewährter Praktiken in den HAI-Programmstandards:
• Stellen Sie sicher, dass die Programmierprinzipien von HAI Ukraine, insbesondere geschlechtsspezifische, rechtebasierte und Fallmanagement-Ansätze, in alle Projektaktivitäten integriert werden.
• Maximieren Sie die Möglichkeiten, gewonnene Erkenntnisse und Bestleistungen zu integrieren Praktiken.
• Koordinieren und stellen Sie den Input der Mitarbeiter vor Ort sicher.
• Seien Sie für alle Aspekte der Rechenschaftspflicht für ein bestimmtes Projekt verantwortlich.
• Tragen Sie in Abstimmung mit dem MEAL-Team zur Datenerfassung, -speicherung und -analyse bei.
• Überwachen Sie einen Beschwerdereaktionsmechanismus (CRM) an den Projektstandorten, der sicherstellt, dass alle HAI-Begünstigten vertrauliche Beschwerden und Feedback zu HAI einreichen können, und stellen Sie sicher, dass Pos und SWs mit dem vertraut sind CRM.
• Gewährleistung von Datenschutz und Vertraulichkeit in allen Phasen des Prozesses.
• Koordinierung der Informationsbeschaffung und Erstellung von Berichten.
• Zusammenarbeit mit dem Finanzleiter zur Überwachung der monatlichen Projektausgaben und der ergriffenen Projektmaßnahmen im Falle von Über-/Unterausgaben mit Unterstützung des Vorgesetzten.
• Rekrutierung von POs und SWs durch transparente, strenge und fundiert begründete Verfahren im Einklang mit den HAI-Richtlinien und Werte
• Verwalten Sie die Leistung und Entwicklung von POs und SWs und geben Sie angemessenes und zeitnahes Feedback.
• Stellen Sie sicher, dass alle HAI Ukraine-Richtlinien von POs und SWs befolgt werden.
• Alle Projektinformationen (sowohl programmatisch als auch finanziell) für die Prüfung sind in der Außenstelle verfügbar und zugänglich.
• Unterstützung bei der Identifizierung und Vorbereitung der Erfolgsgeschichten der Begünstigten.
• Stellen Sie die Einhaltung der „Sichtbarkeit“-Anforderungen der Spender sicher (Logos, Fotos usw.).
• Unterstützen Sie POs und SWs in Sicherheitsfragen unter der Anleitung des Vorgesetzten und des Sicherheitsbeauftragten.
• Führen Sie regelmäßige Treffen mit Implementierungspartnern durch, um sicherzustellen, dass die Projektaktivitäten qualitativ hochwertig und rechtzeitig umgesetzt werden.
• Stellen Sie die erforderliche Unterstützung bereit, kontrollieren Sie sie monatlich und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen für den Spenderbericht gesammelt werden.
• Führen Sie regelmäßige Überwachungsbesuche vor Ort durch AoO 

Berichterstattung (25 %)

 Vorbereitung der monatlichen Berichterstattung, einschließlich Aktualisierung für KPIs.

• Vorbereitung und Bearbeitung der vom Spender benötigten Projektberichte auf Englisch zur Überprüfung durch den Vorgesetzten.
• Vorbereitung notwendiger Informationen, PPP für verschiedene Veranstaltungen zu Projektaktivitäten

Sonstiges (5 %) 

• Von englischsprachigen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie bei Bedarf mündliche und schriftliche Übersetzungen liefern.
• Unterstützung beim Verfassen von Projektberichten. 
• Andere programmbezogene Aufgaben, die vom direkten Vorgesetzten übernommen werden. 

Qualifikationen

Unverzichtbar

• Ausgeprägte Kenntnisse im Projektmanagement und die Fähigkeit, Qualität und Best Practices sicherzustellen.
• Verständnis der HAI-Programmierprinzipien (Gender, Rechte-basiert, Fallmanagement).
• Ausgezeichnete Teamfähigkeit und Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
• Starke zwischenmenschliche Beziehungen und Vernetzung Fähigkeiten.
• Fähigkeit, Teammitglieder zu verwalten und weiterzuentwickeln.
• Hochwertige Fähigkeiten beim Verfassen von Berichten und bei der Entwicklung von Vorschlägen.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Ukrainisch.
• Fähigkeit, Budgets zu überprüfen und Ausgaben zu überwachen.
• Fähigkeit, Arbeit zu priorisieren und enge Fristen einzuhalten.
• Bereitschaft, durch die Ukraine zu reisen erforderlich.

Wünschenswert

• Erfahrung oder Wissen über das Altern und die Probleme, mit denen ältere Menschen in Notfällen oder Entwicklungskontexten konfrontiert sind.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Bei HelpAge International sind wir davon überzeugt, dass es wichtig ist, unsere Mitarbeiter zu befähigen, auf allen Ebenen Veränderungen herbeizuführen und Führungspersönlichkeiten zu sein. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie unsere Werte annehmen und leben und sich jeden Tag selbst herausfordern, Themen zu identifizieren, die für ältere Menschen und ihre Gemeinschaften am wichtigsten sind, und einen wichtigen Beitrag zu leisten.

Kernkompetenzen der Mitarbeiter von HelpAge International:

Der Kompetenzrahmen von HelpAge International ist darauf ausgelegt, die Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die unsere Mitarbeiter benötigen, um uns bei der Umsetzung unserer Vision und Mission zu unterstützen, klar und transparent darzulegen. Es unterstützt wichtige HR-Systeme, einschließlich Personalplanung, Rekrutierung und Auswahl, Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung sowie Nachfolgeplanung. Die Kompetenzen und ihre „Verhaltensmerkmale“ definieren, was jede Person tun muss, um erfolgreich zu sein und zur Mission, Vision und 2030-Strategie von HelpAge International beizutragen. Daher können sie von allen unseren Mitarbeitern genutzt werden, einschließlich Mitarbeitern und Freiwilligen/Praktikanten.

1. Zusammenarbeit mit anderen.
2. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. 
3. Veränderungen unterstützen und erleichtern.
4. Reichweite und Wirkung von HelpAge erweitern.
5. Vielfalt und Inklusion. 

Das Framework wurde im Rahmen eines umfassenden Prozesses einer Mitarbeiterbefragung zusammen mit Eingaben und Feedback einer Arbeitsgruppe zum Kompetenzrahmen entwickelt. Der Arbeitsgruppe gehörten Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern und globale Teams an, um sicherzustellen, dass der Rahmen dies widerspiegelteDie Bedürfnisse von HelpAge International in allen Bereichen erfüllen.

Von HelpAge-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie sich professionell verhalten und stets und an allen Standorten im Land die örtlichen Gesetze, die Richtlinien, Verfahren und Werte von HelpAge respektieren.

HelpAge ist International setzt sich für den Schutz, die Ethik und die freie Arbeitsumgebung gegen Belästigung ein:

HelpAge International setzt sich für den Schutz aller Menschen ein, die mit unserer Arbeit in Kontakt kommen, einschließlich älterer Menschen, gefährdeter Erwachsener, Kinder und unserer Mitarbeiter. Wir haben keinerlei Toleranz gegenüber Mitarbeitern, die gegen unseren Verhaltenskodex und unsere Schutzrichtlinien verstoßen. Dazu gehören:

Die Richtlinie zum Verhaltenskodex definiert Regeln für Folgendes:

• Verhaltensstandards.
• Anti-Diskriminierung, Belästigung und Mobbing.
• Anti-Korruption. 
• Regeln für soziale Medien. 

Die Schutzrichtlinie definiert Regeln für Folgendes:

• Sexueller Missbrauch von Begünstigten und Community-Mitgliedern (PSEA), 
• Kinderschutz Richtlinien, 
• Richtlinien zur Bekämpfung von Menschen- und Kinderhandel, 
• Richtlinien zu sexuellem Fehlverhalten am Arbeitsplatz,

Bewerbung

Achtung! Diese Stelle ist für ukrainische und internationale Staatsbürger offen. Bewerbungsschluss ist der 15. Januar 2026. Bitte beachten Sie, dass die Vorstellungsgespräche fortlaufend angesetzt werden, bis die Stelle besetzt ist, und nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, benachrichtigt werden. Wenn Sie nicht innerhalb von zwei Wochen nach Bewerbungsschluss von uns gehört haben, bedeutet dies, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war.