PARTNERSCHAFTSPROJEKTBEAUFTRAGTER (ABA Kherson) in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notsituationen zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Auftrag

Unter der direkten Aufsicht des ABA-Projektmanagers/stellvertretenden Projektmanagers/Partnerschaftsleiters/Bereichskoordinators wird der Projektleiter hauptsächlich an der Koordinierung der Zuschussumsetzung durch lokale CSOs, Selbsthilfe- und Freiwilligengruppen beteiligt sein. 

Er/Sie ist für die Unterstützung des Stipendiatenauswahlverfahrens, die Überwachung der Partner, denen der PO als Hauptansprechpartner während der Vertrags- und Umsetzungsphasen der Zuschüsse zugewiesen wird, verantwortlich, stellt die Einhaltung während des gesamten Partnerschaftszyklus sicher, verfolgt die ausgewählten CSOs und unterstützt sie bei der Berichterstattung und allen Vertragsfragen. 

Er/sie wird den Kapazitätsaufbaubeauftragten auch dabei unterstützen, den Kapazitätsaufbaubedarf zu ermitteln und Pläne zu entwickeln, um ihn anzugehen. Dazu gehört unter anderem die Organisation von Schulungen zu ACTED-Standards, humanitären Grundsätzen, Rechenschaftspflicht gegenüber betroffenen Bevölkerungsgruppen (AAP) und Schwachstellen-Targeting. Diese Sitzungen stellen sicher, dass Mindeststandards „keinen Schaden anrichten“ vorhanden sind und dass die Hilfe nicht von Bedürftigen umgeleitet wird.

Funktionen:

Projektmanagement und Berichterstattung

Planung, Umsetzung und Berichterstattung

• Koordinierung mit CSOs bei der Ausarbeitung von Zuschussvorschlägen, der Unterstützung ihrer Entwicklung und der Erstellung von Umsetzungsberichten. 
• Erleichtern Sie Zuschussbemühungen, einschließlich des Zuschussgenehmigungsprozesses und der Compliance nach der Vergabe.
• Sorgen Sie mit Unterstützung des Vorgesetzten für die tägliche Überwachung der Leistung von CSOs auf Gebietsebene.
• Überwachen und dokumentieren Sie die Arbeitsabläufe, Formulare, Vorlagen, Berichte und Daten für die Zuschussvergabe, um die vollständige Einhaltung interner Kontrollen und gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
• Entwerfen Sie gewonnene Erkenntnisse und Best Practices, die aus dem CSO-Unterzuschussprozess ermittelt wurden.   
• Unterstützen Sie den Vorgesetzten bei der Ausarbeitung wöchentlicher und langfristiger Arbeitspläne für die Projektumsetzung.
• Unterstützen Sie den Kapazitätsaufbaubeauftragten bei der Ermittlung des Kapazitätsaufbaubedarfs und der Entwicklung von Plänen zur Bewältigung dieser Anforderungen.
• Nehmen Sie an Sitzungen zur Bereichskoordination teil.
• Arbeiten Sie mit anderen Teammitgliedern zusammen, um die Konsistenz und Koordinierung der Aktivitäten sicherzustellen.
• Berichterstattung über Probleme und Herausforderungen während der Zusammenarbeit mit Partnern an den Vorgesetzten. 
• Unterstützen Sie die Erstellung von narrativen Berichten/Clusterberichten und tragen Sie durch regelmäßige Budget-Follow-ups zur Entwicklung von Finanzberichten bei.
• Kommunizieren Sie systematisch mit dem ABA-Projektmanager/stellvertretenden Projektmanager/Partnership Senior Officer über den Fortschritt der Zuschussumsetzung und die Dokumentation und Compliance der CSOs.
• Unterstützen Sie den Vorgesetzten, den Bereichskoordinator und den technischen Koordinator bei der Identifizierung von Verbesserungsbereichen und der Entwicklung einer Strategie.
• Unterstützen Sie MEAL-Aktivitäten bei Überwachungs- und Bewertungsaktivitäten der Projektumsetzung und der Umsetzung von Empfehlungen der MEAL-Abteilung, um die Wirksamkeit der Projektaktivitäten zu verbessern und die Auswirkungen zu maximieren. 

Logistik 

• Senden Sie auf Anfrage des Vorgesetzten rechtzeitig genaue und präzise Bestellformulare.
• Bestätigen Sie gegebenenfalls die Qualität der Materialauswahl.
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung und Nutzung der Projektressourcen und -bestände.
• Planen Sie Teambewegungen auf der Grundlage der verfügbaren Flotte und der geltenden Richtlinien.

Finanzen.

• Unterstützen Sie den Vorgesetzten bei der Überprüfung BFU(s) und liefern genaue Prognosen
• Unterstützen Sie den Linienmanager bei der Prognose des monatlichen Bargeldbedarfs des Projekts und übermitteln Sie ihn an AC
• Sorgen Sie für eine enge Kommunikation mit der Finanzabteilung, um die Einhaltung aller festgelegten Verfahren und Richtlinien sicherzustellen
• Kontrollieren Sie die rechtzeitige Bereitstellung von Finanzberichten, Prognosen und Belegen für die Finanzabteilung

HR

• Verpflichten Sie sich zu kontinuierlichem Lernen durch Schulungen und rechtzeitige Identifizierung von Bedarf und Möglichkeiten zum Kapazitätsaufbau in Abstimmung mit der Linie Manager/TC/HR-Abteilung  
• Überwachen Sie die Rekrutierung von Enumeratoren, wenn dies für die Datenerfassung erforderlich ist.
• Schulen Sie Enumeratoren.

Transparenz und Compliance 

• Sorgen Sie für die Einhaltung interner ACTED-Verfahren und Spenderanforderungen.
• Sorgen Sie für eine genaue Aufzeichnung der Projektdokumentation, einschließlich Fotos und ordnungsgemäßer Ablage von Sitzungsprotokollen, Datenbanken, Anwesenheitslisten, Bewertungsberichten/-dokumenten, Überprüfung und Aktualisierung Datenbanken usw., in weicher und gedruckter Form

Sonstiges

• Übersetzung (WENN MÖGLICH) verschiedener Dokumente (z. B. Berichte, Protokolle, Begünstigtenlisten, Informationsschilder) auf Anfrage des Vorgesetzten.
• Führen Sie alle zusätzlichen Aufgaben aus, die vom Vorgesetzten verlangt werden.

Erforderliche Qualifikationen und Fähigkeiten: 

• Meister Ein Abschluss oder eine gleichwertige Erfahrung ist erforderlich. Ein Abschluss in Sozialwissenschaften, Psychologie, Sozialarbeit, internationaler Entwicklung, Management oder einem anderen verwandten Bereich wird bevorzugt. 
• Erfahrung: mindestens zwei (2) Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen CSOs oder internationalen NGOs, Verwaltung von Unterzuschussvereinbarungen, Überprüfung von Budgets und Berichten
• Ausgeprägte Analyse- und Berichtsfähigkeiten. Fähigkeit, Informationen zu analysieren, Optionen zu bewerten und strategisch zu denken und zu planen. 
• Selbstmotivator und proaktiver Problemlöser. 
• Ein Teamplayer, der zusammenarbeiten und mit Menschen unterschiedlicher Herkunft zusammenarbeiten kann. 
• Ein ausgeprägtes Verständnis des ukrainischen Kontexts 
• Fähigkeit, sowohl in beratender als auch praktischer Umsetzungsfunktion zu arbeiten. 
• Fähigkeit, ein hohes Arbeitspensum zu bewältigen und selbstständig zu arbeiten. 
• Hervorragende Beherrschung von Microsoft Excel und Datenbankanwendungen. 
• Ausgezeichneter Text und Präsentationn Fähigkeiten
• Computer-/Textverarbeitungs- und Standard-Bürosoftware-Kenntnisse. 
• Professionelle Kenntnisse in Englisch sowie Ukrainisch und/oder Russisch in Wort und Schrift. Muss in der Lage sein, Dokumente zu lesen und zu interpretieren und mit anderen zu kommunizieren, wenn dies für die effektive Erfüllung beruflicher Aufgaben erforderlich ist.    

„ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“