Projektmitarbeiter, stellvertretender Projektmanager (Ease-2) in Team4ua

1. Hintergrund

Team4UA ist eine im März 2022 gegründete ukrainische Wohltätigkeitsorganisation, die humanitäre Hilfs-, Wiederherstellungs- und Wiederaufbauinitiativen in der gesamten Ukraine umsetzt.

Team4UA koordiniert die TERA Konsortium, das das nationale humanitäre Projekt EASE 2.0 – Notfallhilfe und Unterstützung bei der Evakuierung umsetzt, das schutzorientierte, multisektorale Hilfe für Binnenvertriebene und vom Konflikt betroffene Bevölkerungsgruppen bietet. Das Projekt ist in 16 Oblasten der Ukraine tätig und unterstützt Menschen während des gesamten Vertreibungszyklus – von der Evakuierung und Notfallhilfe bis hin zur Wiedereingliederung und Wiederherstellung der Gemeinschaft.

Um eine effektive Projektdurchführung sicherzustellen, ist eine starke Koordination zwischen Programmteams und Supportabteilungen erforderlich, einschließlich Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Logistik Verwaltung.

2. Zweck des Auftrags

Unter der Aufsicht des Projektmanagers bietet der Projektmitarbeiter operative, administrative und koordinative Unterstützung für die Umsetzung des EASE 2.0-Projekts.

Die Rolle unterstützt die Projektplanung, die Koordination mit Konsortialpartnern, das Informationsmanagement und Berichtsprozesse, um eine rechtzeitige und verantwortungsvolle Bereitstellung humanitärer Hilfe sicherzustellen.

3. Hauptaufgaben

A. Koordinierungs- und Governance-Unterstützung

• Unterstützen Sie den Projektmanager bei der Koordinierung von Projektaktivitäten mit Konsortialpartnern und Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Organisation von Koordinierungstreffen, der Vorbereitung von Tagesordnungen und der Dokumentation von Sitzungsergebnissen.
• Pflege der Kommunikationskanäle zwischen Außendienstteams, Management und Partnerorganisationen.

B. Betriebs- und Implementierungsunterstützung

• Unterstützung bei der Umsetzung von Projektzielen in Implementierungspläne und operative Aktivitäten.
• Unterstützung der Überwachung der Partnerleistung und des Implementierungsfortschritts in allen Sektoren.
• Trägt zur Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft für schnelle humanitäre Hilfe bei.

C. Finanz-, MEAL- und Berichtsunterstützung

• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Projektausgaben und Überwachung des Implementierungsfortschritts.
• Unterstützt die Konsolidierung von Partnereingaben für narrative undd quantitative Berichte.
• Pflege von Projekt-Trackern in Bezug auf Aktivitäten, Risiken und geografische Abdeckung.
• Bieten Sie administrative Unterstützung für Partnerorganisationen bei der Erfüllung von Berichts- und Compliance-Anforderungen.

4. Ergebnisse

• Zeitnahe Vorbereitung und Konsolidierung der Partnereingaben für die Projektberichterstattung.
• Aktuelle Projektverfolgungstools und Aktivitätsüberwachungssysteme.
• Organisierte Dokumentation von Koordinierungstreffen, Entscheidungen und Aktionspunkten.
• Genaue administrative und betriebliche Aufzeichnungen zur Unterstützung der Projektumsetzung.
• Effektive Unterstützung der Koordinierung und Kommunikation des Konsortiums Prozesse.

5. Qualifikationen und Erfahrung

Bildung

Universitätsabschluss in humanitären Angelegenheiten, Sozialwissenschaften, öffentlicher Verwaltung, internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung

• 1–3 Jahre Berufserfahrung in der humanitären Programmierung, Projektverwaltung oder Fördermittelverwaltung.
• Erfahrung in der Arbeit mit Binnenvertriebenen oder gefährdeten Bevölkerungsgruppen ist ein Vorteil.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit NGOs oder Organisationen der Zivilgesellschaft ist wünschenswert.

Technische Fähigkeiten und Kompetenzen

• Verständnis des Projektzyklus Management (Planung, Umsetzung, Überwachung).
• Grundkenntnisse von MEAL-Systemen und Projektdatenmanagement.
• Gute Analyse- und Dokumentationsfähigkeiten.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.

Sprachen

Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.

6. Überwachung und Berichterstattung

Der Projektmitarbeiter ist dem Projektmanager unterstellt und arbeitet in enger Abstimmung mit Programmteams, Konsortialpartnern und relevanten Supportabteilungen.

7. Dauer und Dienstort

Dauer: 12 Monate, mit möglicher Verlängerung vorbehaltlich der Finanzierung. Dienstort: Dnipro, Ukraine, mit regelmäßigen Reisen zu Projektstandorten.

8. Reservierung

Vorbehaltlich der ukrainischen Gesetzgebung und organisatorischen VoraussetzungenAus diesem Grund kann die Stelle gemäß den nationalen Vorschriften für eine Personalreservierung (militärische Aufschiebung) in Frage kommen.

9. Organisatorische Verpflichtungen

Team4UA fördert Vielfalt, gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten und Nulltoleranz gegenüber Missbrauch, Belästigung und Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter müssen die ukrainische Gesetzgebung, den Verhaltenskodex, die Schutzgrundsätze und die Standards der humanitären Rechenschaftspflicht einhalten.

1. Allgemeine Informationen

Team4UA ist eine im März 2022 gegründete ukrainische Wohltätigkeitsorganisation, die humanitäre, Rehabilitations- und soziale Projekte in der gesamten Ukraine umsetzt. Der Fonds koordiniert das TERA-Konsortium, das das humanitäre Projekt EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) umsetzt – ein multisektorales Hilfsprogramm für Binnenvertriebene und die vom Krieg betroffene Bevölkerung.

Das Projekt wird in 16 Regionen der Ukraine umgesetzt und deckt den gesamten Zyklus der Unterstützung von Menschen während der Vertreibung ab – von der Evakuierung und Nothilfe bis hin zur Integration und Wiederherstellung der Gemeinschaft.

2. Jobzweck

Der stellvertretende Projektmanager bietet dem Projektmanager operative, administrative und koordinative Unterstützung bei der Umsetzung des EASE 2.0-Projekts. Die Position umfasst die Unterstützung von Planungsprozessen, die Koordination der Aktivitäten der Konsortialpartner, die Verwaltung von Informationen und die Erstellung von Berichten, um eine effektive Umsetzung des Projekts sicherzustellen.

3. Hauptaufgaben

A. Koordination und Managementunterstützung

• Unterstützung des Projektmanagers bei der Koordinierung der Aktivitäten von Konsortialpartnern und Stakeholdern.
• Organisation von Koordinationstreffen, Vorbereitung von Tagesordnungen und Dokumentation von Sitzungsergebnissen.
• Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen Außendienstteams, Management und Partnern.

B. Unterstützung bei der Projektumsetzung

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Projektumsetzungsplänen.
• Überwachung des Fortschritts der Projektumsetzung und der Aktivitäten der Partner.
• Unterstützung der Bereitschaft des Projekts, schnell auf humanitäre Bedürfnisse zu reagieren.

V. Finanz-, MEAL- und Berichtsunterstützung

• Hilfe bei der Verfolgung von Kosten und Fortschritt der Projektumsetzung.
• Konsolidierung von Informationen von Partnern zur VorbereitungBerichterstattung.
• Pflege von Trackern der Projektaktivitäten, Risiken und Geographie der Projektumsetzung.
• Administrative Unterstützung der Partner in Fragen der Berichterstattung und Einhaltung der Geberanforderungen.

4. Erwartete Arbeitsergebnisse

• Zeitnahe Konsolidierung der Informationen von Partnern zur Erstellung von Berichten.
• Tatsächliche Tools zur Verfolgung der Projektumsetzung.
• Richtig dokumentierte Koordinationstreffen und Entscheidungen.
• Unterstützung einer effektiven Kommunikation zwischen den Konsortialpartnern.
• Hochwertige administrative und operative Unterstützung bei der Projektumsetzung.

5. Anforderungen an den Kandidaten

Bildung

Hochschulbildung im Bereich Geisteswissenschaften, öffentliche Verwaltung, internationale Beziehungen oder verwandte Bereiche.

Erfahrung

• 1-3 Jahre Berufserfahrung im Bereich humanitärer Programme, Projektverwaltung oder Fördermittelverwaltung.
• Erfahrung in der Arbeit mit Binnenvertriebenen oder gefährdeten Bevölkerungsgruppen ist von Vorteil.
• Erwünschte Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Organisationen oder NGOs.

Fähigkeiten

• Verstehen des Projektmanagementzyklus
• Daten- und Dokumentationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, in einem dynamischen humanitären Umfeld zu arbeiten

Sprachen

Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

6. Unterordnung und Berichterstattung

Der stellvertretende Projektmanager berichtet an den Projektmanager und arbeitet in enger Abstimmung mit Programmteams, Konsortialpartnern und Supporteinheiten der Organisation.

7. Vertragsdauer und Arbeitsort

Vertragsdauer: 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung. Arbeitsort: Dnipro, Ukraine.

8. Reservierung

Gemäß der Gesetzgebung der Ukraine und unter den Bedingungen der Einhaltung der festgelegten Anforderungen durch die Organisation kann die Position die Reservierung eines Mitarbeiters (Aufschub von der Mobilisierung) vorsehen.

9. Prinzipien der Organisationiii

Team4UA unterstützt gleiche Beschäftigungschancen, Vielfalt und eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Missbrauch, Belästigung und Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die Gesetzgebung der Ukraine, den Verhaltenskodex der Organisation sowie die Schutzprinzipien und Standards der humanitären Rechenschaftspflicht einzuhalten.