Projektassistent in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für das Projekt „IKI-Schnittstellenprojekt Ukraine: „Unterstützung der Ukraine auf dem Weg zu einer ehrgeizigen und integrierten Klimapolitik (GreenUkraine)“  Position eines:

Projektassistent (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Project Assistent)

Das Projekt zielt darauf ab, die ukrainisch-deutsche Klimakooperation zu vertiefen, um Fortschritte bei der Umsetzung der Klima- und Biodiversitätsziele zu erzielen Die Ukraine auf dem Weg in die EU. In seiner Funktion als IKI-Schnittstelle für die Ukraine unterstützt das Projekt die Vernetzung, den Wissensaustausch und insbesondere die Zusammenarbeit zwischen deutschen und ukrainischen Klimapolitikern durch die Erleichterung und den Aufbau starker Netzwerke. Als Stakeholder für Formate oder Dialoge zu klimarelevanten Themen des IKI-Netzwerks in der Ukraine werden zivilgesellschaftliche Gruppen, der Privatsektor, die IKI-Umsetzungsorganisationen in der Ukraine und die Deutsch-Ukrainische Energiepartnerschaft vorgeschlagen. 

Die Komponente im Hinblick auf das ukrainische Klimabüro wird von der EU kofinanziert. Sein Hauptziel ist die Einrichtung eines Klimainnovations-Ressourcen- und Beratungszentrums und damit die Stärkung der Kapazitäten von Regierung, Unternehmen und NGOs/CSOs für Klimaschutzmaßnahmen. Es soll wesentlich zur Erreichung der Klimaneutralität in der Ukraine im Jahr 2050 beitragen. Daher berät das Projekt zur Ausarbeitung von Richtlinien und zur Umsetzung von Maßnahmen in der Ukraine, die den Übergang zu einer klimaneutralen, sauberen, ressourceneffizienten und sicheren Energieversorgung wirksam unterstützen und Nutzung.

Die Position des Projektassistenten befindet sich in Kiew, Ukraine, und ist zu 50 % für das Gesamtprojekt und zu 50 % für die Komponente des ukrainischen Klimabüros zuständig.         

Aufgaben: 

Der Projektassistent ist verantwortlich für:

• Sicherstellung einer guten Kommunikation und eines guten Informationsflusses mit verwandten Projekten , mit dem GIZ-Büro Ukraine und der GIZ-Zentrale sowie mit den Partnerorganisationen.
• Ablage von Dokumenten in Referenzakten oder im Datenmanagementsystem (DMS) gemäß den Ablageregeln der GIZ.
• Unterstützung des Hauptberaters bei seine/ihre administrativen Aufgaben (z. B. Beschaffung von Tickets).
• Unterstützung bei der Beauftragung lokaler und internationaler Berater.
• Wissensmanagement, Transfer und Öffentlichkeitsarbeit.
• Vorbereitung des Entwurfs Routinekorrespondenz, allgemeine Briefing-Notizen, Dokumente, Übersetzungen und auf Anfrage Protokolle von Besprechungen.

Aufgaben

Das Projekt Der Assistent führt die folgenden Aufgaben aus:

1. Arbeit und Dienste des Sekretariats 

Der Projektassistent:

• Organisiert und koordiniert Termine für den Programmdirektor und den Komponentenleiter.  
• Verwaltet eingehende und ausgehende Korrespondenz (Post, Fax, E-Mail) und stellt sicher, dass diese priorisiert, organisiert und angemessen bearbeitet wird (einschließlich der Beantwortung und Nachverfolgung von Mitteilungen).  
• Hilft bei der Organisation von Veranstaltungen und der Dokumentation von Meetings, Workshops und Seminarenoder außerhalb des Projekts.  
• Erstellt die erforderlichen Dokumente (Serviceanfragen, Angebote, Rechnungen usw.), die für die Beauftragung von Beratern, Veranstaltungsorten und Auftragnehmern erforderlich sind.  
• Bereitstellung und Organisation von Informationsmaterialien für die Veranstaltungen.  
• Erstellt technische Übersetzungen von internen Dokumenten, Berichten und Präsentationen.  
• Hilft bei der Vorbereitung von Besucherprogrammen, erstellt Reisepläne, organisiert den Transport von Besuchern und führt Hotel- und Ticketreservierungen durch.   
• Nehmt an internen und externen (Team-)Meetings und Workshops teil und hilft bei deren Dokumentation, z.B. durch das Schreiben von Protokollen.   
• Fotokopiert und scannt Dokumente nach Bedarf. 

  
2. Bürokoordination, Büromanagement und allgemeine Koordination

Der Projektassistent: 

• Erstellt regelmäßig eine Liste der bevorstehenden Besprechungen und Veranstaltungen.  
• Meldet Schäden/Mängel an Büromöbeln und -geräten an das Projektmanagement und organisiert und überwacht Wartung und Reparatur.  
• Hilft bei der Vorbereitung der Räumlichkeiten für Hybrid-/Offline-Veranstaltungen/Meetings.

3. Verwaltung und Wissensmanagement 

Der Projektassistent:

• Erstellt eine Adressdatei mit wichtigen Kontaktadressen und pflegt diese.  
• Hilft bei der Erstellung und Pflege eines Ablagesystems für das Büro oder Projekt und behandelt vertrauliche Informationen, insbesondere in den Bereichen Personal und Finanzen.  
• Aktualisiert das Ablagesystem täglich mit eingehender und ausgehender Korrespondenz. 

4.Allgemeine Aufgaben

Der Projektassistent: 

• Begrüßt Gäste und sorgt für ihren Komfort ( bietet Tee, Kaffee, Wasser oder Erfrischungen) und stellt Veranstaltungsmaterialien für die Bequemlichkeit der Besucher (Gäste, Partner, Projektmitarbeiter oder Berater) bereit.
• Organisiert und koordiniert Projektunterstützungspersonal und arbeitet gut mit ihnen zusammen. 

 5.Weitere Aufgaben/zusätzliche Aufgaben

Der Projektassistent:

• Führt auf Wunsch des Managements weitere Aufgaben und Aufgaben aus.

Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen: 

Qualifikationen

• Sekundarschule Ausbildung.
• Zeugnis/Diplom oder vergleichbarer Abschluss einer anerkannten Geistlichen Hochschule. 

Berufserfahrung

• 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position

Sonstige Kenntnisse, zusätzliche Kompetenzen

• Gute Kenntnisse in ITK-Technologien (verwandte Software, Telefon, Fax, E-Mail, Internet) und Computeranwendungen (z. B. MS Office).
• Englisch (B2 oder höher), Muttersprache Ukrainisch.
• Gut Management- und Organisationsfähigkeiten.
• Kunden- und dienstleistungsorientierte Einstellung.
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit der Geschäftsführung abgestimmt.
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Wir bieten:

• Offizielle Anstellung.
• Gehalt fest in EUR.
• Leistungs- damit verbundene Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung.
• 29 Urlaubstags jährlich.
• Sprachkurse.
• Hard- und Soft-Skills-Schulungen.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Möglicherweise aus der Ferne und flexibel Arbeit.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40 -Stunden Arbeitswoche. Einsatzort ist Kiew. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 31.10.2025 mit starker Verlängerungsmöglichkeit bis 2029. Der Einsatz beginnt zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten bietet Verbesserung Ihrer Fähigkeiten.

Bewerbung 

Bewerbung, bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird gesendet an [email protected] bis COB 29. Januar 2025, Mittwoch.

Mit dem Absenden der Bewerbung erteilt der Kandidat sein Einverständnis Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich für Personalbeschaffungsprozesse. 

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.