Mitarbeiter der Programmmanagement-Unterstützung in UNOPS

Gemeinsam bauen wir die Zukunft UNOPS – ein operativer Arm der Vereinten Nationen – unterstützt die Erreichung der Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs) durch die erfolgreiche Umsetzung der Friedenskonsolidierungs-, humanitären und Entwicklungsprojekte seiner Partner auf der ganzen Welt. Unsere Mission ist es, Menschen dabei zu helfen, ein besseres Leben aufzubauen und Ländern dabei zu helfen, Frieden und nachhaltige Entwicklung zu erreichen. Wir sind stolz auf unsere Leute. DieUNOPS-Familie vereint rund 160 Nationalitäten, vertreten durch über 5.000 UNOPS-Mitarbeiter sowie rund 7.800 im Auftrag unserer Partner rekrutierte Mitarbeiter. Unsere über 80 Länder verteilte Belegschaft ist reich an Vielfalt und Kultur – wobei Inklusion im Mittelpunkt steht. Wir wissen, wie wichtig es ist, berufliche und persönliche Anforderungen in Einklang zu bringen, und bieten mehrere flexible Arbeitsoptionen.

Dienststelle(n) - Zuhause.

Dauer Offenes Ende – vorbehaltlich organisatorischer Anforderungen, Verfügbarkeit der Mittel und zufriedenstellender Leistung.

RollenzweckDer Program Management Support Associate trägt zur effizienten und effektiven Bereitstellung von Dienstleistungen bei und stellt die Übereinstimmung mit den UNOPS-Richtlinien und -Verfahren und den strategischen Zielen von ATscale sicher.

Erwartete Funktionen/wichtigste Ergebnisse

1 Reiseunterstützungsdienste

• Kontaktieren Sie mit wichtigen internen Stakeholdern, um vierteljährliche Reisen zu planen und vorzubereiten Pläne.
• Reisebudget vorbereiten und überwachen und Planung und Ist-Werte sicherstellen.
• Bereiten Sie regelmäßige Analysen und Statistiken vor, um Trends und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.
• Aktualisieren und verbessern Sie regelmäßig die SOPs für die Reiseverwaltung.
• Bereitstellen von Anleitungen zu reisebezogenen Angelegenheiten, einschließlich Visabestimmungen, Sicherheitsüberprüfungen, Kosteneinsparungsoptionen und Reiseversicherungen.
• Entwickeln und pflegen und aktualisieren Sie regelmäßig ein umfassendes Reiseverfolgungssystem, das Reisemuster und -kosten analysiert, um Möglichkeiten für Effizienzverbesserungen zu identifizieren.
• Koordinieren Sie sich mit Reisebüros, um die besten verfügbaren Optionen in Bezug auf günstige Tarife, Verbindungen und Reisezeit anzubieten.
• Verarbeiten Sie Reisegenehmigungen für externe Reisende und verwalten Sie Flugarrangements und reisebezogene Zahlungen gemäß den UNOPS-Richtlinien und der internen SOP.

2 Event- und Meeting-Management

• Unterstützen Sie Kollegen bei der Planung und Durchführung externer und interner Veranstaltungen, einschließlich internationaler Konferenzen, Workshops und Meetings, und sorgen Sie für reibungslose logistische Vereinbarungen.
• Unterstützen Sie den Programmunterstützungsspezialisten bei der Vorbereitung und Überwachung von Veranstaltungsbudgets und finanziellen Aspekten der Veranstaltungsplanung und -durchführung.
• Identifizieren und verhandeln Sie mit Anbietern, einschließlich Veranstaltungsorten, Caterern und audiovisuellen Anbietern, um kostengünstige und qualitativ hochwertige Dienstleistungen sicherzustellen.
• Stellen Sie logistische Details und Teilnehmerlisten bereit, um eine effektive Kommunikation und Koordination zwischen allen Beteiligten sicherzustellen.
• Koordinieren Sie veranstaltungsbezogene Ausschreibungsprozesse und Verträge und stellen Sie die Einhaltung der UNOPS-Beschaffungsrichtlinien sicher.
• Bieten Sie administrative Unterstützung bei Workshops, Schulungen, Meetings und Missionen und sorgen Sie für zeitnahe logistische, finanzielle und Reisevorbereitungen.

3 Beschaffungsunterstützung

• Fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für alle Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen und stellen Sie in Abstimmung mit dem Genfer Beschaffungsteam die Einhaltung der UNOPS-Beschaffungsregeln und -vorschriften sicher.

Fähigkeiten: Verwaltungsassistenz, Kostenplanung, Veranstaltungsplanung, Beschaffung, Projektmanagement, Reisemanagement.

Bildungsvoraussetzungen

Erforderlich

• Sekundarschule (oder gleichwertig) mit 6 Jahren einschlägiger Erfahrung ODER.
• Ein Bachelor-Abschluss (oder ein gleichwertiger Abschluss) in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Projektmanagement oder einer gleichwertigen Disziplin mit 2 Jahren einschlägiger Erfahrung ist erforderlich.

Erfahrungsanforderungen

Erforderlich:

• Erforderlich sind mindestens 6 Jahre (mit einem High-School-Abschluss) oder 2 Jahre (mit einem Bachelor-Abschluss) zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung in den Bereichen Programmunterstützung, Verwaltung, Betrieb, Reisemanagement, Asset Management, Beschaffung oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung in Beschaffungsprozessen, einschließlich der Unterstützung bei der Entwicklung von Spezifikationen, der Bewertung von Angeboten und der Verwaltung von Verträgen, ist erforderlich.
• Erfahrung in der Unterstützung bei komplexen Reisearrangements und Veranstaltungen ist erforderlich.
• Erfahrung in der Unterstützung von Budgetierung und Planung ist erforderlich.
• Nachgewiesene Fähigkeiten und Erfahrung mit CRMs sind vorhanden Erforderlich.

Gewünscht:

• Erfahrung in UN-Systemorganisationen ist wünschenswert.

Fähigkeit zur Zusammenarbeit und über mehrere Teams hinweg 400">Englisch, Fließend.

Gewünscht: Französisch, Intermediate.


Chancen für Lernen und Wachstum
• Verpflichtung zu Exzellenz: UnserDie Unterstützung erstreckt sich auf alle Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Wir bieten kontinuierliche Möglichkeiten, um unseren Mitarbeitern zu helfen, zu lernen, sich weiterzuentwickeln und in ihren Aufgaben hervorragende Leistungen zu erbringen.
• State-of-the-Art-Lernen: Greifen Sie auf eine breite Palette von Lernprogrammen zu, die die Entwicklung von Führungskräften sowie die persönliche und berufliche Entwicklung abdecken.
• Wichtige Referenzen: Möglichkeiten, von international anerkannten technischen Zertifizierungen und der Mitgliedschaft in Berufsverbänden in verschiedenen Bereichen zu profitieren.
• Interne Kultur: Wir fördern ein Umfeld, das den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit fördert und unterstützt.