Programmassistent (Stipendien) in People in Need

Verantwortlich für die wirksame und qualitativ hochwertige Umsetzung von Programmen zur wirtschaftlichen Unterstützung der Bevölkerung und zur Geschäftsentwicklung. Arbeitet eng mit anderen Spezialisten des Programms zusammen.

Spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Führt den vom Manager genehmigten Umsetzungsplan der Projektaktivitäten aus und informiert den direkten Manager rechtzeitig über alle Umstände oder Risiken, die eine rechtzeitige und qualitativ hochwertige Ausführung der Aufgaben verhindern könnten.
• Gewährleistet die ordnungsgemäße Verbreitung von Informationen über die Bedingungen des Projekts unter interessierten Parteien.
• Überwacht die Dynamik der eingegangenen Bewerbungen für die Teilnahme am Projekt. Im Falle einer unzureichenden Anzahl von Bewerbungen informiert er den Manager und schlägt Möglichkeiten zur Verbesserung der Wirksamkeit der Informationsaktivitäten vor.
• Unterstützt den Prozess der Bewertung von Bewerbungen für die Teilnahme am Projekt, einschließlich der Durchführung von Telefoninterviews und Besuchen vor Ort:
  -In der ersten Phase der Bewertung: Analysiert die vom Antragsteller bereitgestellten Informationen, bewertet die wirtschaftliche Machbarkeit des Vorschlags, seine Übereinstimmung mit den Bedingungen und Zielen des Projekts und trifft Annahmen über die Realitätsnähe des Geschäftsplans. -Überprüft öffentliche Informationen über den Geschäftsinhaber, formuliert Kommentare und Fragen an den Antragsteller und sammelt Informationen über den jeweiligen Geschäftsbereich. Bei Bedarf Rücksprache mit dem leitenden Spezialisten des Programms. - Hält den Prozess aufrechtEntscheidung über die weitere Prüfung des Antrags. -Während des Telefoninterviews: klärt zusätzliche Informationen und überprüft die bereitgestellten Daten. -Während des Besuchs vor Ort: prüft die Bedingungen der künftigen Anstellung und prüft die bereitgestellten Informationen. Sammelt alle notwendigen Informationen und Unterlagen für die endgültige Entscheidungsfindung und Vertragserstellung. Dokumentiert die Ergebnisse des Besuchs in einem Bericht, der für jeden Antrag eine eigene begründete Einschätzung der Möglichkeit der Gewährung eines Zuschusses enthält.
• Beteiligt sich an der Arbeit des Ausschusses für die Entscheidungsfindung über Zuschüsse und begründet dessen Schlussfolgerungen und beteiligt sich an der Diskussion und Annahme der endgültigen Entscheidung.
• Formuliert den Fall des Begünstigten, prüft das Vorhandensein aller für die Archivierung erforderlichen Dokumente gemäß den festgelegten Anforderungen.
• Bereitet und sorgt für die Unterzeichnung einer Vereinbarung über die Gewährung finanzieller Wohltätigkeitshilfe (Unternehmenszuschuss) und übergibt diese zur Archivierung. Koordiniert in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung die Vorbereitung der Auszahlung der Zuschüsse.
• Nimmt Beschwerden entgegen, die im Rahmen der Aufgabenerfüllung durch ihn oder seine Kollegen entstehen, und leitet sie an den Abteilungsleiter weiter.
• Dokumentation und Berichterstattung: • Sammelt und stellt zeitnahe Projektfortschrittsaktualisierungen (täglich/wöchentlich/monatlich) bereit, einschließlich Berichten aus der Überwachung, Feldbewertungen und externen Besprechungen. • Organisiert die Archivierung der Projektdokumentation, sorgt für das Scannen und Hochladen von Dokumenten in das elektronische ELO-System. • Trägt zur Erstellung von Qualitätsberichten, Plänen und Präsentationen von Projektergebnissen bei. • Führt andere vom Manager zugewiesene Aufgaben aus, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind.

Externe Beziehungen: Baut Beziehungen zu lokalen Behörden und anderen Organisationen auf und entwickelt sie weiter die humanitäre Aktivitäten und Gebiete der Region durchführen.

Erforderliche Erfahrung und Qualifikationen :   

• Höherer Abschluss in Wirtschaft, Business, Marketing oder einer verwandten Ausbildung.
• Erfahrung in Lebensunterhalt, Kooperationsprogrammen bevorzugt im Unternehmenssektor, Bereitstellung von Zuschüssen für Organisationen und Einzelpersonen.
• Erfahrung in der Arbeit in komplexen und instabilen Kontexten (bevorzugt).
• Moderationsfähigkeiten für große und kleine Gruppen.
• li>Nachgewiesene Fähigkeit, sich mit verschiedenen Gruppen von Mitarbeitern, Stakeholdern und lokalen Behörden zu koordinieren und gute Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.
• Nachgewiesene Geduld, Begeisterung und starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit Liebe zum Detail, Fähigkeit zu befolgen Sie Verfahren, halten Sie Fristen ein und arbeiten Sie sowohl unabhängig als auch in Zusammenarbeit mit Teammitgliedern.
• Nachgewiesene Kenntnisse und Respekt für wichtige humanitäre Prinzipien.
• Erfahrung in der Moderation und/oder Durchführung von Schulungen.
• Computerkenntnisse (insbesondere Microsoft Word und Excel) und die Fähigkeit, Englisch zu tippen.

Wir bieten:

< li>Konkurrenzfähiges Gehalt basierend auf der PIN-Gehaltsskala: 970 USD BRUTTO 
• Positives Arbeitsumfeld in einer etablierten und wachsenden humanitären Organisation;
• Krankenversicherung ;
• li>
• Erstattung der Reisekosten zwischen Büros und Arbeitsbereichen;
• Berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten durch verschiedene Aktivitäten zum Kapazitätsaufbau wie Schulungen, Seminare und mehr
• 28 Tage Jahresurlaub + 3 Neujahrsbonus freie Tage.

Bewerbungsverfahren:

Bitte senden Sie einen deutlich gekennzeichneten Lebenslauf und ein Motivationsschreiben. Bitte beachten Sie, dass wir nur ausgewählte Kandidaten kontaktieren. Schriftliche Tests und Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt und die Stelle wird geschlossen, sobald die Kandidatur für die Stelle bestätigt wurde.

Bitte beachten Sie, dass PIN in keiner Phase der Einstellung eine Gebühr erhebt Prozess.