Programmassistent, Communities and Governance Practice in IREX

Wer wir sindIREX ist eine globale Entwicklungs- und Bildungsorganisation. Wir streben nach einer gerechteren, wohlhabenderen und integrativeren Welt – in der Einzelpersonen ihr volles Potenzial entfalten, Regierungen ihren Menschen dienen und Gemeinschaften gedeihen. Mit einem voraussichtlichen jährlichen Portfolio von mehr als 150 Millionen US-Dollar und mehr als 750 Mitarbeitern weltweit arbeiten wir mit Partnern in mehr als 100 Ländern in vier Bereichen zusammen, die für den Fortschritt von entscheidender Bedeutung sind: die Ausbildung von Führungskräften, die Stärkung der Jugend, die Stärkung von Institutionen und die Verbesserung des Zugangs zu hochwertiger Bildung und Informationen .IREX sucht eine qualifizierte Fachkraft zur Besetzung der Position des Programmassistenten für seinen Ukraine Rapid Response Fund (URRF). Der Programmassistent unterstützt das Programmpersonal bei der Zusammenarbeit mit Interessengruppen, unterstützt lokale Akteure und leistet in einigen Fällen direkte Hilfe bei der Bewältigung kritischer Bedürfnisse und bei der Reaktion auf unvorhergesehene Schocks, die Zivilisten und andere Interessengruppen im Ukraine-Konflikt betreffen. Aufgrund der volatilen Programmumgebung können sich bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten schnell ändern, was ein hohes Maß an Flexibilität vom Programmassistenten erfordert. Wir sind Macher. Unsere jahrzehntelange Erfahrung vor Ort hilft uns, größere Wirkung, praktische Empfehlungen und dauerhafte Partnerschaften zu erzielen. Sind Sie das nächste Mitglied unseres Teams? Ihr Hintergrund und Ihre Fähigkeiten. Bachelor-Abschluss in Sozialwissenschaften, internationalen Angelegenheiten oder einer ähnlichen Disziplin. 1+ Langjährige einschlägige Erfahrung als Programm-/Projekt-/persönlicher Assistent, vorzugsweise im NGO- oder INGO-Bereich und bei technischen Hilfsprojekten. Gute Englisch- und Ukrainischkenntnisse. Starke interkulturelle und kommunikative Fähigkeiten. Geschickt im Umgang mit mehreren Aufgaben und in der Lage, einen ruhigen, Freundliches Verhalten in Stresssituationen. Hervorragende Schreibfähigkeiten. Starke Systematisierungsfähigkeiten. Fähigkeit, schnell zu lernen und proaktives Denken zu entwickeln. Liebe zum Detail. Starke zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten. Fortgeschrittene Kenntnisse von MS Office-Anwendungen. Fähigkeit, flexibel zu sein und schnell auf eine zu reagieren Sich änderndes Programmumfeld. Sie müssen einen gültigen Nachweis einer uneingeschränkten Arbeitserlaubnis in der Ukraine vorlegen. Ihre täglichen Aufgaben Bieten Sie allgemeine Unterstützung für das Programmpersonal (Senior Program Manager und Program Officers), einschließlich Fotokopieren, Archivieren, Notizen machen und andere relevante Aufgaben erledigen. Postzustellungen organisieren und programmbezogene Materialien verteilen. Besprechungsnotizen, Zusammenfassungen und andere schriftliche Kommunikationsmaterialien erstellen. Logistische Unterstützung für Mitarbeiter, Programmteilnehmer und Veranstaltungen leisten. Online- und Offline-Präsentationen, Diskussionen organisieren, und Treffen mit internationalen Experten und Interessenvertretern.Entwerfen Sie programmbezogene Dokumente wie Berichte, Erfolgsgeschichten, Pläne, Präsentationen, Verträge und Zuschussvereinbarungen.Übersetzen Sie programmbezogene Dokumente nach Bedarf zwischen Englisch und Ukrainisch.Systematisieren und organisieren Sie Daten und Informationen mithilfe von SharePoint und andere Online-Systeme. Kommunizieren Sie mit Unterempfängern, Lieferanten und Subunternehmern (schriftlich und mündlich). Sammeln Sie Feedback und Wirkungsgeschichten von Partnern, Interessenvertretern und Begünstigten in verschiedenen Formaten (schriftlich, mündlich, visuell). Koordinieren Sie die Produktion und Verbreitung der Programmkommunikation Materialien, sowohl gedruckt als auch digital.SUnterstützt Projekte von Unterempfängern, indem er Finanzdokumente überprüft, Feedback gibt und die Einhaltung sicherstellt. Verarbeitet Rechnungen, prüft Finanzdokumente und unterstützt Beschaffungs- und Due-Diligence-Prozesse für Unterempfänger. Koordiniert die Lieferung von Lieferungen und Ausrüstung an zivile Unterkünfte, Lagerhäuser oder staatliche Institutionen und stellt sicher richtiges Branding und Durchführung von Überwachungsbesuchen. Durchführung von Überwachungsbesuchen und Bereitstellung von Unterstützung vor Ort in der Ukraine. Unterstützung von Überwachungs- und Bewertungsaktivitäten, einschließlich Datenerfassung und Berichterstattung. Analyse und Bereitstellung von Feedback zu verschiedenen Dokumenten, z. B. dem Konzept Notizen, Budgets, Berichte und visuelle Materialien. Stellen Sie die Vertragseinhaltung für Programmanbieter, Berater und Subunternehmer sicher. Bieten Sie webbasierte Rechercheunterstützung für Projekte und Veröffentlichungen. Unterstützen Sie programmbezogene Social-Media-Konten und Websites, einschließlich der Erstellung von Beiträgen und der Vorschlag von Inhalten ( optional je nach Verfügbarkeit).Unterstützen Sie leitende Programmmanager und Programmbeauftragte bei der Koordinierung und Aufrechterhaltung der aktiven Kommunikation zwischen Projektmitarbeitern, Partnerorganisationen, Experten, Trainern, regionalen Koordinatoren, Ministerien und wichtigen Interessengruppen.Unterstützung bei Überwachungs- und Evaluierungsaktivitäten, Datenerfassung und Berichterstattung. Organisieren Sie Besprechungen und kommunizieren Sie (schriftlich und mündlich) mit Partnern, Unterempfängern, Begünstigten und Lieferanten. Unterstützen Sie die Programmmitarbeiter bei den Treffen und anderen Veranstaltungen. Sammeln Sie Feedback und Wirkungsgeschichten von den Partnern, Stakeholdern und Begünstigten (einschließlich mündlicher, schriftlicher, Bilder, Videos usw.). Überwachungsbesuche in der Ukraine. Unterstützen Sie leitende Programmmanager und Programmbeauftragte bei der Koordinierung und Aufrechterhaltung einer aktiven Kommunikation zwischen Projektmitarbeitern, Partnerorganisationen, Experten, Trainern, regionalen Koordinatoren, Ministerien und wichtigen Interessengruppen. Durchführung webbasierter Recherchen zur Unterstützung der Vorschlagsentwicklung und der Gebereinbindung. Unterstützung bei der Vorbereitung programmbezogener Dokumente wie Berichte, Pläne und Präsentationen zur Unterstützung von Partner- und Geschäftsentwicklungsbemühungen. Kommunikation mit Partnern, Stakeholdern und Substipendiaten, um eine klare und effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. Organisation von Treffen und Diskussionen mit Stakeholdern, um den Beziehungsaufbau zu fördern und Erkenntnisse zu sammeln. Bereitstellung von Logistik Unterstützung bei Veranstaltungen und spendenbezogenen Aktivitäten. Durchführung von Beschaffungsprozessen, einschließlich der Erstellung von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen und Beschaffungsdokumentationen. Pflege und Organisation von Finanzunterlagen, um eine genaue Nachverfolgung und Einhaltung sicherzustellen. Rechnungen verarbeiten und ausstellen, Finanzdokumente überprüfen und sich mit den Anforderungen von Auftragnehmern befassen. Anfragen.Führen Sie Due-Diligence-Prüfungen für Substipendiaten durch und führen Sie Referenzprüfungen für Auftragnehmer durch.Überprüfen Sie die Finanzdokumente von Substipendiaten und geben Sie Verbesserungsvorschläge.Unterstützen Sie das Programmpersonal bei Bedarf und leisten Sie allgemeine Unterstützung für das Personal, einschließlich Fotokopieren, Archivieren, Notizenmachen und anderen relevanten Aufgaben.Aufenthalt Bleiben Sie mit der Überwachung des Konflikts in der Ukraine und dessen Auswirkungen auf Mitarbeiter und Gemeinschaften auf dem Laufenden, um die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten. Führen Sie die zugewiesenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten unabhängig und proaktiv aus. Andere Aufgaben wie zugewiesen. Das werden Sie GetCommitted, passioned, coKollegiale und zielstrebige Kollegen, die IREX zu einem guten Arbeitsplatz machen. Sie erhalten erstklassige Lern-, Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten sowie ein umfassendes Leistungspaket, das Ihnen dabei helfen soll, erfolgreich zu sein. Dazu gehören ein Wohlfühl- und Mitarbeiterhilfsprogramm, Krankenversicherung, ein flexibler Arbeitsplan, eine großzügige PTO-Richtlinie, ein Technologiestipendium, ein vielfältiges und integratives Arbeitsumfeld und viele weitere Vorteile. Wir führen Hintergrundüberprüfungen aller erfolgreichen Kandidaten durch. Diese Stelle ist für Telearbeit geeignet. Für diese Stelle besteht kein Anspruch auf Einwanderungssponsoring. BITTE KEINE TELEFONANRUFEEEOE – Arbeitgeber für Chancengleichheit Wir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit, einschließlich Behinderten-/Tierärzte. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Посадовий рівень Базовий рівень Typ зайнятості Erster Robotertag Weitere Informationen Verwaltung Galuzi Nicht organisierte Organisation