Programmassistent bei CSO Ukraine-Programmen in IREX / International Research and Exchanges Board

Wer wir sind

Bei IREX streben wir nach einer gerechteren, wohlhabenderen und integrativeren Welt – in der Einzelpersonen ihr volles Potenzial entfalten, Regierungen ihren Menschen dienen und Gemeinschaften gedeihen. 

Aber rund um den Globus hindern anhaltende Armut, Unterdrückung und Ungerechtigkeit zu viele Menschen daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.  Um diese Probleme anzugehen, konzentrieren wir uns auf die Menschen und nicht auf Impfstoffe, Straßen oder Brunnen. Wir unterstützen Einzelpersonen und Institutionen dabei, Veränderungen in ihren eigenen Gemeinschaften herbeizuführen – und persönliche Brücken zwischen Nationen zu schaffen. 

IREX arbeitet mit Partnern in mehr als 100 Ländern in vier Bereichen zusammen, die für den Fortschritt von wesentlicher Bedeutung sind: die Ausbildung von Führungskräften, die Stärkung der Jugend, die Stärkung von Institutionen und die Verbesserung des Zugangs zu hochwertiger Bildung und Informationen.

Das Ziel Ziel der von CSOs finanzierten Programme VIA 2.0, URRF und UVRR ist es, die Stabilisierung der Ukraine voranzutreiben, indem sie die Integration von Binnenvertriebenen fördern, Veteranen helfen und eine schnelle Reaktion ermöglichen. 

Das IREX-Büro in der Ukraine sucht einen gut organisierten und detailorientierten Fachmann zur Besetzung der Position des Programmassistenten für sein CSO-finanziertes Programmportfolio in der Ukraine. Der Programmassistent leistet dem Projektleiter administrative Unterstützung, um den reibungslosen Ablauf von CSO-finanzierten Programmen sicherzustellen und die Gesamtziele von IREX zu unterstützen. Die Position ist in Kiew angesiedelt. 

Sind Sie das nächste Mitglied unseres Teams?

Ihr Hintergrund und Ihre Fähigkeiten

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung , vorzugsweise im NGO-Bereich und bei technischen Hilfsprojekten
• Bachelor-Abschluss in relevantem Bereich.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der ukrainischen Sprache 
• Gute Englischkenntnisse
• Ausgeprägte interkulturelle und kommunikative Fähigkeiten
• Fähig im Umgang mit mehreren Aufgaben und in der Lage, in Stresssituationen ein ruhiges, freundliches Auftreten zu bewahren
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, aufgeschlossene Persönlichkeit und Fähigkeiten selbständig und effektiv unter Druck, unter Einhaltung strenger Fristen und in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten
• Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten
• Starke zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten 
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office-Anwendungen
• Reisefähigkeit (sofern die Sicherheitslage in der Ukraine dies zulässt)
• Muss einen gültigen Nachweis einer uneingeschränkten Arbeitserlaubnis in der Ukraine vorlegen

< strong>Ihre täglichen Aufgaben

• Unterstützen Sie den Projektleiter bei täglichen Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Planung von Besprechungen, der Verwaltung von Kalendern und der Vorbereitung von Dokumenten;
• Ersten Entwurf vorbereiten Dokumente, Briefe und Berichte – Bearbeiten und überprüfen Sie von anderen erstellte Dokumente zur Verbreitung durch den Projektleiter.
• Unterstützung bei der Koordinierung der Programmaktivitäten, um den rechtzeitigen Abschluss der Projektphasen und eine genaue Dokumentation sicherzustellen.
• Planen und Koordinieren Sie die Logistik für die Teilnahme des Direktors an internen und externen Veranstaltungen. Unterstützung des Projektleiters bei der Planung von Reisen und Sicherstellung, dass effektive Logistikelemente (Flüge, Visa, 2 Reisevorauszahlungen, Reiseanfragen, Reiseplan + Kontakte, Einladungsschreiben, Hotelbestätigung, zugehörige Reisedokumente) auf dem neuesten Stand sind;
• Projektdateien, Aufzeichnungen usw. verwalten und organisierenDokumentation;
• Kommunikation mit Projektbeteiligten, Teammitgliedern und externen Partnern, um den Projektfortschritt zu erleichtern;
• Besprechungsagenden, Protokolle und Folgemaßnahmen vorbereiten und verteilen;
• Unterstützung bei der Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und anderen Kommunikationsmaterialien;
• Bereitstellung logistischer Unterstützung für projektbezogene Veranstaltungen, Workshops und Schulungssitzungen;
• Assistenzprogramm Personal nach Bedarf und leisten allgemeine Unterstützung für das Personal, einschließlich Fotokopieren, Ablegen, Notizen machen und andere relevante Aufgaben;
• Übersetzen Sie programmbezogene Dokumente (Englisch und Ukrainisch);
• Unterstützen Sie bei Schreiben von Berichten und Monatsplänen; 
• Führen Sie andere vom Projektleiter zugewiesene Aufgaben aus.

IREX wird angemessene Vorkehrungen in Übereinstimmung mit dem Americans with Disabilities Act von 1990 und dem Americans with Disabilities Act treffen Änderungen von 2008.

Wir führen Hintergrundüberprüfungen aller erfolgreichen Kandidaten durch.

Diese Position ist in Kiew angesiedelt.

Diese Stelle hat keinen Anspruch auf Einwanderungssponsoring.

BITTE KEINE TELEFONANRUFE

EOE – Equal Opportunity Employer

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich der Vielfalt verpflichtet.

Alle Personen, unabhängig von ihren persönlichen Merkmalen, werden aufgefordert, sich zu bewerben. AA/EOE/M/F/Tierarzt/Behinderte

Interessierte Kandidaten sind gebeten, Lebensläufe und Anschreiben zu senden an [email protected]  so schnell wie möglich unter Angabe der Position des Titels in der Betreffzeile. Die Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt. Position ist offen, bis sie gefüllt ist.