Beschaffungs- und Vertragsspezialist in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht eine qualifizierte Fachkraft für den Energie- und Klimacluster der GIZ Ukraine zur Besetzung der Position:

Beschaffung und Vertragsspezialist (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Beschaffungs- und Vertragsspezialist) 

Der Energie- und Klimacluster der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) Ukraine umfasst verschiedene Projekte, die im Auftrag der Bundesregierung durchgeführt werden, um die Ukraine auf ihrem Weg zur Transformation zu unterstützen ein energieeffizientes Land. Partner der Projekte sind ukrainische Ministerien auf nationaler Ebene, lokale Gemeinden auf kommunaler Ebene und Unternehmen der Privatwirtschaft. Innerhalb des Cluster-Portfolios gibt es derzeit 11 Projekte.

Verantwortlichkeiten 

Der Beschaffungs- und Vertragsspezialist ist verantwortlich für:

• Beschaffung von Waren, Dienstleistungen und Finanzvereinbarungen.
• Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen gemäß den GIZ-Standards / P+R-Richtlinien.
• Marktanalyse, Ergebnisauswertung, Mitwirkung beim Aufbau und der Pflege des Lieferantenpools.
• Der Abschluss von Verträgen mit Lieferanten, Gutachtern, Beratungsunternehmen, lokale Förderverträge, Mietverträge.
• Zeitnahe Information der Programme und Projekte über den Stand der jeweiligen Beschaffungen, insbesondere bei Verzögerungen.
• Effektive Zusammenarbeit mit Kollegen in der Zentrale (Vertrag Abteilung, Beschaffungsspezialisten usw.).
• Schulung des Projektpersonals auf Anfrage in Bezug auf Vertrags- und Beschaffungsregeln und -verfahren.

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Aufgaben 

• Vorbereitung und Durchführung der Vergabeverfahren (einschließlich Ausschreibungen) und Abschluss von Dienstleistungsverträgen sowie Einkauf von Materialien und Geräten gemäß GIZ- und EU-Regeln.
• Die Vorbereitung, Erstellung und Abwicklung von Gutachter- und Beratungsverträgen, einschließlich Rahmenverträgen und langfristigen Verträgen.
• Unterstützung bei der Bündelung von Verträgen und Beschaffungen, um die Anzahl der Prozesse zu reduzieren.
• Elektronische Erfassung von Gutachter- und Beratungsverträgen sowie lokalen Förder- und Pachtverträgen in Cosoft.
• Elektronische Erfassung und Pflege vergabe- und wettbewerbsrelevanter Daten in Prosoft.
• Dokumentiert und speichert ordnungsgemäß abgeschlossene Bestellvorgänge gemäß den Ablageregeln der GIZ in Handakten und/oder elektronischen Speichersystemen.
• Prüfung von Rechnungen und Belegen, Zahlungsanweisungen und Reklamationen, Führung von Verhandlungen mit Lieferanten.
• Follow-up zur Sicherstellung einer termingerechten und rein ergebnisorientierten Abwicklung von Verträgen und Beschaffungen.
• Die Überwachung der abgeschlossenen Verträge und deren Pflege Datenbanken.
• Informationen über den Ort und die Zeit der Lieferung.
• Kontrolle über die sichere Übergabe der Waren an den Bestimmungsort.
• erfüllt andere Aufgaben und Aufgaben am Anfrage vonManagement.

Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen: 

Ausbildung/Training

• BA- oder MA-Abschluss in einem verwandten Bereich, z.B. Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Finanzen, Controlling, Einkauf oder Vertragsmanagement oder vergleichbarer Bereich, anerkannter Abschluss.

Berufserfahrung

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgezeichnete Kenntnisse im Bereich Beschaffung (öffentliche Beschaffung/kommerzielle Beschaffung/Beschaffung in internationalen Organisationen).

Sonstige Kenntnisse, zusätzliche Kompetenzen

• Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse. 
• Gute Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsgeräten (Telefon, Fax, E-Mail, Internet und der entsprechenden Software).
• Sensibilität im Umgang und der Entsorgung eventuell sinnvoller Dokumente .
• Mittelmäßige Englischkenntnisse.
• Ukrainisches Muttersprachniveau erforderlich.
• Kenntnisse der deutschen Sprache sind ein zusätzlicher Vorteil.
• Gut Fähigkeiten zur Selbstorganisation.
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden.

Wir bieten:

Anstellungsbedingungen

Voll- Zeitstellung mit 40-Stunden-Woche. Der Einsatzort ist Kiew, mit der Flexibilität des Homeoffice aufgrund der aktuellen Situation in der Ukraine. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 30.11.2026. Beginn so bald wie möglich.

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung 

Eine Bewerbung, bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird, ist an [email protected] bis COB November 05, Dienstag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erteilt der Kandidat sein Einverständnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.