Persönlicher Assistent / Persönlicher Assistent in Specservis, PP

Wir suchen herausragende Menschen!

Wir sind ein nationales Bau- und Ingenieurunternehmen der SP „Spetsservice“ mit komplexen Lösungen und Dienstleistungen höchster Qualität.

Unser Slogan:"Service, der alle Erwartungen übertrifft!"  – und das sind nicht nur Worte, sondern das Prinzip, nach dem das gesamte Team arbeitet.

Das Unternehmen ist einzigartig unter den ukrainischen Unternehmen, die den öffentlichen Sektor bedienen, und gehört zu den Objekten der Infrastruktur von kritischer Bedeutung.

Wir sind seit 1999 auf dem ukrainischen Markt tätig und sind heute im Bereich Konstruktion, Design, Installation und Service von Engineering-Systemen für Regierungskunden verschiedener Ebenen bekannt.

Lassen Sie uns kennenlernen:https://specservis.com.ua/

Dies ist nicht nur eine Verwaltungsposition. Dies ist eine Rolle mit maximalem Vertrauen, hoher Verantwortung und Service.

Eine Person in dieser Position wird der ersten Person des Unternehmens so nahe wie möglich sein und muss daher:

• in der Lage sein, in einem Modus mit hoher Vertraulichkeit zu arbeiten;
• Unterordnung verstehen;
• seien Sie sowohl für berufliche als auch für persönliche Aufgaben bereit;
• schnell durch die Situation navigieren;
• Sorgen Sie für Ordnung, Kontrolle und Rhythmus der Arbeit des Managers.

Diese Rolle wird nicht jedem gefallen. Es reichte nicht, nur das „nette Mädchen im Büro“ zu sein. Wir brauchen eine Person, die weiß, wie man zuhört, denkt, strukturiert, Schritt hält und sich nicht in Turbulenzen verliert.

Ihre Hauptaufgaben sind:

1. Vollständige administrative und organisatorische Unterstützung der ersten Person

• Pflege und Koordination des Geschäftskalenders des Managers.
• Planung des Tages, der Woche, Besprechungen, Erinnerungen, Prioritäten.
• Kontrolle des Zeitplans, des Timings, der Bewegungen, Besprechungen, Anrufe.
• Vorbereitung der Führungskraft auf Veranstaltungen, Meetings, Reisen und Besprechungen.
• Organisation der internen und externen Kommunikation im Namen der Führungskraft.

2. Arbeiten mit Informationen und Dokumenten

• Annahme von Anrufen, eingehenden E-Mails, Nachrichten und deren Systematisierung.
• Verfassen von offiziellen Briefen, Begleitnachrichten, Antworten.
• Vorbereitung, Gestaltung, Bearbeitung und Kontrolle von Dokumenten.
• Protokolle von Besprechungen, Festlegung von Entscheidungen, Aufgaben, Fristen und verantwortlichen Personen.
• Kontrolle der termingerechten Erfüllung der Aufgaben vom Vorgesetzten durch andere Mitarbeiter zugewiesen.
• Sammlung, Analyse und kurze strukturierte Darstellung der vom Vorgesetzten benötigten Informationen.

3. Organisatorische Unterstützung für die Aktivitäten des Büros und des Managers

• Sicherstellung der lebenswichtigen Aktivitäten des Büros.
• Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen: Senden und Empfangen von Dokumenten, Paketen, Korrespondenz.
• Koordination von Haushalts-, Verwaltungs- und aktuellen Organisationsfragen.
• Ausführung von Anweisungen des Managers zeitnah, genau und ohne Detailverlust.
• Organisation von Besprechungen, Reservierungen, Bestellungen, interner Logistik.

4. Pflege von Aufgaben und Kontrolle der Ausführungsdisziplin

• Kontrolle von Fristen.
• Pflege der Aufgabenliste des Managers.
• Statusverfolgung von Teamaufgaben.
• Rechtzeitige Erinnerung, Eskalation von Verzögerungen, Klärung Prioritäten.
• Aufrechterhaltung der Arbeitsordnung im täglichen Betriebsalltag der ersten Person.

5. Präsentations- und analytische Unterstützung

• Erstellung, Aktualisierung und Gestaltung von Unternehmenspräsentationen.
• Erstellung von Referenzen, Thesen, kurzen analytischen Zusammenfassungen.
• Suche nach Informationen im Internet, deren Überprüfung, Auswahl und prägnante Präsentationsessenz.
• Bei Bedarf helfen bei der Vorbereitung von Materialien für Besprechungen, interne Kommunikation und externe Kontakte.

6. Digitale Organisation und Systematisierung

• Digitalisierung der Unternehmensaktivitäten im CRM-System.
• Struktur von Dateien, Aufgaben, Notizen, Dokumenten.
• Aufrechterhaltung der Ordnung im digitalen Dokumentenfluss.
• Arbeiten mit Office-Programmen, Tabellen, Präsentationen, Aufgaben Verwaltung.

7. Streng vertraulichVertraulichkeit

• Geheimhaltung der gehörten, gesehenen und empfangenen Informationen.
• Korrektes Verhalten in Situationen, in denen sensible oder offizielle Informationen vorliegen.
• Zu verstehen, dass Nähe zur ersten Person kein Privileg, sondern Verantwortung ist.
• Die Fähigkeit zu „wissen, wann man spricht und wann man schweigt.“

Wie wir unseren Kandidaten sehen:

• ohne schlechte Angewohnheiten;
• mit einer höheren Ausbildung;
• kompetente ukrainische Sprache in Wort und Schrift;
• fließende Beherrschung der Standard-Office-Programme;
• sicher Nutzung vonGoogle-Diensten, Excel, Word, PowerPoint,Figma.
• Erfahrung in der Position als Assistent, persönlicher Assistent, Sekretär, Koordinator oder Verwaltungsleiter ist von Vorteil.

Persönliche Eigenschaften, die für uns von entscheidender Bedeutung sind:

Ordentlich, intelligent, gebildet, klug, verantwortungsbewusst, serviceorientiert, zuverlässig, selbstbewusst, systematisch, strukturiert, kommunikativ, freundlich, angenehm im Umgang, kritischer Denker, flexibel, aufmerksam für Details, emotional ausgereift. 700">Erwartungen:

• weiß, wie man sich schnell in der Situation zurechtfindet;
• weiß, wie man dem Manager nicht "schräg", sondern genau zuhört;
• stellt die richtigen klärenden Fragen;
• hat keine Angst zu klären, wenn etwas unklar ist;
• erfüllt die gestellten Anforderungen genau;
• ist in der Lage, bei einer Vielzahl von Aufgaben Ordnung zu halten;
• ist in der Lage, seine Zeit selbst zu planen und die Zeit des Managers;
• versteht den Wert des Zeitmanagements nicht in der Theorie, sondern in der täglichen Praxis;
• verliert sich nicht im Multitasking;
• verliert nicht die Beherrschung, wenn man nur zusammenkommen und es tun muss;
• weiß, wie man freundlich, aber nicht vertraut ist;
• hat ein gesundes Gefühl der Unterordnung;
• weiß, wann man schweigen muss.

Wir würden auf jeden Fall zu einem Kandidaten passen, der:

• bringt Aufgaben ohne ständige Erinnerung zu Ende;
• überträgt keine Verantwortung;
• funktioniert nicht im Stile von "Ich habe vergessen / hatte keine Zeit / habe das nicht so gut verstanden";
• weiß, wie man zum Kern der Sache vordringt, Schlussfolgerungen zieht und Lösungen vorschlägt;
• hat keine Angst vor einem intensiven Rhythmus;
• möchte sich durch eine starke berufliche Entwicklung weiterentwickeln Schule für Management.

Für uns ist wichtig:

Die Position des First Person Assistant ist kein "pBringen und Geben“, aber es ist definitiv kein Ort für eine Person mit der Einstellung „Das gehört nicht zu meinen Aufgaben“. Dies ist eine hilfsbereite, intelligente, disziplinierte Rolle mit einem hohen Maß an Vertrauen.

Wir suchen eine Person, die Punkt Unterstützung, Ordnung und organisatorische Stabilität für die Führungskraft sein kann.

Wenn Siemit uns im Team arbeiten, erhalten Sie:

• Wohnung für außerhalb der Stadt;
• Hilfe bei Umzug nach Kiew;
• stark und zuverlässig arbeiten Unternehmen;
• ein Team von Fachleuten und Zugang zu starken Managementpraktiken;
• berufliches und persönliches Wachstum;
• transparente Arbeitsstandards und klare Erwartungen an das Ergebnis;
• Unterstützung des Teams und des Managements;
• die Möglichkeit der Aus- und Weiterbildung auf Kosten des Unternehmens;
• die Möglichkeit der Karriereentwicklung;
• offizielle Registrierung von Anfang an Tag;
• Preise und Vergütung;
• modernes Büro mit guter Verkehrsanbindung: m. Kiew, St. Obolon, BC Lake Plaza;
• Arbeitszeitplan: 5/2, von 8:00 bis 17:00 Uhr 9:00 bis 18:00 Uhr (optional).
• Büroformat.

Was vEs ist wichtig zu verstehen, bevor Sie auf die Stelle antworten

Diese Rolle hat:

• hohes Tempo;
• viel Kommunikation;
• viele Aufgaben im Kopf und im System zu behalten;
• offizielle und mögliche persönliche Aufgaben;
• Nähe zur ersten Person des Unternehmens;
• hohe Ansprüche an Genauigkeit, Kommunikationskultur, Auftreten und Selbstdisziplin.

Diese Stelle ist nichts für jemanden, der ein „ruhiges Plätzchen an der Kaffeemaschine" sucht. Hier muss man gefasst, klug, schnell und sehr zuverlässig sein. Ohne ein inneres Rückgrat kann man hier nicht lange leben, wie man so schön sagt.

P.S.

Wir sind bei der Zusammenstellung eines Teams sehr vorsichtig.

In unseren Unternehmen:

• es gibt keine zufälligen Personen;
• es wird nicht möglich sein, einen Arbeitstag "auszusitzen";
• Verantwortungslosigkeit wird nicht unterstützt;
• diejenigen, die nicht wissen, wie sie für das Ergebnis arbeiten sollen, werden nicht akzeptiert;
• Vernunft, Ordnung, Respekt, Disziplin und Dienst werden geschätzt.

Daher werden wir für diese Position wirklichEin starker Kandidat ist eine Person, die das Maß an Vertrauen und die Anforderungen der Stelle erfüllen kann.

Wenn alle oben genannten Punkte bei Ihnen Anklang finden, senden Sie Ihren Lebenslauf.

Wir prüfen gerne Ihre Kandidatur.