Operationsoffizier in International NGO Safety Organisation

Hintergrund der Organisation

Die 2011 gegründete International NGO Safety Organization (INSO) ist eine internationale NGO, die humanitäre Helfer durch die Einrichtung von Sicherheitskoordinierungsplattformen in unsicheren Kontexten unterstützt. INSO stellt registrierten NGOs eine Reihe von kostenlose Dienste, einschließlich Echtzeit-Vorfallverfolgung, Analyseberichte, sicherheitsrelevante Daten und Kartierungen, Unterstützung beim Krisenmanagement, Mitarbeiterorientierung und Schulung.

INSO unterstützt täglich mehr als 1200 NGOs, die in 18 der unsichersten Länder der Welt tätig sind.

INSO ist in den Niederlanden registriert und hat seinen Hauptsitz im internationalen Den Haag Stadt des Friedens und der Gerechtigkeit. 

INSO Ukraine 

INSO Ukraine wurde 2015 eröffnet. Seit der umfassenden russischen Invasion im Februar 2022 hat es sich schnell zu einer vollständigen Plattform entwickelt, die den Bedürfnissen von NGOs in einem sich schnell entwickelnden Konflikt gerecht wird. Derzeit erhalten mehr als 240 nationale und internationale NGOs INSO-Dienste sowohl auf Ukrainisch als auch auf Englisch, einschließlich Informationen, Analysen und Beratung durch eine breite Palette schriftlicher Produkte, Treffen und Briefings, maßgeschneiderte Bewertungen, Krisenunterstützung und ein breites Spektrum an Schulungen. Unser Landesbüro befindet sich in Kiew und wird von Außenstellen in Dnipro und Odessa unterstützt. 

Mitte 2023 eröffnete INSO ein humanitäres Ausbildungszentrum in der Nähe der Stadt Lemberg, das umfassende HEIST-Kurse anbietet und bahnbrechende Forschung zu Stressbelastung und Lernen für humanitäre Helfer durchführt. Das Ausmaß und die Intensität des Konflikts in der Ukraine stellen weiterhin erhebliche Herausforderungen für die humanitäre Sicherheit dar, insbesondere in stark umkämpften Frontgebieten, in denen sich der humanitäre Fußabdruck seit 2023 vergrößert hat. Als Teil von INSO Ukraine werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung von NGOs spielen und dabei helfen, Menschen in Not auf sicherere Weise zu erreichen, während Sie gleichzeitig Teil einer lebendigen und wachsenden humanitären Gemeinschaft sind, die Erfahrungen aus der ganzen Welt vereint. 

INSO ist jetzt auf der Suche nach einer erfahrenen Fachkraft zur Verstärkung unseres Teams als Operations Officer.

Stellenübersicht

Der Operations Officer unterstützt Sie bei der Ausführung von INSO-Betriebsfunktionen, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) Beschaffung, Logistik, Reiseplanung und Verwaltung. Die Stelle ist Teil des Operations-Teams und im Landesbüro in Kiew angesiedelt, wobei bei Bedarf gelegentliche Reisen zu den Außenstellen erfolgen.  

WICHTIGSTE AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

Beschaffung und Logistik:

• Unterstützen Sie den Operations Manager (OM) bei der Überwachung der Beschaffungsaktivitäten und arbeiten Sie dabei mit den Operations-, Programm- und Finanzteams zusammen.
• Stellen Sie sicher, dass Beschaffungsprozesse gemäß INSO SOP 2 mit ordnungsgemäßer Dokumentation zur Unterstützung aller Einkäufe implementiert werden.
• Übernehmen Sie die Führung bei der Vorbereitung und Umsetzung der Dokumentation Single-Source- und wettbewerbsfähiges BeschaffungsverfahrenSie unterstützen Sie von Anfang bis Ende und unterstützen Sie bei der Durchführung geschlossener und offener Ausschreibungen.
• Identifizieren Sie geeignete Anbieter, sammeln Sie Angebote, bereiten Sie Angebotsanalysen vor, führen Sie RFQs (Request for Quotations) durch, nehmen Sie an Angebotsbewertungsausschüssen teil, stellen Sie Verträge aus, erhalten Sie Rechnungen, Wareneingangsbestätigungen (GRNs) und Leistungsbeschreibungen, reichen Sie Zahlungsanforderungen ein
• Stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungsdokumente (Kaufanfragen (PRs), Angebote, RFQs, Bestellungen/Verträge, GRNs, Rechnungen) werden in den relevanten elektronischen Ordnern auf dem Share Point korrekt organisiert und gespeichert.
• Pflege des PR-Trackers, stelle sicher, dass er regelmäßig aktualisiert wird, und hilf bei der Berichtserstellung
• Bevorbereite und verwalte Service-Level-Agreements (SLAs), um den reibungslosen Ablauf der Projektaktivitäten sicherzustellen
• Beaufsichtigung und Beratung von 2 Field Support Assistants (FSAs) in den Büros in Dnipro und Odessa in Bezug auf die Beschaffung Angelegenheiten
• Helfen Sie bei der Verwaltung, Verwaltung und physischen Überprüfung von Büroressourcen, einschließlich Büroräumen, Vermögenswerten, Inventar, Fuhrpark und anderen zugehörigen Bürosystemen und -geräten

Verwaltung

• Unterstützen Sie die Entwicklung und systematische Verwaltung interner Richtlinien und Prozesse und deren Umsetzung in allen INSO-Betrieben
• Pflege eines genauen Ablagesystems aller relevanten Beschaffungsdokumente
• Helfen Sie bei der Durchführung von Compliance-Prüfungen, Spender-Due-Diligence-Prüfungen usw sonstige regulatorische Aufgaben
• Unterstützung bei der Reise- und Unterbringung von INSO Ukraine-Mitarbeitern und Besuchern, die in die Ukraine kommen
• Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Workshops und Seminaren
• Erfüllung anderer administrativer Aufgaben nach Bedarf

PERSONENSPEZIFIKATION

Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung

Unbedingt erforderlich:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Lieferkette, Logistik oder einem anderen relevanten Bereich
• Ausgezeichnete Ukrainisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung, zumindest teilweise im NGO-Sektor oder Privatunternehmen.
• Beherrschung von Microsoft Office-Tools
• Ein Verständnis und Engagement für humanitäre Hilfe Prinzipien

Nice to Have:

• Erfahrung im NGO-Sektor 
• Juristische oder paralegale Ausbildung oder Erfahrung
• Verhandlungsgeschick und Kenntnisse des ukrainischen Marktes und des Geschäftsumfelds

 Persönliche Eigenschaften

• Genauigkeit und viel Liebe zum Detail
• Starke Organisation und Planung Fähigkeiten
• Vertraulichkeit, Integrität und ein Gespür für die Vermeidung von Interessenkonflikten
• Eigenmotivation, Höflichkeit und Bescheidenheit
• Teamgeist und die Fähigkeit, gute zwischenmenschliche Beziehungen aufrechtzuerhalten
• Flexibel, dynamisch, zeigt Initiative
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
• Effektiver Kommunikator
• Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten Umwelt

INSOs Schutzrichtlinie

INSO setzt sich voll und ganz für die sichere Rekrutierung, Auswahl und Überprüfung aller potenziellen neuen Mitarbeiter, Treuhänder und Mitarbeiter einWir stellen die strikte Einhaltung unseres Verhaltenskodex und unserer Schutzrichtlinie während des gesamten Einstellungsprozesses sicher. 

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Offizieller Arbeitsvertrag mit einer dreimonatigen Probezeit mit voraussichtlichem Eintrittsdatum 2. März 2026, UAH 73.000 Bruttogehalt.

Wie bewerbe ich mich?

Bitte senden Sie Folgendes an [email protected] und Verweis „Operations Officer, Kiew “ in der Betreffzeile der E-Mail vor 8. Februar 2026. Die folgenden Dokumente sollten im PDF-Format und auf Englisch vorliegen:

• Anschreiben, in dem dargelegt wird, wie Sie die obligatorischen Anforderungen erfüllen, welche bevorzugten Eigenschaften Sie haben, welche Motivation Sie für die Bewerbung haben und was Sie bei INSO mitbringen möchten.
• Aktualisierter Lebenslauf.

Bitte senden Sie keine zusätzlichen Informationen. Nur Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen, werden kontaktiert.