Betriebsleiter in JERU

Welthungerhilfe (WHH) und Concern Worldwide arbeiten seit Februar 2022 in der Ukraine zusammen und nutzen ihre gemeinsamen Ressourcen, um eine schnelle und wirksame Notfallreaktion und Hilfe für die von der Krise betroffene Bevölkerung sicherzustellen. 

Das Joint Emergency Response Program in der Ukraine (JERU) ist eine Initiative der Welthungerhilfe und Concern Worldwide, die auf die Not- und wirtschaftlichen Erholungsbedürfnisse der Gemeinden in der Ukraine reagiert. 

Wir suchen einen Head of OperationsOperations Director, der die Bereiche Logistik, Informationstechnologie und Personalmanagement sowie relevante Teams in Kiew und anderen JERU-Büros in der Ukraine leitet.

Bitte lesen Lesen Sie die Beschreibung und senden Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch an den folgenden Link:

https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=13886&company=WelthungerP&st=4D13D6EB33B37C93951641A7737EB1B102D22512

Als Operations Director Sie sorgen für den reibungslosen Betrieb und die Effizienz des Koordinierungsbüros (CO) und der Gesamtorganisation der Programmaktivitäten im Land. Bei Bedarf können zusätzliche Aufgaben zur Unterstützung von Projekten im Land zugewiesen werden. Der Gesamtrahmen umfasst Themen und Abläufe rund um Logistik, IT, HR und verschiedene Supportbereiche. Die Aufgaben dieser Position müssen im Einklang mit dem nationalen Kontext und der geltenden Gesetzgebung wahrgenommen werden.

Der Operations Director ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf aller Logistikprozesse im Koordinationsbüro (CO) und für die logistische Unterstützung von Projekten im Land, einschließlich:

• Überwachung und Unterstützung des Logistikpersonals im CO und in Projekten

• Kontrolle und Überwachung der Beschaffungspläne für alle Projekte und CO

• Überwachung und Koordinierung von Ausschreibungsverfahren (Einholung technischer Spezifikationen, Organisation von Ausschreibungen gemäß der Verordnung über die Vergabe von Aufträgen (RAC) und Geberanforderungen, Einholung nationaler/internationaler Angebote, Erstellung von Bewertungs- und Lieferantenauswahlunterlagen, Einleitung von Beschaffungen, Kommunikation mit abgelehnten Lieferanten, Bestätigung des Wareneingangs, Koordinierung von Lieferantenzahlungen)

• Koordination mit Projektteams und Beratung bei Bedarf

• Koordination mit der Einkaufsabteilung an der Spitze Büro

 • Sicherstellen der Pflege der gesamten Beschaffungsdokumentation

Darüber hinaus ist er/sie für die folgenden Bereiche und Aufgaben verantwortlich

Büromanagement:

• Allgemeine Büroverwaltung
 • Koordination der Arbeit mit verschiedenen Dienstleistern
 • Management von Wachpersonal, technischem Personal, Reinigungspersonal usw.
 • Management von Fahrern und Fuhrpark
 • Management von Büro Raum
 • Koordination der Vorbereitung von Meetings, Schulungen, Veranstaltungen usw.
 • Bereitstellung der O365-Verwaltung für relevante CO- und Projektdokumentation

IT:

• Bereitstellung einer funktionalen IT-Infrastruktur gemäß CO- und Projektanforderungen (als Servicefunktion für alle Projekte)

Personalressourcen:

• Überprüfung der Übereinstimmung der HR-Verfahren mit den Anforderungen der nationalen Gesetzgebung
• Unterstützung der Personalbedarfsplanung und Rekrutierung für neue Positionen
• Koordination des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter in CO- und Projektbüros
• Koordination und Überwachung von Personalentwicklungsthemen (Leistungsbewertung, systematische Bewertung externer Schulungsanbieter etc.)

Aufgaben außerhalb der eigenen Sphäre. Verantwortlichkeiten:

Erfüllung weiterer Aufgaben, die von der Geschäftsführung übertragen werden können und im Allgemeinen der Art der Aufgaben entsprechen Position.

Kenntnisse / Qualifikationen

Berufliche / formale Qualifikationen

• Diplom einer Fachhochschule; Bachelor-Abschluss

Berufserfahrung im Zusammenhang mit der Position

• 2 bis 5 Jahre Berufserfahrung in internationalen oder nationalen NGOs in der Ukraine

Fremdsprachenkenntnisse

• Fließende Englischkenntnisse und die Fähigkeit, effektiv auf Englisch und Ukrainisch zu kommunizieren Sprachen

Andere

• Koordination und Organisation
• Finanzverwaltung von Projekten
• Kenntnisse in Arbeitsdisziplin, Arbeitsschutzvorschriften, Brandschutzanforderungen
• Kenntnisse des MS Office-Pakets

Soziale Netzwerke Fähigkeiten

• Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten
• Motivation und Bereitschaft, die Initiative zu ergreifen (Ausdauer)
• Verfügbarkeit interkultureller Kommunikationsfähigkeiten
• Souveränes Verhandlungsgeschick

Was wir bieten:

• Offizielle Beschäftigung im Rahmen eines Arbeitsvertrags
• Konkurrenzfähiges Gehaltsniveau
• Krankenversicherung
• Englisch-Sprachkurse
• Bezahlter Urlaub - 29 Kalendertage pro Jahr.
• Probezeit - 3 Monate.

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Die Organisation behält sich das Recht vor, diese Stelle vorzeitig zu schließen, wenn ein geeigneter Kandidat gefunden wird. Die Welthungerhilfe schätzt Vielfalt und sorgt für ein integratives, diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld. Wir akzeptieren Bewerbungen von entsprechend qualifizierten Menschen aus allen Gesellschaftsschichten, auch von Menschen mit Behinderungen.

Sehr geehrter Kandidat, mit der Einreichung einer Bewerbung stimmen Sie der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dem Gesetz der Ukraine „Über den Schutz personenbezogener Daten“ zu.