Betriebskoordinator in IREX / International Research and Exchanges Board

Wer wir sind

Bei IREX streben wir nach einer gerechteren, wohlhabenderen und integrativeren Welt – in der Einzelpersonen ihr volles Potenzial entfalten, Regierungen ihren Menschen dienen und Gemeinschaften gedeihen.

Aber rund um den Globus hindern anhaltende Armut, Unterdrückung und Ungerechtigkeit zu viele Menschen daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.  Um diese Probleme anzugehen, konzentrieren wir uns auf die Menschen und nicht auf Impfstoffe, Straßen oder Brunnen. Wir unterstützen Einzelpersonen und Institutionen dabei, Veränderungen in ihren eigenen Gemeinschaften herbeizuführen – und persönliche Brücken zwischen Nationen zu schaffen.

IREX arbeitet mit Partnern in mehr als 100 Ländern in vier Bereichen zusammen, die für den Fortschritt von wesentlicher Bedeutung sind: Führungskräfte ausbilden, Empowerment Jugend, Stärkung von Institutionen und Verbesserung des Zugangs zu hochwertiger Bildung und Informationen.

IREX in der Ukraine sucht einen qualifizierten Betriebskoordinator, der durch die Ausführung verschiedener Verwaltungsaufgaben und Willen zum effektiven Betrieb des IREX-Büros beiträgt Erbringen Sie außerdem allgemeine Bürounterstützungsfunktionen wie Empfang und Bürowartung, pflegen Sie den Lagerbestand von Büromaterialien, unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei der Reiselogistik und verfolgen Sie das Fahrerprotokoll. Auf Wunsch unterstützt der Operations Coordinator den HR Manager auch administrativ und operativ. Führt zusätzliche Pflichten und Aufgaben aus, um den Anforderungen der Organisation, des Teams oder gemäß den Anweisungen des Managers gerecht zu werden.

Sie erhalten:

Engagiert, leidenschaftlich, kooperative und missionarische Kollegen, die IREX zu einem guten Arbeitsplatz machen. Sie erhalten erstklassige Lern-, Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten sowie ein umfassendes Leistungspaket, das Ihnen dabei helfen soll, erfolgreich zu sein. Dazu gehören ein Wohlfühl- und Mitarbeiterunterstützungsprogramm, Krankenversicherung, ein flexibler Arbeitsplan, eine großzügige PTO-Richtlinie, ein Technologiestipendium, ein vielfältiges und integratives Arbeitsumfeld und viele weitere Vorteile.

Sind Sie der? Nächstes Mitglied unseres Teams?

Ihr Hintergrund und Ihre Fähigkeiten

• Bachelor-Abschluss in Verwaltung, Personalmanagement oder einem verwandten Bereich;
• Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
• Arbeitserfahrung in einer gemeinnützigen Organisation wünschenswert;
• Verständnis und Interesse an Reformprozessen in der Ukraine;
• Nachgewiesene Kundendienstorientierung;
• Nachgewiesene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint und Excel)
• Ausgezeichnete Liebe zum Detail und starke organisatorische Fähigkeiten, einschließlich Zeitmanagement, Fähigkeit, in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld mehrere Aufgaben zu priorisieren und flexibel zu bleiben und gleichzeitig strenge Fristen einzuhalten.
• Fließende ukrainische Sprache.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten;
• Gute Englischkenntnisse werden bevorzugt.
• Muss einen gültigen Nachweis einer uneingeschränkten Arbeitserlaubnis in der Ukraine vorlegen.

Ihre täglichen Aufgaben

• Beantwortet allgemeine Anfragen und stellt grundlegende Informationen bereit;
• Stellt sicher, dass Geräte für den allgemeinen Gebrauch rechtzeitig gewartet werden (z. B. Xerox, Drucker);
• Verwaltet alle Büromaterialien auf Lager und bestellt bei Bedarf neue Materialien;
• Koordinationverfügt über eine externe Lagereinrichtung für die rechtzeitige Abholung der Kartons sowie die Anforderung und Aktualisierung einer Nachverfolgungsliste bei Bedarf;
• Koordiniert mit der Büroreinigungsfirma den Reinigungsplan oder zusätzliche Anfragen;
• Pflegt den Ausgang E-Mail-Registrierung;
• Führt das Verzeichnis der Bürozugangskarten, Schlüssel und Bestellkarten für neues Personal, wenn nötig, kontaktiert bei Bedarf den Sicherheitsdienst der Büroeinrichtung, koordiniert den Personal- und Gästezugang
• Kontakte mit Verwaltung von Büroeinrichtungen bei Fragen zur Bürowartung, Reparaturen usw.;
• Sammelt und versendet Korrespondenz;
• Übersetzt Dokumente aus dem Ukrainischen ins Englische, auf Anfrage vom Englischen ins Ukrainische;
• Übermittelt und kontrolliert den regulären Bürobetrieb der Anbieter – Taxi, Versand, Auslagerung von Lagereinrichtungen;
• Dient als Kontaktstelle für den Versandanbieter – bestellt Kundenkarten für neues Personal usw.;
< li>Reiselogistik für Mitarbeiter und Führungskräfte sowie für Konferenzen/Schulungen;
• Verfolgt das Protokoll von Fahrern und Büroreinigern;
• Unterstützt den Manager bei Veranstaltungen, Mitarbeitertreffen, Konferenzen und Organisationen.
• Unterstützt den Manager bei der Bestandsverwaltung.
• Koordiniert pünktliche monatliche Zahlungen an Lieferanten und Berater.
• Kontaktiert den Vermieter bei Fragen zur Bürowartung.
• Abwicklung kleiner Vorgänge im Zusammenhang mit Beschaffung und Vertragsabwicklung.
• Weitere Aufgaben wie zugewiesen.

IREX wird angemessene Vorkehrungen in Übereinstimmung mit dem Americans with Disabilities Act von 1990 treffen die Änderungen des Americans with Disabilities Act von 2008.

Wir führen Hintergrundüberprüfungen bei allen erfolgreichen Kandidaten durch.

Diese Stelle ist in Kiew angesiedelt.

Diese Position ist nicht für Einwanderungssponsoring geeignet.

BITTE KEINE TELEFONANRUFE

EOE – Chancengleichheit Arbeitgeber

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich der Vielfalt verpflichtet.

Alle Personen, unabhängig von ihren persönlichen Merkmalen, werden aufgefordert, sich zu bewerben. AA/EOE/M/F/Tierarzt/Behinderte

Interessierte Kandidaten werden gebeten, Lebensläufe und Anschreiben an [email protected]  so schnell wie möglich unter Angabe des Positionstitels in der Betreffzeile. Die Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt. Die Stelle ist offen, bis sie besetzt ist.