Betriebsleiter/Betriebsleiter in Lifeline Ukraine

Betriebsleiter – Kiewer Büro (mit Potenzial zum General Manager)

Standort: Kiew, Ukraine (mit regelmäßigen Reisen in Gebiete nahe der Front)
Vertragsart: Vollzeit, bezahlte Stelle

https://www.lifeline-ukraine.org/

Über LifeLine Ukraine

LifeLine Ukraine unterstützt die Zivilbevölkerung in einer Entfernung von 50-100 km von der Frontlinie und leistet schnelle, bedarfsorientierte humanitäre Hilfe und den notwendigen Wiederaufbau. Wir arbeiten schnell, verantwortungsbewusst und transparent und bieten praktische Lösungen in einem sich verändernden Umfeld, in dem sich Bedürfnisse schnell ändern und Ergebnisse sofort wichtig sind.

Unser Büro in Kiew ist das operative Herz der Organisation und koordiniert Projekte in den Bereichen Pflege, Mobilität, kritische Infrastruktur und humanitäre Versorgung.

Zweck der Rolle

Wir suchen einen Betriebsleiter, der die täglichen Betriebsabläufe des Büros übernehmen und zu den Entwicklungsorganisationen beitragen kann. Dies ist Keine Verwaltungsposition – es handelt sich um eine echte Führungsrolle mit Verantwortung und Wachstumspotenzial für den General Manager des Kiewer Büros.

Das Hauptziel: die betriebliche Abhängigkeit vom Gründer zu reduzieren, effektive Systeme zu schaffen und eine stabile Arbeit des Teams und der Projekte sicherzustellen.

Hauptaufgaben

• Tägliche Betriebsführung
  • Verwaltung des täglichen Betriebs des Kiewer Büros (4 Mitarbeiter)
  • Prioritäten in klare Aufgaben umwandeln Planung
  • Stellen Sie die Durchführung humanitärer Projekte von der Planung bis zur Lieferung sicher
  • Kontrollieren Sie Fristen, Budgets, Logistik und Ergebnisse
  • Seien Sie der Hauptansprechpartner für die Lösung operativer Probleme in der Ukraine
  
  
• Führung und Teamentwicklung
  • Leiten Sie zwei operative Projekte durch Mitarbeiter
  • Geben Sie klare Anweisungen und überwachen Sie die Leistung
  • Implementieren Sie eine grundlegende Arbeitsstruktur (Planung, Berichterstattung, Verantwortlichkeit)
  • Schaffen Sie einen vorhersehbaren Arbeitsrhythmus (tägliche Überprüfungen, wöchentliche Planung)
  • Entwickeln Sie Teamautonomie durch Struktur, nicht durch Mikromanagement
• Betriebliche Unabhängigkeit
  • Übernehmen Sie die Verantwortung für operative Lösungen vom Gründer
  • Identifizieren Sie Problempunkte und Risiken unabhängig
  • Schlagen Sie Lösungen und Verbesserungen proaktiv vor
  • Gewährleistung der Kontinuität des Betriebs ohne tägliches Eingreifen des Gründer
• Koordination und Kontrolle von Projekten
  • Mehrere kurzfristige Projekte gleichzeitig steuern
  • Mit lokalen Partnern, Gemeinden und Lieferanten zusammenarbeiten
  • Dokumentation, Berichterstattung und Einhaltung von Standards sicherstellen
  • Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse zur Wiederverwendung verfolgen
• Strategische und langfristige Planung
  • ReErstellen Sie die Mission von LifeLine Ukraine in Bezug auf operative Prioritäten
  • Beitrag zur mittelfristigen Planung (3–12 Monate)
  • Helfen Sie dabei, interne Prozesse mit dem Wachstum der Organisation zu professionalisieren
  • Unterstützen Sie den Übergang vom Gründermanagement zum Managementmanagement
• Beziehungen zum Vorstand der Stiftung (im Folgenden der Vorstand) und zu Spendern
  • Seien Sie der Ansprechpartner für den niederländischen LifeLine-Vorstand Ukraine
  • Informieren Sie den Vorstand über wichtige operative Fragen.
  • Verwalten Sie die Umsetzung der vom Vorstand und dem ukrainischen Mitbegründer festgelegten Aufgaben.
  • Pflegen Sie den Kontakt mit wichtigen Spendern vom Zeitpunkt der Spende bis zum Abschlussbericht.

Kandidatenprofil

Erforderliche Erfahrung und Fähigkeiten

• 5–10+ Jahre Erfahrung in der Verwaltung operativer Prozesse und Projekte oder Feldkoordination
• Erfahrung in der Arbeit in komplexen, schnelllebigen Umgebungen (NGO, humanitäre Hilfe, Krise oder Schwellenländer)
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten
• Erfahrung im Umgang mit Menschen, die Struktur und Führung benötigen
• Hohes Maß an Autonomie und Initiative
• Fähigkeit, unter Druck praktische Entscheidungen zu treffen
• Fließende Beherrschung der ukrainischen und englischen Sprache

Persönlich Eigenschaften

• Strukturiert und diszipliniert
• Bereit, Verantwortung zu übernehmen
• Fähig, Dringlichkeit mit langfristigem Denken zu verbinden
• Orientiert sich am Ergebnis und der Effizienz des Teams, nicht am persönlichen Ruhm
• Versteht die Komplexität der Arbeit an vorderster Front und akzeptiert die Realität
• Teilt die Werte von LifeLine Ukraine: Würde, Transparenz, Einfluss

Karriereentwicklung

Diese Position beinhaltet die Entwicklung zum General Manager des Kiewer Büros innerhalb von 12 bis 24 Monaten.
 Als General Manager erstrecken sich die Verantwortlichkeiten auf:

• Volle Verantwortung für den Betrieb in der Ukraine
• Strategische Planung und Budgetierung
• Koordination mit Partnern und Spendern
• Leitung eines erweiterten lokalen Büros Team
• Berichterstattung an den niederländischen Vorstand von LifeLine Ukraine

Vorschlag

• Bedeutende Arbeit mit sichtbaren Auswirkungen auf das Leben von Zivilisten
• Eine zentrale Rolle in einer angesehenen niederländisch-ukrainischen humanitären Organisation
• Hohes Maß an Vertrauen und Autonomie
• Möglichkeit, Operationen zu gestalten und zu professionalisieren
• Klarer Entwicklungspfad zum General Manager
• Konkurrenzfähiges Gehalt je nach Erfahrung und Verantwortung

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Operational Manager – Büro Kiew
(mit Wachstumspotenzial zum General Manager, Kiew)

 Unser Büro in Kiew ist das operative Herz der Organisation und koordiniert Projekte in den Bereichen Pflege, Mobilität, kritische Infrastruktur und humanitäre Hilfsgüter.

Die Rolle: Warum diese Position existiert

LifeLine Ukraine tritt in eine neue Phase der organisatorischen Reife ein. 

Wir suchen daher einen praktischen Betriebsleiter, der:

• die volle Verantwortung für den täglichen Betrieb des Kiewer Büros übernehmen kann
• Strategie und Absicht in klare Aufgaben, Planung und Ausführung umsetzen
• Die Arbeit eines kleinen Betriebsteams verwalten und strukturieren
• Betriebsabhängigkeit vom Gründer reduzieren
• Systeme aufbauen kann, die der Organisation eine Skalierung ermöglichen verantwortungsbewusst

 Diese Rolle ist keine administrative Unterstützung. Es handelt sich um eine leitende operative Rolle mit echter Verantwortung und klarem Wachstumspotenzial in Richtung General Manager des Kiewer Büros.

Hauptverantwortung

 1. Tägliches Betriebsmanagement

• Verwaltung des täglichen Betriebs des Kiewer Büros (insgesamt 4 Personen)
• Übersetzen Sie Prioritäten in eine klare tägliche und wöchentliche Aufgabenplanung
• Sorgen Sie für eine reibungslose Durchführung humanitärer Projekte Von der Planung bis zur Lieferung
• Überwachen Sie Zeitpläne, Budgets, Logistik und Ergebnisse
• Fungieren Sie als erste Koordinierungsstelle für betriebliche Probleme in der Ukraine

2. Teamführung und -struktur

• Zwei operative Mitarbeiter direkt leiten
• Klare Anweisungen, Prioritäten und Nachverfolgung bereitstellen
• Grundlegende Leistungsstruktur einführen (Planung, Berichterstattung, Verantwortlichkeit)
• Einen vorhersehbaren Arbeitsrhythmus aufbauen (tägliche Check-ins, wöchentliche Planung)
• Teamautonomie schrittweise durch Struktur und nicht durch Mikromanagement entwickeln

3. Operative Unabhängigkeit

• Übernehmen Sie die operative Entscheidungsfindung vom Gründer
• Identifizieren Sie selbstständig Engpässe, Risiken und Lücken
• Schlagen Sie proaktiv Lösungen und Verbesserungen vor
• Gewährleistung der Kontinuität des Betriebs ohne tägliche Beteiligung des Gründers

4. Projektkoordination und -überwachung

• Überwachen Sie mehrere parallel laufende Kurzzyklusprojekte
• Koordinieren Sie sich mit lokalen Partnern, Kommunen und Lieferanten
• Stellen Sie sicher, dass Dokumentation, Berichterstattung und Compliance-Standards eingehalten werden
• Verfolgen Sie Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse, um eine reproduzierbare Wirkung zu erzielen

5. Strategisches und langfristiges Denken

• Übersetzen Sie die Mission von LifeLine Ukraine in operative Prioritäten
• Beitragen Sie zur mittelfristigen Planung (3–12 Monate)
• Helfen Sie dabei, interne Prozesse zu professionalisieren, während die Organisation wächst
• Unterstützen Sie den Übergang von gründergeführten Betrieben zu managergeführten Betrieben

6. Vorstands- und Spenderbeziehungen

• Verbindungsperson für den niederländischen Vorstand von LifeLine Ukraine
• Informierung der niederländischen BVorstand von LifeLine Ukraine
• Verwaltung der Ausführung der vom niederländischen Vorstand von LifeLine Ukraine und dem ukrainischen Mitbegründer von LifeLine Ukraine UA festgelegten Aufgaben
• Verbindungsperson für wichtige Spender vom Moment der Spende bis zur Abschlussberichterstattung

Wachstumspfad

Diese Rolle ist darauf ausgelegt, innerhalb von 12–24 Monaten zum General Manager (Kiewer Büro) heranzuwachsen, je nachdem Leistung und Organisationsentwicklung.

Als General Manager würde sich die Rolle erweitern und umfassen:

• Volle Verantwortung für den ukrainischen Betrieb
• Strategische Planung und Budgetierung
• Senior Partner- und Spenderkoordination
• Leitung eines erweiterten lokalen Teams
• Berichterstattung an den niederländischen Vorstand von LifeLine Ukraine

Profil, das wir suchen Für

Erforderliche Erfahrung und Fähigkeiten

• 5-10+ Jahre Erfahrung im Betriebsmanagement, Projektmanagement oder der Feldkoordination
• Erfahrung in komplexen, sich schnell verändernden Umgebungen (NGO, humanitäre Hilfe, Wiederaufbau, Krise oder Schwellenländer)
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, Menschen zu führen, die eine klare Struktur und Richtung benötigen
• Hohes Maß an Unabhängigkeit und Eigeninitiative
• Ruhige, praktische Entscheidungsfindung unter Druck
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten (Muttersprache Ukrainisch und fließendes Englisch erforderlich)

Persönliche Eigenschaften

• Natürlich strukturiert und diszipliniert
• Fähig, Verantwortung und Eigenverantwortung zu übernehmen
• Fähig, Dringlichkeit mit langfristigem Denken in Einklang zu bringen
• Nicht egoistisch; konzentriert sich auf Ergebnisse und Teameffektivität
• Belastbar und realistisch: versteht, dass Rückschläge Teil der Arbeit an vorderster Front sind
• Entspricht den Werten von Würde, Transparenz und Wirkung von LifeLine Ukraine

Was diese Rolle ist nicht

• Keine Junior-Koordinatorrolle
• Keine rein administrative Position
• Kein symbolischer Führungstitel ohne Autorität

Dies ist eine echte operative Führungsrolle mit echter Verantwortung.

Was wir bieten

• Sinnvolle Arbeit mit sichtbaren Auswirkungen auf das Leben von Zivilisten
• Eine zentrale Rolle in einer angesehenen niederländisch-ukrainischen humanitären Organisation
• Hohes Maß an Vertrauen und Autonomie
• Möglichkeit, Operationen zu gestalten und zu professionalisieren
• Klarer Wachstumspfad in Richtung General Manager
• Konkurrenzfähiges Gehalt, abgestimmt auf Erfahrung und Verantwortung

Berichtslinie

• Berichtet direkt an den Gründer/General Manager (Gesamtorganisation)
• Übernimmt nach und nach operative Verantwortung vom Gründer
• Bericht an den niederländischen Vorstand
• Bericht an Spender