Management Services Associate SC-6 (Protokoll) in United Nations World Food Programme

ÜBER WFP< /p>

Das Welternährungsprogramm ist die weltweit größte humanitäre Organisation, die in Notsituationen Leben rettet und mit Nahrungsmittelhilfe einen Weg zu Frieden, Stabilität und Frieden ebnet Wohlstand für Menschen, die sich von Konflikten, Katastrophen und den Auswirkungen des Klimawandels erholen.

Beim WFP stehen die Menschen im Mittelpunkt unseres Handelns und die Vision der zukünftigen WFP-Belegschaft besteht aus vielfältigen, engagierten, qualifizierten und leistungsstarken Teams, die nach Leistung ausgewählt werden, in einem gesunden und integrativen Arbeitsumfeld arbeiten und die WFP-Werte (Integrität, Zusammenarbeit, Engagement, Menschlichkeit und Inklusion) und die Zusammenarbeit mit Partnern, um das Leben der WFP-Einsatzkräfte zu retten und zu verändern.

•  Art des Vertrags : Servicevertrag
•  Einheit/Abteilung: Management Services Unit / WFP Ukraine
•  Dienstort: ​​Kiew
•  Dauer: 12 Monate (verlängerbar)

Was werden Sie in dieser Position tun?

Sie unterstützen die Bereitstellung hochwertiger, kundenorientierter und preiswerter Dienstleistungen, die es den Mitarbeitern in den Landes-/Standortbetrieben ermöglichen, den Begünstigten Nahrungsmittelhilfe zu leisten, im Einklang mit der WFP-Strategie zur Einstellung eines Management Services Associate (Protocol) SC-6 ist erforderlich, um das Visum, die Akkreditierung, die Zollabfertigung und andere protokollbezogene Angelegenheiten zu unterstützen.

Warum mit WFP Ukraine arbeiten?< /p>

Der Krieg in der Ukraine hatte drastische Folgen, sowohl für die Menschen im Land als auch für diejenigen auf der ganzen Welt, die auf die Nahrungsmittelversorgung angewiesen sind. Der Krieg hat immenses Leid für Zivilisten, vertriebene Familien und eine unterbrochene Versorgung verursacht Es hat zu einer der schnellsten erzwungenen Bevölkerungsbewegungen seit dem Zweiten Weltkrieg geführt. Fast 6 Millionen Ukrainer leben noch immer als Flüchtlinge in ganz Europa, und fast 3,3 Millionen sind Binnenvertriebene Da die Lebensmittelproduktion und -versorgung durch Kämpfe unterbrochen wird, haben viele Familien im Osten und Süden der Ukraine keinen zuverlässigen Zugang zu nahrhaften Lebensmitteln.

WFP nutzt eine Kombination aus Nahrungsmittel- und Bargeldhilfe, um vom Krieg betroffene Gemeinden zu unterstützen. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern bei der Verteilung von Lebensmittelboxen in Gebieten nahe der Frontlinieund Bereitstellung von Bargeldtransfers an Orten, an denen Menschen Zugang zu Banken und Märkten haben, um Lebensmittel zu kaufen. Seit März 2022 hat WFP Nahrungsmittel- und Bargeldhilfe im Gegenwert von 3,01 Milliarden Mahlzeiten an vom Krieg vertriebene und betroffene Menschen verteilt.

Beim WFP in der Ukraine Wir bieten Inhabern von Dienstverträgen ein breites Spektrum an Leistungen und Ansprüchen sowie günstige Arbeitsbedingungen. Einige davon sind:

• Konkurrenzfähige Gehälter pro Jobstufe
• 18 Wochen Elternzeit für leibliche Mütter und 4 Wochen Elternzeit für nicht leibliche Eltern
• Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten

Wie können Sie einen Unterschied machen?

An dieser Stelle müssen Sie Folgendes tun:

1. Koordinieren Sie den administrativen und technischen Support innerhalb des Management Services-Portfolios, um eine effiziente und qualitativ hochwertige Servicebereitstellung sicherzustellen.

2. Überwachen Sie den Ressourcenbedarf innerhalb des festgelegten Verantwortungsbereichs und helfen Sie bei der Identifizierung neuer Anforderungen, um die betriebliche Effizienz und Kosteneffizienz der Dienste zu verbessern.

3. Sammeln und analysieren Sie Daten und erstellen und/oder konsolidieren Sie Berichte, um zur Entscheidungsfindung und zum effizienten Ressourcenmanagement beizutragen.

4. Überprüfen und empfehlen Sie Verbesserungen der internen Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und tragen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung der bereitgestellten Dienste bei.

5. Bieten Sie zeitnahe und genaue Lösungen für komplexe Anfragen, um eine effiziente Bereitstellung von Diensten sicherzustellen.

6. Kontakte mit Besuchern und Mitarbeitern, Vereinbarung von Terminen und Besprechungen, bei Bedarf Dolmetschertätigkeit und/oder Protokollführung. Bei Bedarf Übersetzung einfacher Korrespondenzen.

7. Nutzen Sie digitale Tools und Technologieanwendungen, um Arbeitsabläufe und Kundenservice zu verbessern und neue Technologien, die am Arbeitsplatz eingeführt werden, effektiv zu übernehmen.

8. Mitmachendie Vorbereitung behördenübergreifender Initiativen im Rahmen der UN-Reform, um Kosteneinsparungen und eine Verbesserung der Servicequalität zu erreichen.

9. Verfolgen Sie Änderungen der Regeln und Vorschriften der Gastregierung, die für das WFP von Interesse/wichtig sind, und beraten Sie zu geeigneten Maßnahmen, insbesondere im Zusammenhang mit Visa, Personalausweisen, Zollabfertigungen usw.

10. An- und Abmeldung von diplomatischem und nicht-diplomatischem Personal, einschließlich der Bearbeitung von Anträgen auf diplomatische Vorrechte und Immunitäten für diplomatisches Personal; Einreise-/Arbeitsvisum und Aufenthaltserlaubnis erhalten; und verarbeiten Sie verschiedene Dokumentationen für alle internationalen Mitarbeiter und Besucher.

11. Unterstützen Sie bei Steuerbefreiungs- und Rückerstattungsverfahren und -anträgen, gegebenenfalls in Abstimmung mit der Finanzabteilung.

12. Erleichtern Sie nach Bedarf den zoll-, zoll- und steuerbezogenen Dialog zwischen der Gastregierung und dem WFP.

13. Zollabfertigungsvereinbarungen, Vorbereitung von Dokumenten für WFP-Sendungen (empfangen/versendet), Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen und Umsetzung von Folgemaßnahmen.

14. Unterstützung bei der Auswahl und Leistungsbewertung von Zollagenten, Clearingagenten und Spediteuren.

15. Sorgen Sie für die Vertraulichkeit und sichere Aufbewahrung von Daten im Zusammenhang mit dem Arbeitsbereich.

16. Pflege des Ablagesystems zur Gewährleistung der sicheren Aufbewahrung vertraulicher Materialien.

17. Extraktion von Daten aus verschiedenen Quellen.

18. Recherche und Abruf statistischer Daten aus internen und externen Quellen; Erstellung statistischer Diagramme, Tabellen und Berichte. Verfolgen Sie Fristen, eingegangene Verpflichtungen, ergriffene Maßnahmen und koordinieren Sie die Erfassung und Übermittlung der Berichte an den Leiter der Einheit.

19. Unterstützen Sie eine Kultur der ökologischen Nachhaltigkeit im gesamten WFP, indem Sie Maßnahmen ergreifen, die die Nachhaltigkeit in allen Verwaltungsaktivitäten vorantreiben.

20. Führen Sie alle anderen damit verbundenen Aktivitäten aus, die Ihnen vom direkten Vorgesetzten zugewiesen wurden.

Um mit uns Leben zu retten und Leben zu verändern, benötigen Sie:

Bildung: Abschluss der weiterführenden Schule. Ein postsekundäres Zertifikat in Betriebswirtschaft/öffentlicher Verwaltung, Ingenieurwesen oder einem anderen relevanten Bereich im Zusammenhang mit Büromanagement und -verwaltung.

Erfahrung: Sechs oder mehr Jahre Berufserfahrung in der allgemeinen Verwaltungsarbeit, unter anderem beimindestens zwei Jahre im Admin-Protokollmanagement. Eine postsekundäre Ausbildung kann einige Jahre Berufserfahrung ausgleichen. Beispielsweise gelten Sie als berechtigt, wenn Sie Folgendes haben:

• Drei (3) Jahre Berufserfahrung in Kombination mit einem Master-Abschluss;
• Vier (4) Jahre Berufserfahrung in Kombination mit einem Bachelor-Abschluss.

Wissen & Fähigkeiten:

• Nachgewiesene theoretische und praktische Kenntnisse und Verständnis der nationalen Regeln, Vorschriften und Richtlinien im Bereich Verwaltung/Management Services
• Hat Erfahrungen in der Verwaltung gesammelt und wendet diese auf alle an Aktivitäten.
• Hat kleine Teams von Mitarbeitern mit verwandten Fachgebieten geleitet.
< li style="font-weight: var(--artdeco-reset-typography-font-weight-normal)">Hat Unterstützung bei der Leitung von Projekten und Beiträgen zu Funktionsrichtlinien geleistet.

Sprache: Fließende Sprachkenntnisse (Stufe C) in Englisch und Ukrainisch .

Wie bewerbe ich mich...

Um berücksichtigt zu werden, können Sie sich über WFP-Rekrutierungsportal. Lebenslauf und Anschreiben müssen in englischer Sprache eingereicht werden.

Nur diejenigen Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Schritte unseres Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

Um mehr über WFP zu erfahren, besuchen Sie unsere Website: https://www.wfp.org und folgen Sie uns in den sozialen Medien, um über unsere neuesten Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.