Logistikbeauftragter (Beschaffung, WH, Flotte, Vermögenswerte) in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nach einem Logistikbeauftragten zur Unterstützung von PAH-Aktivitäten zur Verbesserung der Lokalisierungsbemühungen.

Allgemeine Informationen:

• Organisation: Polish Humanitarian Action (PAH), internationale Nichtregierungsorganisation mit Sitz in Warschau und Vertretung in der Ukraine
• Position: Logistikbeauftragter
• Standort: Kiew 
• Stellenbedingungen: Vollzeit
• Art der Stelle: Arbeitsvertrag
• Beginndatum: April 2026
•  Dauer:  befristeter Vertrag mit einer 3-monatigen Probezeit bis Ende 2026 

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die seit 1992 humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet weltweit. So far, the interventions have been carried out in 46 different countries. Durch seine langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie Ernährung und Bildung konzentriert PAH seine globalen Aktivitäten auf die Gewährleistung einer nachhaltigen und stabilen Entwicklung von Regionen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderen humanitären Krisen leiden.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen des Konflikts. PAH leistet Hilfe für Binnenflüchtlinge, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt. PAH Ukraine weitet derzeit sein Programm von humanitärer Hilfe auf Maßnahmen zur schnellen Erholung und auf entwicklungsorientierte Interventionen aus, die der betroffenen Bevölkerung nachhaltige Lebensunterhaltsmöglichkeiten bieten.

Weitere Informationen finden Sie unter Homepage – Polska Akcja Humanitarna

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Beschaffung – 25 %

• Sicherung der Umsetzung von Beschaffungsprozessen:
• Empfang, Aufzeichnung und Verfolgung des Bestellanforderungsformulars (PRF): Empfang Eingehende PRFs prüfen, ob die erforderlichen Unterschriften/Genehmigungen vorhanden sind, sie datieren, stempeln und im Anforderungsregister aufzeichnen und ihnen jeweils eine Nummer in Form von Datum, Monat und fortlaufender Reihenfolge zuweisen.
• RFQs/RFP und Angebotsanalyse: Unterstützung des Abteilungsleiters bei Ausschreibungsaktivitäten und Teilnahme an Ausschreibungsausschüssen, Erstellung von Checklisten und Angebotsanalysezusammenfassungen während der Sitzungen des Angebotsanalyseausschusses, wenn Angebote geöffnet, analysiert und Lieferanten ausgewählt werden. Analysieren Sie Angebote/Gebote und leiten Sie diese an den Abteilungsleiter weiter, koordinieren Sie die technische Bewertung oder Beratung, bevor Bestellungen aufgegeben oder dem Beschaffungsausschuss vorgelegt werden.
• Vorbereitung und Versand von Bestellungen: Bereiten Sie Bestellungen/Verträge/Rahmenvereinbarungen vor, geben Sie diese in den Procurement Tracker ein und legen Sie sie dem Abteilungsleiter zur Überprüfung vorn und endgültige Genehmigung durch die Abteilung. Under supervision of the HoD Prepare Purchase Orders/Contracts and send them to vendors for acceptance. Verfolgen Sie die Lieferungen gemäß den Lieferplänen des Lieferanten und verfolgen Sie Lieferungen in der Lieferverfolgungsmatrix. 
• Beschleunigung: Verwaltung der von den Lieferanten bereitgestellten Muster, Kontaktaufnahme mit Wareneingangslagern/-büros über den Wareneingang und Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Nachverfolgung aller Lieferungen. Unterstützung bei der Erstellung der wöchentlichen Beschaffungsberichte.
• Zahlungen: Erstellen und pflegen Sie Beschaffungsdateien, die gemäß der Compliance für Zahlungen von Waren/Dienstleistungen erforderlich sind.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungsprozesse ordnungsgemäß dokumentiert sind und Beschaffungsdateien gemäß den Anforderungen des PAH-Logistik- und Beschaffungshandbuchs aufbewahrt werden.

 Beschaffungs- und Lager-/Transportprozesse der Partnerschaften – 25 %

• Nehmen Sie an der Bewertung des Partners teil
• Führen Sie Käufe für den Partner auf der Grundlage der Bewertung des Partners durch
• Überprüfen und verfolgen Sie die Beschaffung des Partners in jeder Phase des Beschaffungsprozesses
• Bereiten Sie die gewonnenen Erkenntnisse am Ende des Implementierungszeitraums mit dem Partner vor
• Führen Sie regelmäßige Besuche beim WH des Partners durch, um den Zustand des WH zu überprüfen und Vereinbarungen für die Verteilung zu treffen Prozesse
• Beratung des Partners in allen Bereichen der Logistik, wenn dies vom Partner gewünscht wird
• Nehmen Sie an wöchentlichen Treffen mit Partnern teil. 
• Überprüfen und bestätigen Sie in enger Zusammenarbeit mit der Finanz- und Partnerschaftsabteilung die Verfügbarkeit von Budgetlinien für die Beschaffung.
• Beteiligung am Kapazitätsaufbau von PAH-Partnern auf Logistikseite

Lager- und Bestandsverwaltung – 10 %

• Stellen Sie sicher, dass PAH-Mindeststandards für Logistikverfahren und Länderrichtlinien im Bereich der Lagerverwaltung umgesetzt und eingehalten werden
• Unterstützung für HOD zu Bereichen im Zusammenhang mit Budgets, technischen Aspekten des Programms und Implementierungsmechanismen nach Bedarf 
• Verwalten Sie das Lager systematisch nach dem PAH-Standardverfahren.
• Verwalten Sie den Empfang eingehenden Materials und die Einlagerung in das Lager gemäß dem PAH-Standardverfahren und versenden Sie das Material an verschiedene Standorte gemäß den Anforderungen.
• Koordinieren Sie mit dem Fuhrparkleiter und dem Transportunternehmen die Anordnung der LKWs für die pünktliche Lieferung der Materialien.
• Beschaffen und verwalten Sie das Lager und die LKWs, holen Sie ab, bereiten Sie Vereinbarungen vor und führen Sie die Zahlung aus gemäß der Vereinbarung.
• Erstellen Sie Lager- und Bestandsberichte

Vermögensverwaltung – 10 %

• Aufzeichnung von PAH-Vermögenswerten im Vermögensregister
• Erstellen Sie ordnungsgemäße Übergabedokumente für alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Vermögenswerte
• Führen Sie eine regelmäßige physische Überprüfung durch
• Melden Sie etwaige Fehlmengen und Schäden und untersuchen Sie diese bei Bedarf

Melden und Dokumentationen – 20 %

• Datenerfassung, primäre Berichtsprüfungen und Konsolidierung des Procurement Tracker vor Ort und Übermittlung des Berichts auf monatlicher Basis.
• Erstellen, Zusammenfassen und Zusammenstellen von WochenJährlicher, monatlicher, vierteljährlicher Logistikbericht und Analyse der Daten mit wichtigen Erkenntnissen

Flottenmanagement – 10 %

• Verfolgen und Überwachen der täglichen Flottenaktivitäten
• Melden von Flottenproblemen an Flottenzentrale/LOGs Co/LOGs Manager
• Stellt monatlichen Flottenbericht für das Büro in Charkiw an Flottenzentrale
• Arbeiten Sie mit anderen Mitarbeitern zusammen, um Sicherheit und Sicherheit zu gewährleisten Sicherheitsverfahren, die bei allen Fahrzeugbewegungen eingehalten werden.
• Regelmäßige Inspektion der Fahrzeuge mit Schwerpunkt auf der Flotte, um sicherzustellen, dass sie dem Sicherheitsstandard entsprechen

 Der Logistikbeauftragte wird auf der Grundlage der unten beschriebenen Qualifikationsanforderungen ausgewählt:

• Höhere Ausbildung;
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in Logistik/Beschaffung bei internationalen oder lokalen NGOs;
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (Mittelstufe).
• Verständnis für internationale humanitäre Arbeit;
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten;
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office und Google Apps;
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• Nachgewiesene Fähigkeit, anspruchsvolle Arbeitsbelastungen zu bewältigen;
• Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten.

Was PAH bietet:

• Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln in einer professionellen und flexiblen internationalen NGO, einer der größten Organisationen in Mittel- und Osteuropa.
• Arbeiten Sie in einem dynamischen und motivierten Team.
• Freiwillige Krankenversicherung, die vollständig von der Organisation übernommen wird.
• Kostenlose Englischkurse und andere Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Umfassendes Sozialleistungspaket gemäß der ukrainischen Gesetzgebung.
• Flexible Arbeitsregelungen.
• Zugang zu vertraulichen psychologischen Unterstützungssitzungen bei Bedarf.
• Zusätzliche freie Tage in Einhaltung gesetzlicher und religiöser Feiertage in der Ukraine.

 Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung

Unsere Organisation hält sich an die Grundsätze der Gleichheit, der Achtung der Menschenwürde und der Nichtdiskriminierung gemäß der Gesetzgebung der Ukraine.

Wir dulden keine Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Familienstand, Schwangerschaft, Elternstatus, Behinderung, Gesundheitszustand, Rasse, Hautfarbe, ethnische oder nationale Herkunft, Staatsbürgerschaft, Sprache, Religion oder andere Überzeugungen, sexuelle Orientierung oder andere Merkmale.

Alle Kandidaten werden ausschließlich auf der Grundlage ihrer beruflichen Kompetenzen und ihrer Übereinstimmung mit den Stellenanforderungen beurteilt.

 Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen

Die Organisation ist offen für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen und gewährleistet gleiche Chancen, am Einstellungsprozess teilzunehmen.

Bei Bedarf sind wir dies bereit:

• angemessene Vorkehrungen am Arbeitsplatz zu treffen.
• den Rekrutierungsprozess anzupassen.
• flexible Arbeitszeiten oder Fernarbeitsregelungen in Betracht zu ziehen;
• sichere und zugängliche Arbeitsbedingungen zu schaffen, die den individuellen Bedürfnissen entsprechen.

Wenn Sie für die Teilnahme barrierefreie Vorkehrungen benötigene im Rekrutierungsprozess, geben Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben an.

So bewerben Sie sich

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden auf ENGLISCH vorbereiteten Dokumente zu:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung.
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit für den Beginn Ihrer Tätigkeit bei PAH.