Junior-Verwaltungsspezialist (Vollzeit, Winnyzja) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht für das Programm „U-LEAD with Europe: Ukraine – Local Empowerment, Accountability and Development Programme“ einen qualifizierten Mitarbeiter zur Besetzung der Position eines:

Junior Administrative Specialist (Vollzeit, Winnyzja)

(interner SAP-Code: Junior Administrative Spezialist)

In den letzten Jahren hat die Ukraine verschiedene Gesetze zugunsten einer ehrgeizigen Dezentralisierungsreform entwickelt und verabschiedet, die die Beziehungen zwischen der nationalen, regionalen und lokalen Ebene neu gestaltet und institutionelle Kapazitäten aufbaut. Der Erfolg der Dezentralisierungsreform hängt in hohem Maße von der Koordinierung und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen an der Reformumsetzung beteiligten Akteuren auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene ab. Angesichts der wichtigen neuen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und finanziellen Ressourcen, die die kommunalen Selbstverwaltungen gewonnen haben, muss die Umsetzung der Reform durch kompetente Beratung, Schulungen und vielfältige Unterstützungsmaßnahmen begleitet werden. U-LEAD (Ukraine-Local Empowerment, Accountability and Development) ist eine Sondermaßnahme, die als Multi-Geber-Aktion von der EU und ihren Mitgliedsstaaten Deutschland, Polen, Dänemark, Frankreich und Slowenien durchgeführt wird, um den Aufbau einer Multi-Level-Governance zu unterstützen, die transparent, rechenschaftspflichtig und auf die Bedürfnisse der Bevölkerung der Ukraine eingeht.

 Wir suchen einen hochmotivierten Junior-Verwaltungsprofi, der den Betrieb des U-LEAD-Regionalbüros in Winnyzja unterstützt Oblast.

 Verantwortungsbereiche und Aufgaben:

• Sorgt für die Büroverwaltung, Kontrolle der Vermögenswerte vor Ort, hilft bei der Bestandsaufnahme der Vermögenswerte.
• Empfang, Verwaltung, Ablage, Übersetzung von Dokumenten ins Englische.
• Verwaltet Einladungen für Veranstaltungen, die vom Regionalbüro Winnyzja und/oder dem operativen Team/Arbeitsgruppen organisiert werden, überprüft die geplante Anwesenheit, erstellt Teilnehmerlisten, informiert die Teilnehmer darüber Veranstaltungslogistik, verwaltet Teilnehmeranfragen, verteilt und sammelt ausgefüllte standardisierte Bewertungsformulare.
• Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen im jeweiligen Oblast, einschließlich Teilnehmermanagement und Logistik.
• Verwaltung der Finanzen von Veranstaltungen, einschließlich Vorbereitung von Serviceanfragen, Vorprüfung von Veranstaltungsrechnungen und -berichten.
• Genaue Eingabe der Daten des jeweiligen Oblasts in das U-LEAD mit der Datenverwaltungsinfrastruktur des Europaprogramms (U-DATA) gemäß Richtlinien.
• Befolgt die Regeln zum Schutz personenbezogener Daten bei der Bearbeitung von Teilnehmerlisten und der Eingabe personenbezogener Daten in U-DATA.
• Organisiert die Veranstaltungslogistik, einschließlich Verpflegung, Unterkunft, Anreise der Teilnehmer. Unterstützt das Programm in allen organisatorischen Aspekten im jeweiligen Oblast.
• Erstellt Serviceanfragen in Zusammenarbeit mit der Person, die für die Vorbereitung der Veranstaltung verantwortlich ist.
• Implementiert oder unterstützt die CMU bei der Umsetzung der etablierten Beschaffungs- und Vertragsabläufe und stellt die Einhaltung von U-LEAD-Branding und Sichtbarkeit sicher.
• Erfasst Rechnungen und führt eine Leistung ausce-Berichte (einschließlich Teilnehmerlisten) fristgerecht. Führt eine Vorprüfung und Vorverarbeitung der Rechnungen für die zukünftige Verwaltung durch die CMU durch.
• Archiviert Veranstaltungs-/bezogene Dokumente, erstellt digitale Kopien der Dateien.
• Trägt zur Kostenüberwachung bei.
• Gebt Daten zu Veranstaltungen, Teilnehmern, Trainern und weitere Daten zusammen mit allen unterstützenden Dokumenten (Tagesordnungen, Berichte, Fotos, standardisierte Bewertungsformulare usw.) in U-DATA ein. Koordiniert sich mit dem Leiter des Regionalbüros, politischen Beratern und STEs, um die Qualität und Genauigkeit der in U-DATA eingegebenen Daten sicherzustellen, einschließlich der Eingabe aller geplanten Ereignisse einen Monat im Voraus.
• Überprüft und aktualisiert regelmäßig die wichtigen U-DATA-Ereignisse im jeweiligen Gebiet und meldet sie rechtzeitig an U-LEAD.
• Sorgt für den Empfang, die Verarbeitung, die Archivierung und die Übersetzung einiger Dokumente ins Englische.
• Fungiert als Sicherheitszentrale für das Regionalbüro und kooperiert mit dem Risikomanagementbüro der GIZ.
• Kommuniziert regelmäßig mit lokalen Dienstleistern. 
• Kommuniziert und kooperiert effektiv mit den Kollegen im Regionalbüro, dem U-LEAD-Team sowie aus anderen Regionalbüros und anderen GIZ-Projekten in der Ukraine. 
• Sorgt für diskretes Verhalten gegenüber Dritten in allen internen Angelegenheiten.
• Beitrag zur Vorbereitung und Umsetzung lokaler Beiträge durch RO.
• Kommiert und berichtet regelmäßig an den Leiter des Regionalbüros und den stellvertretenden Leiter der RegOps-Einheit. 

 Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement, Büromanagement oder verwandten Bereichen.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
• Kunden- und serviceorientierte Einstellung.
• Starkes Team Spieler.
• Sehr gute Ukrainisch- und Englischkenntnisse.
• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office Suite, Excel, PowerPoint usw.).
• Erfahrung im Projektmanagement.

 Wir bieten:  

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage Tage pro Jahr.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Fernarbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage pro Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Winnyzja. Vertragsende - 31.12.2027 (mit der Möglichkeit einer Verlängerung) oder Rückkehr an den Arbeitsplatz eines mobilisierten Mitarbeiters.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

 Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus IhnenIhr Lebenslauf und ein Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation darlegen, sich bis COB 02 Dezember 2025, Dienstag zu bewerben. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutzerklärung | Karriere-Portal | Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH