Junior-Verwaltungsspezialist in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH in der Ukraine sucht für ihr Büro in Kiew qualifizierte Fachkräfte für das Projekt „Nationales Emissionshandelssystem Ukraine“ (im Folgenden „Projekt“) zur Besetzung der Stellen des:

Junior Administrative Specialist (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Junior Administrative Spezialist) 

GIZ ETS Project unterstützt die Regierung der Ukraine, vertreten durch das Ministerium für Umweltschutz und natürliche Ressourcen der Ukraine (MEPR) bei der Entwicklung und Einführung eines Emissionshandelssystems (ETS), das einem Emissionshandelssystem der EU (EU ETS) ähnelt oder gleichwertig ist. Die Unterstützung der GIZ konzentriert sich hauptsächlich auf die nationale Ebene und beinhaltet eine intensive Zusammenarbeit mit MEPR zu verschiedenen Themen. Die GIZ wird diese Unterstützung noch weitere 1,5 Jahre leisten. Das Projekt leistet seine Hilfe in fünf Hauptbereichen: (1) Kapazitätsentwicklung der für die Umsetzung eines ETS zuständigen Behörde; (2) Entwicklung eines digitalen Tools zur Verarbeitung der Daten von ETS-Teilnehmern; (3) Empfehlungen zur Festlegung einer „Obergrenze“ für das ukrainische ETS; (4) Empfehlungen für Regeln für die Zuteilung von Zertifikaten und (5) Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung der ETS-Pilotphase. Da die Ukraine im Juni 2022 den Status eines EU-Kandidatenlandes erhielt und das ehrgeizige Ziel hat, in naher Zukunft Mitglied der EU zu werden, soll sich die Unterstützung des Projekts hauptsächlich an relevanten Erfahrungen, Ansätzen und Verfahren der EU orientieren. Das Projekt eröffnet eine Vollzeitstelle für einen Junior-Verwaltungsspezialisten, der die Projektumsetzung täglich unterstützt. Diese Position des Junior-Verwaltungsspezialisten sieht die Umsetzung der unten aufgeführten Funktionen vor.

Verantwortlichkeiten:

• Gewährleistung reibungsloser täglicher Büroabläufe und Unterstützung bei der Erfüllung der Projektaufgaben; 
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für die Projekte; 
• Erfüllung der Verwaltungsanforderungen des Büros mit einem Minimum an Eingriffen; 
• Sicherstellung, dass die Finanz- und Verwaltungsvorschriften eingehalten werden; 
• Planung und Organisation (administrativ) interner und externer Veranstaltungen der Projekte (online/offline); 
• Unterstützung im Reisemanagement; 
• Unterstützung der Überwachung und Bewertung des Projekts. 

Aufgaben:

1. Koordination 

• Gewährleistung des Informationsaustauschs zwischen Projektmitarbeitern, Partnern und anderen Institutionen; 
• Vorbereitung und Organisation interner und externer Meetings/Workshops/Konferenzen; 
• Organisation von Veranstaltungen bzw. Rahmenveranstaltungen der Partnerorganisationen, Prüfung der geplanten Teilnahme, Teilnehmerlisten, standardisierte Auswertungsbögen; 
• effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kollegen in den Projekten und anderen GIZ-Projekten in der Ukraine; 
• Sorgfalt eines diskreten Verhaltens gegenüber Dritten in allen internen Angelegenheiten; 
• regelmäßige Berichterstattung an den Vorgesetzten. 

2. AnzeigeVerwaltung 

• Verantwortung für die Organisation administrativer und logistischer Aspekte der Projektaktivitäten (Besprechungen, Workshops usw.); 
• Umsetzung oder Unterstützung der Projektkoordinatoren bei der Umsetzung von Beschaffungs- und Vertragsverfahren für Waren und Dienstleistungen; 
• Sicherstellung, dass die Bürogeräte ordnungsgemäß funktionieren; 
• Sicherstellung des Empfangs, der Verarbeitung, der Erstellung digitaler Kopien, der Archivierung und der Übersetzung einiger Dokumente ins Englische; 
• Einreichen von Dokumenten gemäß den internen Archivierungsregeln der GIZ;
• Verfolgen laufender Laufzeiten mehrerer Verträge, Lieferung und Berichterstattung über Ergebnisse und Zahlungspläne;
• Unterstützung bei Reisen Führung von Projektmitarbeitern und Projektpartnern.

3. Finanz- und Rechnungswesen sowie Überwachung und Bewertung (M&E) 

• Hilfe bei der Vorbereitung der Betriebs- und Budgetplanung der Projekte; 
• Beitrag zur Kostenüberwachung; 
• Erfassung von Rechnungen und Leistungsberichten (einschließlich Teilnehmerlisten) und Einhaltung der Fristen; 
• Vorabprüfung und Vorverarbeitung von Rechnungen für die zukünftige Verwaltung durch die Serviceeinheit; 
• Prüfung der Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter zur Genehmigung durch den Vorgesetzten; 
• Unterstützung des M&E-Teams nach Bedarf; 
• regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung wichtiger Ereignisse des M&E-Systems und rechtzeitige Meldung dieser an die Projektleitung; 
• Eingabe von Daten zu Veranstaltungen, Teilnehmern, Trainern und weiteren Daten in das M&E-System sowie aller unterstützenden Dokumente (Tagesordnungen, Berichte, Fotos, standardisierte Bewertungsformulare usw.); 
• Beachtung der Regeln zum Schutz personenbezogener Daten bei der Bearbeitung von Teilnehmerlisten und der Eingabe personenbezogener Daten in Überwachungssysteme.

Erforderliche Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen: 

Qualifikationen 

• Hochschulabschluss in relevanter Spezialisierung und Qualifikation in Betriebswirtschaftslehre wünschenswert (entspricht BA oder MBA). 

Berufserfahrung 

• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. 

Sonstige Kenntnisse, zusätzliche Kompetenzen 

• sehr gute Kenntnisse der ITK-Technologien (zugehörige Software, Telefon, Fax, E-Mail, das Internet) und Computeranwendungen (z. B. MS Office, Excel, PowerPoint, MS Teams usw.); 
• Verhandlungssichere Ukrainisch- und Englischkenntnisse, Deutschkenntnisse sind von Vorteil; 
• tiefes Verständnis der Organisation der Verwaltungsplanung, Veranstaltungsplanung und Organisation von Workshops; 
• umfassende Erfahrung im Management und in der Verwaltungsunterstützung; 
• Bereitschaft zur aufgabengerechten Weiterqualifizierung – entsprechende Maßnahmen nach Absprache mit der Geschäftsführung; 
• Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, Flexibilität und Stressresistenz; 
• starke Organisations- und Planungsfähigkeiten; 
• Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten; 
• kunden- und serviceorientierte Einstellung; 
• gute Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten; 
• starker Teamplayer; 
• hhohes Maß an Loyalität, Selbstorganisation;
• ausgezeichnetes Zeitmanagement.

Wir bieten: 

• offizielle Anstellung;
• Festgehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt;
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich;
• Sprachunterricht, Hard- und Soft-Skills-Trainings;
• individuell und gruppenpsychologische Unterstützung;
• mögliche Remote- und flexible Arbeit;
• sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen< /strong>

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 31.01.2026. Der Einsatz beginnt so schnell wie möglich. Dienstort: ​​Kiew. Dienstreisen (im Ausland) und in verschiedene Regionen innerhalb der Ukraine sind je nach Projektanforderung und entsprechend den Sicherheitsbestimmungen zu erwarten. 

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und anspruchsvolles Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet. 

Bewerbung < /p>

Eine Bewerbung, bestehend aus einem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird, ist an [email protected]< zu richten /span> bis COB Januar 27, 2025< strong>, Montag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erteilt der Kandidat sein Einverständnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich für den Bewerbungsprozess. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.