Assistent für Informationsmanagement / IM-Assistent in HEKS / EPER Ukraine

HEKS / EPER Ukraine ist eine internationale humanitäre Organisation, die sich in der Ukraine für die Unterstützung und den Schutz der Menschenrechte, die Entwicklung der Zivilgesellschaft und die Unterstützung gefährdeter Bevölkerungsgruppen einsetzt. Im Zusammenhang mit der Ausweitung unserer Aktivitäten suchen wir einen Assistenten für Informationsmanagement / IM-Assistenten für unser Büro in der Stadt Dnipro.

Aufgaben:

- Bereitstellung von Managementunterstützung und Informationsverarbeitung

- Pflege von Datenbanken und Dokumentation

- Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Informationsbeschaffung

- Umgang mit Bürogeräten und Software

- Hochschulbildung im Bereich Informationstechnologie, Management oder Ähnliches

- Erfahrung in einer ähnlichen Position willkommen

- Hervorragende Arbeitsfähigkeiten mit Office-Programmen und Datenbanken

- Verantwortung, Organisation und Liebe zum Detail

Wir bieten:

- Krankenversicherung

- Gelegenheit zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterentwicklung

- Interessante Projekte und Zusammenarbeit mit internationalen Partnern

Wenn Sie bereit für neue Herausforderungen sind und unserem Team beitreten möchten, senden Sie Ihren Lebenslauf an Bewertungen. Wir warten auf Sie!

Unter der direkten Leitung des M&E-Managers bietet der Information Management Assistant den Programmabteilungen allgemeine Datenverwaltung und Berichtsunterstützung.

Das Ziel des Die Aufgabe besteht darin, hohe Standards der Verantwortlichkeit und Sichtbarkeit des Projektfortschritts sicherzustellen und eine ordnungsgemäße Zentralisierung der mit den Projektaktivitäten verbundenen Daten zu ermöglichen. Die Position unterstützt alle Mitglieder der Projektteams durch die Bereitstellung relevanter Daten und Listen und sammelt gleichzeitig Speicherung von Daten und Aufzeichnungen und Bereitstellung regelmäßiger Berichte an den M&E-Manager bei Bedarf.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten
 

• Sicherung aller Projektaktivitäten sicherstellen werden in den relevanten Datenbanken aufgezeichnet.
• Stellen Sie sicher, dass die vom IM-Beauftragten und dem M&E-Manager entworfenen Datenbanken nicht verändert und ordnungsgemäß ausgefüllt werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle Daten in den Datenbanken korrekt sind genaue Darstellung der Aktivitäten vor Ort und anderer vorhandener Aufzeichnungen (Quittungen, Verteilerlisten).
• Um spezifische IT-Unterstützung im Zusammenhang mit IM-Problemen durchzusetzen. 
• Entwicklung interaktiver Produkte auf Basis von HEKS/EPER Ukraine-Daten und von Partnern bereitgestellten Daten. Diese Unterstützung umfasst die Entwicklung eines interaktiven Produktkonzepts, Designs und Funktionalität.
• Unterstützen Sie Programmteams durch die Bereitstellung von Begünstigtenlisten auf der Grundlage vereinbarter Gefährdungskriterien, gezielter Bedürfnisse und Spenderanforderungen.
• Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten und Schutz gemäß den vom MEAL-Koordinator festgelegten Einschränkungen. 
• Unterstützen Sie Programmteams bei der Archivierung von Dokumenten (Verteilungsunterlagen, Quittungen, Formulare) gemäß den Anweisungen des MEAL-Koordinators. 
• Stellen Sie wöchentliche Updates zu Projektaktivitäten bereitVerbindungen zum MEAL Officer und IM Officer. 
• Stellen Sie auf Anfrage spezifische Daten über Dashboards und andere visuelle Materialien bereit.
• Unterstützen Sie die Außendienstmitarbeiter bei der zeitnahen Computerisierung aller gesammelten Daten und der Bereinigung der Daten.
• Unterstützung Datenverarbeitungs-, Datenanalyse- und Datenvisualisierungsaktivitäten in Zusammenarbeit gemäß den Anforderungen des M&E-Managers.
• Extrahieren Sie täglich neue Daten von den Tablets oder Telefonen der Außendienstmitarbeiter und stellen Sie eine ordnungsgemäße Datensicherung sicher.
• Überprüfen Sie die Qualität aller von den Außendienstmitarbeitern erhaltenen Daten und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Wenn nicht, geben Sie den Teamleitern Feedback.
• Kompilieren und konsolidieren Sie Informationen in Datenbanken.
• Verwalten und aktualisieren Sie relevante Tracking-Tools täglich/wöchentlich (Anzahl der verteilten Kits, Anzahl der bezahlten Geldtransfers usw.).
• Stellen Sie eine ordnungsgemäße und regelmäßige Sicherung der Projektdaten mithilfe vereinbarter Tools sicher ( in Abstimmung mit dem MEAL-Koordinator) und ordnungsgemäße Archivierung auf der Grundlage der Anleitung des Koordinators.

Kompetenzen und Anforderungen

• Kenntnisse über regulatorische und Methodische Materialien zur Organisation automatisierter Managementsysteme
• Kenntnisse in der Verwaltung des Datenschutzes, einschließlich Datenverschlüsselung, Benutzer- und Gruppenverwaltung, Ansichten und Sicherheitsmodi.
• Kenntnisse in Power BI, Tableau oder ein ähnliches Visualisierungstool.
• Kenntnisse über mobile Datenerfassungsplattformen (z. B. KoboToolbox oder andere ODK-basierte Plattformen, einschließlich XLS-Formularcodierung und Fehlerbehebung).
• Kenntnisse über GIS-Pakete (z. B. QGIS) Sicherer Umgang mit der MS-Office-Software (einschließlich Word, Excel, Outlook).
• Kenntnisse über Arbeitsdisziplin, Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften, Brandschutzanforderungen, industrielle Hygiene und Arbeitshygienevorschriften.
• Soft Skills: Liebe zum Detail, Systematik, Projektmanagementfähigkeiten, Kommunikationsfähigkeit, Ergebnisorientierung, Flexibilität
• Englisch В1/В2

Qualifikationen

• Baccalaureate/Sekundardiplom (einschließlich, aber nicht beschränkt auf: IT-Management, Datenmanagement, Informationsmanagement).
• 2 Jahre relevante Berufserfahrung in Daten- und Informationssystemmanagement ist obligatorisch
• 6-monatige Erfahrung in NGOs/Vor-Ort-Schulungen in IT oder Überwachungsarbeiten sind wünschenswert.

HEKS/EPER Angebote : offizielle Anstellung, Arbeitsvertrag, wettbewerbsfähiges und angemessenes Gehalt, Sozialpaket gemäß Arbeitsgesetzbuch, ausgestatteter Arbeitsplatz, Krankenversicherung usw.