Personalmanager in PREDSTAVNICTVO NONVAYELENT PISFORS INTERNEShNL V UKPAIHI

JOBTITEL:   Personalmanager (nationale Position) 

FUNKTION: Personalwesen 

JOBGRUPPE:  Operationen 

Dienstort:  Odesa, Ukraine (mit Reisen zu NP-Implementierungsstandorten)  

VERWALTUNGSLINIE MANAGER:  Head of Mission

TECHNISCHER LINIENMANAGER:   Global Head of People, Culture and HR  

VERANTWORTUNG DES LINIENMANAGEMENTS: Verwaltungs-/Personalbeauftragter  

ÜBER UNS 

Nonviolent Peaceforce (NP) stellt die Sicherheit und den Zivilschutz in den am stärksten von Konflikten betroffenen Gebieten neu dar, indem es mit Gemeinden zusammenarbeitet, um Gewalt zu unterbrechen und zu verhindern. NP ist eine globale zivilgesellschaftliche Organisation, die mit Menschen zusammenarbeitet, die von gewaltsamen Konflikten betroffen sind, um ihre Sicherheit und Würde durch unbewaffneten Zivilschutz (Unarmed Civilian Protection, UCP) zu verbessern und dabei zu helfen, die Reaktion der Welt auf Konfliktsituationen zu verändern. Die Programmierung basiert auf dem Schutz unbewaffneter Zivilisten und konzentriert sich thematisch auf Schutz bei Flucht, Kinderschutz, geschlechtsspezifischen Gewaltschutz und interkommunale Gewaltreduzierung, sozialen Zusammenhalt und bürgerschaftliches Engagement. 

 NP gründete 2014/2015 erstmals eine Präsenz in der Ukraine und arbeitete an der Friedenskonsolidierung und Konfliktvermittlung. NP ist seit April 2022 dauerhaft in der Ukraine präsent. NP nimmt in der Schutzreaktion in der Ukraine eine einzigartige Stellung ein; Gleichzeitig bieten wir direkten Schutz für gefährdete Zivilisten und bieten praktische Unterstützung für Freiwilligenkollektive an vorderster Front, um direkt zur Nachhaltigkeit und Sicherheit ihrer Aktionen beizutragen.  

JOBZWECK 

Der Personalmanager ist der strategische Leiter und die fachliche Autorität für die HR-Funktion innerhalb des Ukraine-Landesprogramms. Sie bieten Führung, Interpretation von Richtlinien und Aufsicht, um sicherzustellen, dass die HR-Praktiken ethisch, vertraulich, gesetzeskonform und im Einklang mit den NP-Werten und den betrieblichen Realitäten in der Ukraine sind.  

Die Rolle überwacht die Personalplanung, Rekrutierung, Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement und HR-Systeme im gesamten Ukraine-Landesprogramm. Der HR-Manager fungiert als Hauptberater des Missionsleiters und des Senior-Management-Teams in Bezug auf Personalmanagement, Organisationskultur und Einhaltung des Arbeitsrechts.  

Der HR-Manager trägt die Gesamtverantwortung für die Integrität der HR-Daten, die ethische Praxis und die effektive Nutzung des HRIS (BambooHR) von NP und stellt sicher, dass die Systeme eine fundierte Entscheidungsfindung und die Einhaltung von Spender- und gesetzlichen Anforderungen unterstützen.  

Sie werden eine Schlüsselrolle bei der Identifizierung und Behebung von Personallücken und der Stärkung der Personalkapazitäten im Land spielen. Reisen zu aktiven NP-Standorten vor Ort sind erforderlich.  

Bekenntnis zu den NP-Prinzipien 

• Berufliches Verhalten fördern und vorbilden, das den Auftrag und die Werte von NP positiv widerspiegelt. 

Arbeiten Sie eng mit den Programm- und Betriebsabteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass bei der Entwicklung und Umsetzung aller Projekte/Programme ausreichend Personal bereitgestellt und einbezogen wird. 

Übernehmen Sie die strategische HR-Führung für die HR-Funktion im Land und stellen Sie klare Rollen, Verantwortlichkeiten und professionelle Standards sicher 

 Mitarbeiterbeziehungen und -entwicklung 

• Fungieren Sie als Prozessverantwortlicher und professioneller Berater für Disziplinar-, Beschwerde- und Leistungsmanagementprozesse und stellen Sie eine angemessene Entscheidungsfindung, Verfahrensintegrität und Dokumentation sicher BambooHR im Einklang mit der NP-Richtlinie und den örtlichen Gesetzen.  

•  Ermöglichen und stellen Sie sicher, dass Leistungsüberprüfungen und der jährliche Beurteilungsprozess regelmäßig von Vorgesetzten durchgeführt werden; Sicherstellen, dass allen Führungskräften Schulungen und Beratung zur Verfügung stehen. 

• Bereitstellung von Input für die Programmplanung und Bewertungen für den Kapazitätsaufbau von Partnern, einschließlich der Personalplanung der Partner. 

Rekrutierung, Verträge und Personalmanagement 

• Überwachen Sie die Rekrutierungsplanung für nationale und internationale Positionen und stellen Sie sicher, dass die Rekrutierungsprozesse fair und gerecht sind und den NP-Rekrutierungsgrundsätzen und den lokalen Grundsätzen entsprechen Vorschriften 

• Entwerfen, überprüfen und erteilen Sie die endgültige Genehmigung der Personalabteilung für Arbeits- und Beratungsverträge und Änderungen vor der Unterzeichnung durch den Missionsleiter, um die Einhaltung des ukrainischen Arbeitsrechts, der NP-Richtlinie und der Spenderanforderungen sicherzustellen.  

 HR Operations and Systems Oversight 

• Gewährleistung einer effektiven Verwaltung und Überwachung der Integrität und Vertraulichkeit von HR-Daten innerhalb des HRIS (BambooHR) von NP.  

• Pflege aktueller Informationen zu Gehältern, Zulagen und Einkommensteuerberechnungen der Mitarbeiter und stelle in enger Zusammenarbeit mit dem Finanzmanager und anderen relevanten Parteien die Einhaltung aktueller Gesetze und Vorschriften sicher. 

• Überwachen Sie die entsprechende Dokumentation und das Hochladen aller Personalakten und HR-Dokumente auf BambooHR. 

• Bereiten Sie monatliche Berichte vor und stellen Sie sicher, dass alle Manager monatlich Arbeitszeittabellen für direkte Berichte bereitstellen. 

• Stellen Sie sicher, dass die Bereitstellungs-, Ankunfts- und R&R-Tracker auf dem neuesten Stand sind und effektiv und zeitnah für die Koordinierung der Personaleinführung eingesetzt werden. 

• Überwachen Sie die Einreichung von InternaSenden Sie die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter mit genauen Informationen spätestens bis zum monatlich festgelegten Termin an die Zentrale. 

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die Richtlinien und Verfahren von NP Global sowie über die Richtlinien und Verfahren des Ukraine Country Program informiert sind. 

 Präsenz vor Ort und Kapazitätsaufbau 

• Reisen Sie häufig zu Außenstellen, um Teamleitern und Mitarbeitern praktische praktische Unterstützung zu bieten und diese aufzubauen und weiterzuentwickeln Kapazität der Teams des Landesbüros und der Außenstellen, um sie bei der Entwicklung und Nutzung wirksamer Leistungsmanagementrahmen und Personalentwicklungspläne zu unterstützen. 

 Administration 

• In kleinen oder sich schnell ändernden Betriebskontexten die Aufsicht über HR-bezogene Verwaltungsfunktionen übernehmen, um Kontinuität sicherzustellen.  

• Delegieren Sie routinemäßige Verwaltungs- und Logistikaufgaben an den Personalverantwortlichen und/oder Assistenten.  

• Stellen Sie sicher, dass administrative Verantwortlichkeiten die Vertraulichkeit der Personalabteilung, ethische Standards oder den strategischen Fokus nicht gefährden.  

• Arbeiten Sie mit dem Sicherheits- und Betriebsleiter sowie dem beratenden Anwalt von NP zusammen, um rechtzeitig Visa und Arbeitserlaubnisse für internationales Personal zu erhalten. 

• Kontaktieren Sie in Absprache mit dem NP-Beratungsanwalt die zuständigen Regierungsbehörden bei der Registrierung, Erneuerung des Status einer kritischen Einheit und anderen Zertifizierungen, die für den Betrieb der Organisation erforderlich sind.  

• Stellen Sie sicher, dass ein angemessener Versicherungsschutz für nationales Personal vorhanden ist und auf dem neuesten Stand gehalten wird. 

 Zu den weiteren Aufgaben gehören: 

• Unterstützen Sie in Abstimmung mit dem Global Head of People & Culture die Bemühungen zur Umsetzung und Stärkung der Schutz- und Rechenschaftsansätze von NP im gesamten Ukraine-Programm (NPUA). 

• Wie vom Vorgesetzten zugewiesen 

QUALIFIKATIONEN UND KOMPETENZEN 

Ausbildung, Wissen und Erfahrung  

• Abschluss mit Spezialisierung auf Personalmanagement oder Zertifizierung in Personalmanagement (z. B. SPHR, CHRP, CHRM) oder gleichwertige relevante Erfahrung. 

• Mindestens 6-8 JahreOhren fortschrittlicher HR-Erfahrung, einschließlich der Verantwortung der leitenden Personalleitung in einem komplexen oder Notfallkontext.  

• Gute Kenntnisse des ukrainischen Arbeitsrechts. 

• Erfahrung und ausgeprägte Fähigkeiten in der Rekrutierung und Auswahl. 

• Starke Liebe zum Detail. 

• Verständnis der Personalfürsorge in humanitären Kontexten, einschließlich Ansätzen für Sozialfürsorge und Stressbewältigung. 

• Gute Moderationsfähigkeiten und Fähigkeit, Einführungsbriefing/Schulung durchzuführen. 

• Ausgeprägte Kommunikations- (schriftlich und mündlich) und zwischenmenschliche Fähigkeiten in Englisch und Ukrainisch/Russisch.  

• Erfahrung in der Arbeit mit und der Leitung multikultureller Teams. 

 Kernkompetenzen 

• Professionelles Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Themen Informationen 

• Fähigkeit, organisatorisches Risiko, Wohlbefinden der Mitarbeiter und betriebliche Realitäten in Einklang zu bringen. 

• Ausgeprägte Beratungs- und Einflussfähigkeiten bei Führungskräften 

Informationstechnologie: 

• Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, SharePoint, Canva. 

 Werte in der Praxis 

• Verantwortung: Übernimmt die Verantwortung für Entscheidungen und die Personalabteilung Prozesse.  

• Ehrgeiz: Setzt ehrgeizige und herausfordernde Ziele und übernimmt Verantwortung für die persönliche Entwicklung. 

• Zusammenarbeit: Arbeitet konstruktiv und team- und funktionsübergreifend zusammen.  

• Belastbarkeit: Funktioniert effektiv in dynamischen Umgebungen mit hohem Risiko.  

• Kreativität: Fördert Innovation und sorgt gleichzeitig für Fairness und Vorhersehbarkeit innerhalb der HR-Praktiken.  

• Integrität: Demonstriert ethisches Urteilsvermögen, Transparenz und Verantwortlichkeit.  

Kandidaten, die die oben genannten Anforderungen erfüllen, werden gebeten, unsere Website zu besuchen und sich mit einem Lebenslauf (maximal 2 Seiten) und einem Anschreiben (1 Seite) in englischer Sprache zu bewerben. Unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.