Personal- und Wehrpflichtbeauftragter in WeWorld

WeWorld-Hintergrund: 

WeWorld ist eine italienische INGO, die weltweit in 27 Ländern tätig ist und Mitglied der ChildFund Alliance (CFA) mit umfangreicher Erfahrung ist bei der Umsetzung sektorübergreifender Notfallmaßnahmen (z. B. Syrien, Palästina, Haiti, Mali usw.). In der Ukraine leistet WeWorld seit März 2022 sektorübergreifende lebensrettende Hilfe in den Oblasten Lemberg, Kiew, Charkiw, Cherson, Mykolajiw und Odessa sowie in neu befreiten Gebieten entlang der Frontlinie und nutzt dabei bestehende Partnerschaften und Kapazitäten zur rechtzeitigen Identifizierung und auf die dringendsten humanitären Bedürfnisse reagieren. 

Berufsbezeichnung: Personal- und Wehrpflichtbeauftragter

Dienstort: Kiew 

Hauptaufgaben:

Verwaltung

• Leiter des Rekrutierungsprozesses von neues Personal. Erhalten Sie die ToR vom Abteilungsanfragenden und starten Sie den Prozess der Stellenausschreibung. Verfolgen Sie die Kandidaten und behalten Sie den Überblick über die Lebensläufe und Anschreiben. Planen Sie den Test und die Vorstellungsgespräche. Informieren Sie die Kandidaten über Angebote und den Einstellungsstatus.
• Erstellt die Verträge der Mitarbeiter auf der Grundlage der Gehaltstabelle, der ToR und des ukrainischen Arbeitsrechts unter der Aufsicht des Landesvertreters und des Landesfinanzmanagers.
• Unterstützt und berät Sie bei der Vorbereitung von Reiseplänen, überprüft Reiseansprüche und bereitet Reiseaufträge vor; Reisevorschüsse ausstellen. Den Überblick über die Dokumente zu behalten unterstützt.  
• Unterstützt bei etwaigen Erstattungsanträgen der Mitarbeiter. 
• Sorgt für ein gutes Archivierungssystem. Scannen und Archivieren der Personaldokumente und anderer Akten unter Verwendung des aktuellen Archivierungssystems (Hardcopies und Softcopies). Durch die Aufzeichnung und Kontrolle des Einstellungsprozesses, der Kündigung, der Änderung von Stellenbeschreibungen und der Termine für Leistungssteigerungen sowie durch die Verfolgung von Urlaub, Krankheit, persönlicher Zeit und anderem. 
• Überprüft, ob neue Mitarbeiter über militärische Registrierungsdokumente verfügen, Aktualisierungen korrekt ausfüllen usw.
• Organisiert den Erhalt von Dokumenten, die den Kritikalitätsstatus des Unternehmens bestätigen;
• Verarbeitet die Reservierung von Wehrpflichtigen für das Unternehmen für die Zeit der Mobilmachung und des Kriegsrechts;
• Kooperiert mit dem TCC (schriftliche Mitteilung über die Einstellung eines Wehrpflichtigen, Vorbereitung und Verabschiedung). Inspektionen usw.)
• Berät Mitarbeiter und die Unternehmensleitung über die Gesetzgebung zur Militärregistrierung.
• Bietet Orientierung für neue Mitarbeiter, indem es Informationspakete bereitstellt, Organisationsrichtlinien überprüft und Quellensteuer- und andere Gehaltsabrechnungsinformationen sammelt , Erläuterung von Leistungsprogrammen und Einholung von Unterschriften für Dokumente.
• Verfolgt HR-Aktionen durch Ausfüllen von Stellenangeboten, Formularen, Berichten, Protokollen und Aufzeichnungen.

Finanzen

• Fungiert als HR-Ansprechpartner; 
• Überprüft, ob HR-Zahlungsdokumente vollständig, korrekt und im Einklang mit den Regeln, Vorschriften und Verfahren sind;
• Stellt Informationen, Erklärungen und Anleitungen zu grundlegenden HR-Regeln und -Verfahren bereit;
• Stellt sicher, dass die Personalunterlagen und entsprechenden Begründungen vollständig und ordnungsgemäß abgelegt sindHrsg.

Allgemeine Aktivitäten

• Unterstützt und liefert alle HR-bezogenen Dokumente an den Outsourcing-Anbieter für die Personal-, Buchhaltungs- und Steuerabteilung für die korrekte Berichterstattung an die staatlichen Institutionen und andere Verantwortliche. 

Bevorzugte Qualifikationen und Fähigkeiten:

• Universitätsabschluss in Personalwesen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft, Handel/Finanzen oder ein verwandter Bereich einer akkreditierten akademischen Einrichtung mit 2 Jahren einschlägiger Berufserfahrung im Personalwesen; oder
• Kurse oder Diplome im Personalwesen mit mindestens 4 Jahren einschlägiger Berufserfahrung im Personalwesen. 

 Erfahrung

• Kenntnisse über relevante HR-/Wehrpflicht-/Reservierungsdisziplinen sind ein Muss.< /li>
•  Vorherige Berufserfahrung in internationalen humanitären Organisationen, nichtstaatlichen oder staatlichen Institutionen/Organisationen in einem multikulturellen Umfeld ist von Vorteil.
• Kenntnisse der militärischen Rechnungslegungsgesetzgebung
• Erfahrung Einrichtung und Überwachung interner Kontrollverfahren zur Verhinderung von Betrug und Missmanagement.
• Erfahrung in der Überwachung der Einhaltung institutioneller Finanzrichtlinien und -richtlinien.
• Nachgewiesene Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit.
• Verwaltung und Zeitmanagementfähigkeiten.

 Fähigkeiten

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere zu verwalten Aufgaben gleichzeitig unter Zeitdruck erledigen; präzise und detailorientiert;
• Hervorragende Computerkenntnisse, insbesondere in Excel und Windows Package.
• Einwandfreie Verfolgung der pünktlichen Leistungserbringung.
• Ausgeprägte Fähigkeit zur Arbeitsplanung vorausschauen und Fristen einhalten.
• Englischkenntnisse sind äußerst wünschenswert und von Vorteil.

Die obige Liste ist weder erschöpfend noch einschränkend. Auf Anfrage des direkten Vorgesetzten können Ihnen andere Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Rahmen Ihrer Stelle übertragen werden.

 Der Rekrutierungsprozess kann bei Eignung vorzeitig abgeschlossen werden Kandidat gefunden. Aufgrund der großen Anzahl an Bewerbungen entschuldigen wir uns im Voraus und werden nur auf für die Stelle geeignete Profile antworten.

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben in englischer Sprache (max. 1 Seite) per E-Mail an [email protected] mit dem Ziel> Personal- und Wehrpflichtbeauftragter_Kiew, spätestens am 22. September     2024 um 23:59 Uhr Kiew Zeit.