Personal- und Verwaltungsbeauftragter in Momentum Wheels for Humanity / formerly UCP Wheels for Humanity

Positionszusammenfassung

< span style="font-style: normal; font-style: 400">Momentum Wheels for Humanity (MWH) sucht einen Personal- und Verwaltungsbeauftragten, der personelle und administrative Unterstützung für die fünfjährige USAID Rehabilitation for Ukraine (Rehab4U)-Aktivität. Der Personal- und Verwaltungsbeauftragte erleichtert die Rekrutierung vor Ort, verwaltet und pflegt die Rekrutierungs- und Personalakten und arbeitet mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter von MWH zusammen, um eine genaue und vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung und Berichterstattung sicherzustellen. Der Personal- und Verwaltungsbeauftragte unterstützt außerdem den Direktor für Finanzen und Gesamtmanagement sowie andere Betriebs- und Logistikmitarbeiter bei alltäglichen administrativen Unterstützungsaufgaben.

Über Momentum Wheels for Humanity

Seit 1996 hat Momentum Wheels for Humanity den Zugang zu Mobilität verbessert verbesserte die Lebensqualität von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen mit körperlichen Behinderungen in mehr als 50 Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen. Wir bauen und stärken Rehabilitationsdienste innerhalb der Gesundheitssysteme durch Schulung und Kapazitätsaufbau, Entwicklung von Richtlinien und Standards sowie Bereitstellung und Vertrieb von Rollstühlen und anderen lebensverändernden Geräten. Weitere Informationen finden Sie unter https://momentum4humanity.org/. 

Erwartete Pflichten und Verantwortlichkeiten  

Der Personal- und Verwaltungsbeauftragte ist dem Personal- und Verwaltungsmanager von MWH unterstellt und hat die folgenden Verantwortlichkeiten: 

Rekrutierungs- und HR-Funktionen

• Leitung des Rekrutierungsprozesses für neue Positionen im Einklang mit den MWH-Richtlinien und -Verfahren: Entwicklung und Veröffentlichen Sie neue Bewerbungen, überprüfen Sie die Lebensläufe von Kandidaten und nehmen Sie sie in die engere Auswahl, prüfen Sie Kandidaten, planen Sie Vorstellungsgespräche und helfen Sie beim Bewerbungsprozess, führen Sie Referenz- und Sicherheitsüberprüfungen durch und bereiten Sie Angebotsschreiben vor. 
• Vorbereiten Entwerfen Sie Vereinbarungen für lokale Mitarbeiter und Berater zur Überprüfung durch den Personal- und Verwaltungsmanager.
• Erfassen, überprüfen und archivieren Sie Mitarbeiterinformationen im gut organisierten Personalablagesystem 
• Planen und leiten Sie die Einweisung neuer Mitarbeiter für neue Mitarbeiter und Berater und sorgen Sie für ein ordnungsgemäßes Onboarding. 
• Stellen Sie sicher, dass alle ukrainischen Mitarbeiter Sie müssen jederzeit gültige Verträge, Ergänzungen und Stellenbeschreibungen unterzeichnen und aufbewahren.
• Bereiten Sie in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und der Verwaltung die erforderlichen monatlichen Beschäftigungsunterlagen vorManager für die erforderliche behördliche Berichterstattung. 
• Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen physischen und elektronischen Ablagesystems der Personalabteilung gemäß den MWH-Anforderungen.
• Verbindungsperson mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter von MWH unter der Leitung des Personal- und Verwaltungsleiters, um eine genaue und vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen. 
• Erstellen Sie Aufträge zu Beschäftigung, Kündigung, Urlaub, Krankheitsurlaub und anderen Arten von HR-Anforderungen nach Bedarf
• Entwickeln/überprüfen Sie monatliche Zeiterfassungsberichte für nationale Mitarbeiter und überprüfen Sie monatliche Stundenzettel für ukrainisches Personal
• Erstellen und pflegen Sie einen Urlaubsplan
• Erledigen Sie die Kündigungsunterlagen gemäß den MWH-Richtlinien und -Verfahren sowie den örtlichen Gesetzen
• Führen Sie monatliche Scans der HR-Dateien durch und stellen Sie sicher, dass alle HR-Dokumente in Box auf dem neuesten Stand sind
• Befolgen Sie strikt interne Verfahren und lokale Gesetze für Einstellung und Personal im Land tätig

Administrative Funktionen

• Eingehende Korrespondenz öffnen, sortieren und verteilen und die Zustellung ausgehender Korrespondenz organisieren
• Beantworten Sie die Telefonleitung im Büro und stellen Sie sicher, dass Nachrichten an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden. 
• Unterstützen Sie das Logistikteam bei der Ermittlung des Bestellbedarfs für Büro- und Reinigungsmittel
• Überwachen Sie die Arbeit lokaler Reinigungskräfte und anderer Auftragnehmer. 
• Fehlerbehebung und direkte Reparatur und Wartung von Bürogeräten und -möbeln, einschließlich Druckern und Projektoren und Computer in Zusammenarbeit mit dem Logistikpersonal
• Ein elektronisches und gedrucktes Ablagesystem für Verwaltungsakten pflegen
• Reagieren Sie auf administrative Probleme und Anfragen und lösen Sie diese.
• Führen Sie andere Aufgaben aus, die Ihnen vom HR- und Verwaltungsmanager, dem Finanz- und Gesamtmanagementdirektor oder dem Parteichef zugewiesen wurden

Mindestanforderungen

• Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich, einschließlich Personalwesen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft oder einem anderen verwandten Bereich
• Mindestens drei Jahre projektbasierte HR- oder Betriebserfahrung, vorzugsweise im ukrainischen Non-Profit-Sektor 
• Kenntnisse über USAID und/oder andere internationale Organisationen Betriebs- und Rekrutierungsverfahren der Spender
• Starke Liebe zum Detail und Fähigkeit, als Teammitglied mit minimaler Aufsicht zu arbeiten
• 400">Fähigkeit, effektive Ablagesysteme zu organisieren und zu entwickeln und Datenbanken zu verwalten
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche, schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten 
• Ein flexibler und problemlösungsorientierter Ansatz
• Gute Computerkenntnisse mit Kenntnissen in Microsoft Office und Outlook, Zoom und Skype
• Fließende schriftliche und mündliche Beherrschung der ukrainischen Sprache
• Gute schriftliche und mündliche Beherrschung der englischen Sprache 

 Bevorzugte Qualifikationen

• Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von HR- und Verwaltungsfunktionen, einschließlich Personalbeschaffung, Onboarding, Personalaktenverwaltung und Büroverwaltungsunterstützung, wird dringend bevorzugt 
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit nationalen und/oder internationalen NGOs und/oder multilateralen Organisationen ist von Vorteil

So bewerben Sie sich

Bitte senden Sie ein Anschreiben und einen Lebenslauf in englischer Sprache an [email protected], fortlaufend bis besetzt Wenden Sie sich nicht direkt an das Büro.

Momentum Wheels for Humanity setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein. Wir legen Wert auf eine vielfältige Belegschaft und eine integrative Kultur. Momentum Wheels for Humanity ermutigt zur Bewerbung aller qualifizierten Personen, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder sexueller Orientierung , Alter, nationale Herkunft, Familienstand, Staatsbürgerschaft, Behinderung oder Veteranenstatus. Personen mit einer Behinderung, die für die Stelle gleichermaßen qualifiziert sind, erhalten Vorrang bei der ersten Bewertung.