Technischer Assistent für Personal und Verwaltung Ukraine Shostka in Norwegian Refugee Council

Stellenbeschreibung Von allen NRC-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie im Einklang mit den Grundwerten der Organisation arbeiten: Engagement, Innovation, Inklusivität und Verantwortung. Diese Einstellungen und Überzeugungen sollen unser Handeln und unsere Beziehungen leiten. Rolle und Verantwortlichkeiten Der technische Assistent der Personalverwaltung ist für die tägliche Umsetzung der Personal- und Verwaltungsarbeit auf Bereichsebene verantwortlich. Allgemeine Verantwortlichkeiten: Einhaltung der NRC-Richtlinien, -Tools und -Handbücher und Richtlinien. Unterstützen Sie eine Reihe von Unterstützungsmaßnahmen bei der Umsetzung des Support-Funktionsportfolios gemäß dem Aktionsplan. Implementieren Sie unabhängig Verfahren und Aktivitäten innerhalb der eigenen Funktion oder der delegierten Kernkompetenz. Verantwortlich für die Organisation und Durchführung von Aufgaben im Einklang mit Prioritäten und Standards. Nutzen Sie die Initiative bei der täglichen Problemlösung im Einklang mit vereinbarten Verfahren, Prioritäten und Standards für den Arbeitsbereich. Arbeiten Sie mit relevanten Abteilungen und Schwerpunkten zusammen. Fördern und teilen Sie Ideen für Verbesserungen in Ihrem Fachgebiet. Spezifische Verantwortlichkeiten. Führen Sie alle Verwaltungsaufgaben aus Gewährleistung des reibungslosen Betriebs der Außenstelle Schostka: Bestellung von Reinigungsmitteln, Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien; Verwaltung von Miet- und Sicherheitsverträgen für das Büro in Schostka, indem Sie die Verträge vorbereiten, PR/PO einreichen, die für Zahlungen erforderlich sind, als Anlaufstelle für den Bürovermieter fungieren und Mietänderungen (Verlängerung, Kündigung, andere Änderungen des Vertrags) vorbereiten. Überwachen Sie die Reinigungsaufgaben. Unterstützen Sie beim Verfassen von Briefen, Anschreiben für offizielle Korrespondenz. Beantworten Sie allgemeine Informationsanfragen mit genauen Informationen. Versenden, Empfangen, Verteilen und Ablegen eingehender und ausgehender Korrespondenz. Organisieren Sie Veranstaltungen und Meetings in Schostka hromada (Finden Sie einen Veranstaltungsort, organisieren Sie das Catering, bearbeiten Sie die Zahlung). Buchen Sie bei Bedarf eine Unterkunft in Schostka für NRC-Mitarbeiter und Besucher. Bieten Sie bei Bedarf Recherche- und Verwaltungsunterstützung. Pünktlich Abstimmung des Barvorschusses, falls in Anspruch genommen. Unterschriften sammeln, die Stundenzettel im Zusammenhang mit Shostka einscannen. Bereitstellung/Druck der erforderlichen Dokumente für den Onboarding-Prozess für jedes neu eingestellte Personal (Arbeitsvertrag, verbindliche Richtlinien, Unterschriften sammeln, Archivierung, Versenden von Papierkopien CO). Archivierung von Anträgen im Zusammenhang mit dem Vertrag Kündigung, Einreichung des Kündigungsauftrags zur Unterschrift und Übermittlung des Papierexemplars an den CO.Vorbereitung von Geschäftsreiseaufträgen, Sammlung der Unterschriften, Archivierung.Aktualisierung des Urlaubs-Trackers für Shostka-Mitarbeiter, Sammlung von Unterschriften auf Urlaubsaufträgen.Erledigung anderer relevanter Aufgaben nach Aufforderung des Vorgesetzten / ASM / AM. Kompetenzen FachkompetenzenBachelor-Abschluss im relevanten Bereich. Ein Universitätsabschluss ist von Vorteil. Mindestens ein Jahr vergleichbare Berufserfahrung. Arbeitserfahrung in einer humanitären Organisation ist von Vorteil. Erfahrung in der Arbeit in einem komplexen und volatilen Kontext. Grundkenntnisse in Englisch, fließend Ukrainisch in Wort und Schrift. Verhaltenskompetenzen. Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten. Starke Netzwerk- und Verhandlungsfähigkeiten. Belastbarkeit und Fähigkeit, in unsicheren Umgebungen mit herausfordernder Arbeitsbelastung zu arbeiten. Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten.Mehr anzeigen Weniger anzeigen Positionsebene Nicht zutreffend Art der Beschäftigung Vollzeit Arbeitspflichten Personalmanagement Branchen Nichtkommerzielle Organisationen