Personal- und Verwaltungsbeauftragte Ukraine Odessa in Norwegian Refugee Council

StellenbeschreibungDiese Stelle steht Kandidaten offen, die das gesetzliche Recht haben, in der Ukraine zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position keine Arbeitsgenehmigungen oder Visa-Sponsoren bereitstellen können. Von allen NRC-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie im Einklang mit den Grundwerten der Organisation arbeiten: Engagement, Innovation, Inklusivität und Verantwortung. Diese Einstellungen und Überzeugungen sollen unser Handeln und unsere Beziehungen leiten. Rolle und Verantwortlichkeiten Der Zweck der Position des Beamten ist die tägliche Umsetzung der Verwaltungsaufgaben in der Außenstelle. Allgemeine Verantwortlichkeiten (maximal 10) Diese Verantwortlichkeiten müssen für alle Positionen mit demselben Titel gleich sein. Die Verantwortlichkeiten müssen kurz und wesentlich sein. Details gehören zum Arbeits- und Entwicklungsplan. Stellen Sie die Einhaltung der NRC-Richtlinien, -Tools, -Handbücher und -Richtlinien sicher. Implementieren Sie das Portfolio delegierter Supportfunktionen gemäß dem Aktionsplan. Bereiten Sie Statusberichte vor und entwickeln Sie sie gemäß den Anforderungen des Personalmanagers. Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Ablage von Dokumenten. Fördern und teilen Sie Ideen zur Verbesserung der Admin- und HR-Funktion in der Außenstelle. Alle anderen Aufgaben, die vom CD/HR-Manager zugewiesen werden. Spezifische Verantwortlichkeiten: Diese Verantwortlichkeiten müssen an die Besonderheiten des Arbeitsorts und -kontexts, der Betriebsphase, der strategischen Ausrichtung und der Art der Programmintervention angepasst werden. Dieser Abschnitt muss immer dann überarbeitet werden, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird oder sich der Kontext erheblich ändert. Briefentwürfe, Anschreiben für die offizielle Korrespondenz. Beantworten Sie allgemeine Anfragen mit genauen Informationen. Versenden, Empfangen, Verteilen und Archivieren eingehender und ausgehender Briefe, Post und anderer Dokumente für die Außenstelle. Organisieren und planen Sie bei Bedarf Besprechungen und Termine. Begrüßen Sie Kunden/Lieferanten/Besucher des NRC auf professionelle und freundliche Weise. Organisieren Sie Hotelbuchungen und Reisedienstleistungen für lokale und internationale Mitarbeiter. Helfen Sie bei Verwaltungsaufgaben und leisten Sie bei Bedarf Recherche- und Verwaltungsunterstützung für Einzelpersonen. Übersetzen Sie offizielle Dokumente sowohl schriftlich als auch mündlich in Echtzeit (falls erforderlich). Kümmern Sie sich um offizielle Stellen und lokale Behörden (falls erforderlich). Organisieren Sie Veranstaltungen und Schulungen für das Personal. Initiieren Sie Beschaffungen Verfahren mit dem Agresso-Beschaffungssystem Sorgen Sie für einen reibungslosen Betrieb des Büro-Cashflows, indem Sie die täglichen Büroausgaben kontrollieren und wöchentliche und monatliche Kassenzählungsberichte, Bargeldanforderungen und Rechenschaftsberichte auf konstanter Basis erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Ablagesystem für alle Verwaltungsdokumente gemäß dem NRC-Ablagebaum pflegen, sowohl in Papier- als auch in Papierform. Bereiten Sie im Namen von NRC sämtliche Dokumentationen für den Bereich für Regierungsbehörden vor. Kritische Schnittstellen Unter Schnittstellen versteht man unter NRC Prozesse und Projekte, die mit anderen Abteilungen/Einheiten oder Personen verknüpft sind. Relevante Schnittstellen für diese Position sind: Logistik, Finanzen, Beschaffung, HR-Programmpersonal Management (CMG und HRM) Kompetenzen Kompetenzen sind wichtig, damit der Mitarbeiter und die Organisation die gewünschten Ergebnisse liefern können. Sie sind für alle Mitarbeiter relevant und werden in die folgenden zwei Kategorien unterteilt: Fachliche Kompetenzen. Dabei handelt es sich um Fähigkeiten, Kenntnisseund Erfahrung, die für eine effektive Leistung wichtig sind.Allgemeine berufliche Kompetenzen: Ein höheres Bildungsniveau (Universitätsabschluss) ist wünschenswert. Erfahrung aus der Arbeit als Büroleiter/Administrator in einer internationalen Organisation. Ausgezeichnete Organisations- und Planungsfähigkeiten. Kenntnisse der primären Buchhaltung. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (erforderlich) und Ukrainisch. Gute Kenntnisse in Microsoft Office. Vorkenntnisse in der Arbeit in komplexen und volatilen Kontexten wären von Vorteil. Kontext/spezifische Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen: Verantwortungsbewusst, pünktlich, aufmerksam auf Details, pünktlich, gut erzogen, anständig und bereit zu arbeiten Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten Nachgewiesene Fähigkeit, anspruchsvolle Arbeitsbelastungen zu bewältigen Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten Verhaltenskompetenzen (max. 6) Dies sind persönliche Eigenschaften, die Einfluss darauf haben, wie erfolgreich Menschen in ihrem Job sind. Im NRC-Kompetenzrahmen sind 12 Verhaltenskompetenzen aufgeführt, und die folgenden sind für diese Position von wesentlicher Bedeutung: Umgang mit unsicheren Umgebungen, Planung und Bereitstellung von Ergebnissen, Stärkung und Aufbau von Vertrauen, wirkungsvolle und respektvolle Kommunikation. Diese Position steht Kandidaten offen, die das gesetzliche Recht haben, in der Ukraine zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position keine Arbeitsgenehmigungen oder Visa-Sponsoren bereitstellen können. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Посадовий рівень Базовий рівень Typ зайнятості Erster Robotertag Weitere Informationen Управління person Galuzi Nicht organisierte Organisation