Leiter der Finanzabteilung in People in Peril

Über Menschen in Gefahr:

People in Peril (früher bekannt als People in Need Slowakei) ist eine slowakische gemeinnützige Organisation, die den vom Krieg Betroffenen direkte Hilfe leistet , sind Opfer von Naturkatastrophen oder leben in Armut am Rande der Gesellschaft. „People in Peril“ wurde 1999 von einer Gruppe Journalisten gegründet, die von den Auswirkungen des Kosovo-Konflikts auf die Zivilbevölkerung schockiert waren. Seitdem leistet die Organisation weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe. Derzeit ist People in Peril eine der führenden humanitären Organisationen in der Slowakei, die sowohl in der Slowakei als auch außerhalb der Ukraine auf die Krise in der Ukraine reagiert.

Weitere Informationen finden Sie unter: https://clovekvohrozeni.sk/people-in-need-slovakia/

Allgemeiner Kontext im Land:< / strong>

People in Peril ist in der Ukraine seit den tragischen Ereignissen auf dem Maidan in Kiew im Februar 2014 präsent, als sich People in Peril den medizinischen Bemühungen und der Evakuierung von Zivilisten aus Kriegsgebieten anschloss. Bis zum Ausbruch des umfassenden Krieges am 24. Februar 2022 leistete People in Peril weiterhin Projekthilfe in der Ukraine durch Programme zur Bereitstellung von Asyl, VODH, Schutz und psychosozialer Unterstützung. Von den ersten Tagen der Invasion an half PIP SK Menschen, die vor dem Krieg flohen – zunächst an den Grenzen und nach und nach innerhalb der Ukraine. Seit Beginn des Krieges hat „People in Peril“ mehr als 7 Millionen Euro an Hilfsleistungen bereitgestellt und mehr als 200.000 Menschen in der Ukraine und der Slowakei geholfen.

Derzeit besteht das „People in Peril“-Team in der Ukraine aus etwa 20 Personen Menschen, die in der Oblast Transkarpatien arbeiten und Binnenvertriebenen (IDPs) und ihren Aufnahmegemeinschaften Schutz, Unterkunft und psychosoziale Unterstützung bieten.

Ziel Positionen:

Der Leiter der Finanzabteilung leitet das Finanz- und Buchhaltungsteam des People in Peril-Programms in der Ukraine. Er/sie ist für das gesamte Finanzmanagement verantwortlich, einschließlich Planung und Budgetierung, Buchhaltung, Finanzkontrolle und Berichterstattung. Er/sie stellt die Einhaltung interner Richtlinien und Spenderanforderungen, internationaler Rechnungslegungs- und Finanzstandards sowie der ukrainischen Gesetzgebung und Spendervorschriften sicher.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Finanzen und Rechnungswesen

• Entwickeln Sie Finanzrichtlinien und -verfahren in Übereinstimmung mit internationalen Standards, Gesetzen, PIP-Richtlinien und Spenderanforderungen und stellen Sie deren Einhaltung im Finanzbereich sicher Abteilung und andere an Finanzen beteiligte Abteilungen;
• Füllen Sie alle Finanzberichtsanforderungen für interne und externe Stakeholder aus, einschließlich zeitnaher und genauer Buchhaltung, führen Sie standardmäßige monatliche und jährliche Abschlussverfahren durch;
• Enge Zusammenarbeit mit der PIP-Zentrale , technische Richtlinien befolgen und bei Bedarf Unterstützung oder Rat einholen;
• Stellen Sie sicher, dass wirksame Systeme vorhanden sindm der Finanzverwaltung und -kontrolle und deren regelmäßige Überprüfung, die Folgendes umfasst:

a) Projektkosten und genehmigte Budgets;
 b) Sicherstellung der Richtigkeit der jährlichen Dokumentation und Steuerprüfungen;
 c) Budgetierung von Länderprogrammkosten und gemeinsamen Programmkosten;
 d) Buchhaltungs- und Managementinformationssysteme;
 e) Bargeld- und Cashflow-Management, einschließlich Bankkontoverwaltung und -austausch Tarifüberwachung (wird entwickelt);
e) Ausgabenverfahren, insbesondere im Rahmen der Beschaffung;
g) Kontrolle von Dokumentation und Verfahren;
h) Unterstützung des Finanzmanagementsystems der Partner durch Schulung und Kapazitätsaufbau;
i) Überprüfung der Finanzsysteme, Richtlinien und Verfahren lokaler Partner auf Einhaltung der Geberanforderungen ihrer Unterstützung.
 
Budgetierung und Planung;
 
1.           Unterstützen Sie den Leiter der Organisation bei der Verwaltung von PIP-Ressourcen und -Projekten durch: 
a.           Formulierung der Verteilung der gemeinsamen Kosten;
b.           Zuweisung von Ressourcen zur Unterstützung von Aktivitäten;
c.            Bereitstellung effektiver Unterstützung und Anleitung für Programmmitarbeiter und Managementteam bei der Planung und Zuweisung von Mitteln;
d.           Überwachung der Umsetzung von Gebervereinbarungen und des Ressourceneinsatzes;
e.           Identifizieren von Diskrepanzen zwischen geplanten Mitteln und deren Verwendung, Durchführung von Analysen und Bereitstellung von Empfehlungen für Lösungen oder Umverteilung von Ressourcen.
2.           Vorbereitung des Jahresbudgets des Programms sowie der Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem Regionaldirektor, den Programm- und Betriebsteams;
3.           Arbeiten Sie mit der Programmgruppe zusammen, um den Spendern zeitnahe und zuverlässige Finanzberichte bereitzustellen;
4.           Identifizierung und effektives Management finanzieller Risiken. Entwickeln und implementieren Sie Maßnahmen, um diese zu mildern;
5.           Entwickeln und überwachen Sie das Gesamtbudget, um eine angemessene Abdeckung aller Budgetposten sicherzustellen;
6.           Bereitstellung genauer Informationen und Überwachung der Budgetentwicklung für neue Vorschläge;
7.           Unterstützung des Programmteams und der Partner bei der Deckung des Finanzierungsbedarfs, einschließlich der Diversifizierung der Finanzierungsquellen;
8.           Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichen für das Projektbudget ihre Verantwortung verstehen und erfüllen.

Einhaltung von Richtlinien

1.           Um die ordnungsgemäße Erfüllung aller in der Projektvereinbarung festgelegten Spenderanforderungen sicherzustellen;
2.           Stellen Sie sicher, dass die interne Finanzmanagementrichtlinie von PIP eingehalten wird.
3.           Optimieren Sie den Ressourceneinsatz im Büro, um die Aktivitäten so kosteneffizient wie möglich zu gestalten;
4.           Arbeiten Sie eng mit Logistik und Beschaffung sowie der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Finanzberichtsdokumente von angemessener Qualität sind und den Berichtsanforderungen entsprechen.
 
Management und Entwicklung des Personals

1.         Überwachen Sie, dass das Finanzteam ordnungsgemäß besetzt ist;
2.           Überwachen Sie, dass das Finanzteam seine Verantwortlichkeiten versteht und in der Lage ist, seine Funktionen auszuführen;
3.           Verwalten Sie das Finanzteam. Legen Sie Erwartungen fest, bieten Sie bei Bedarf Führung und technische Unterstützung und bewerten Sie regelmäßig direkt unterstellte Mitarbeiter.
4.           Implementieren Sie Personalentwicklungsstrategien und Leistungsmanagementsysteme in den Teambuilding-Prozess. Implementieren Sie ein ergebnisorientiertes System und Follow-up.

Erforderliche Fähigkeiten und Kenntnisse: 

• Master-Abschluss in Finanzen
< li>Mindestens 2 Jahre praktische Berufserfahrung in einer Organisation mit komplexer Struktur.
• Erfahrung in der Leitung von Finanzprojekten und der Erfüllung der Anforderungen verschiedener institutioneller Geldgeber.
• Mindestens 2 Jahre Managementerfahrung im Unternehmensumfeld oder in internationalen Nichtregierungsorganisationen (NGOs), einschließlich der Entwicklung und Implementierung strategischer und operativer Unterstützungsdienste.
• Ausgezeichnete Führungsqualitäten und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit dazu Planen und organisieren Sie effektiv einen erheblichen Arbeitsaufwand, der verschiedene und komplexe Aufgaben umfasst.
• Erfahrung in der Vorbereitung auf Prüfungen, der Unterstützung von Prüfungsprozessen sowie der Arbeit im Bereich Steuern, Steuererklärungen und Steuerprüfungen.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Fähigkeit zur strategischen Planung und Entscheidungsfindung sowie die Fähigkeit, mit mehreren Prioritäten gleichzeitig zu arbeiten.
• Fähigkeit, Fristen einzuhalten, potenzielle Hindernisse vorherzusehen und Vorschläge zu machen Möglichkeiten, sie zu lösen.
• Hohe Beherrschung grundlegender Office-Programme, insbesondere Microsoft 365.
• Ausgeprägte Verhandlungs- und Vertretungsfähigkeiten.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Qualität Kommunikationsfähigkeiten.
• Fließende Englischkenntnisse.
• Verfügbarkeit FOP (dritte Gruppe).
   
  People in Peril bietet:
   
  1.            Gehalt ab 95.000 UAH brutto/Monat, abhängig von Ihrer Erfahrung und PIP-Gehaltsskala (Vollzeit);
  2.           Möglichkeiten für Bildung, Ausbildung und Kapazitätsentwicklung;
  3.           25 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr; zusätzliche 3 Tage im Krankheitsfall;
  4.           Erstattung der Reisekosten innerhalb der Ukraine;
  5.           Aktive Teilnahme am Wachstum und der Entwicklung der Organisation als eine der größten slowakischen humanitären Organisationen in der Ukraine.
• Arbeitsort: Ukraine, Uschhorod (Transkarpatien) oder Kiew
• Arbeitsbedingungen: Vertrag für Vollzeit (40 Stunden pro Woche)
• Vertragsdauer: 12 Monate mit 3-monatiger Probezeit, Verlängerung nach 12 Monaten bei Förderung möglich
• Beginn: ASAP< br/> 
  Rekrutierungsprozess:
  Interessierte Kandidaten werden gebeten, sich zu bewerben, indem sie einen Lebenslauf und eine kurze Motivation an die E-Mail-Adresse [email protected] mit E-Mail-Betreff "Head of Finance UA".
  Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zum ersten Vorstellungsgespräch eingeladen.
  Bitte beachten Sie: Aufgrund der Dringlichkeit der Besetzung freier Stellen, Die Rekrutierung erfolgt auf flexibler Basis und People in Peril behält sich das Recht vor, Kandidaten vorzeitig einzustellen.