Leiter Operations in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nacheinem Einsatzleiter, der die Operationsabteilung des PAH Ukraine Country Team leitet. Konkrete Überwachung aller Aspekte der Logistik-, Finanz-, Personal- und Rechtsabteilungen sowie der Teams in allen PAH-Büros und Interventionsaktivitäten in der Ukraine. Diese Stelle steht nur ukrainischen Staatsangehörigen offen.  

Allgemeine Informationen:

Organisation:          Polish Humanitarian Action (PAH), in Warschau ansässige Nichtregierungsorganisation. 

Position:                 Head of  Operations 

Berichtet an:           Landesdirektor

Standort:                 Ukraine, Kiew, wobei einige Reisen (weniger als 20 %) zu den Außenstellen erwartet werden  < /p>

Stellenbedingungen:    Vollzeit, 12 Monate Arbeitsvertrag 

Antrittsdatum:          so schnell wie möglich

Über PAH:

Polish Humanitarian Action ist eine nicht- Regierungsorganisation, die seit 1992 weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet. Bisher haben wir Interventionen in 52 verschiedenen Ländern durchgeführt und Projekte in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene umgesetzt. Unterkunft, Bildung, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie psychologische Unterstützung. Unser Hauptsitz befindet sich in Warschau, wir haben außerdem Niederlassungen in Torun, Olsztyn, Bialystok sowie 6 nationale Niederlassungen: im Südsudan, Somalia, Kenia, Jemen, Madagaskar und der Ukraine, wo wir hauptsächlich lokale Mitarbeiter beschäftigen.

Erfahren Sie mehr über Werte und Prinzipien, die uns bei unserer täglichen Arbeit leiten. Sie finden sie im PAH-Kulturbuch. Es ist nicht nur ein Leitfaden für unsere Aktivitäten, sondern auch ein Dokument, das die Grundlagen darstellt, auf denen unsere Organisation basiert: Menschlichkeit, Unparteilichkeit, Neutralität und Unabhängigkeit.

Werden Sie Teil unseres Teams, um die Welt zu einem besseren Ort zu machen.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die Schwächsten der vom Konflikt betroffenen Bevölkerung. PAH leistet Hilfe für Binnenvertriebene, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Schutz, WASH, MPCA, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt.

Weitere Informationen finden Sie unter www.pah.org.pl

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Spezifisches Ziel 1: Finanzmanagement 

• Verantwortlich für alle Aspekte im Zusammenhang mit Finanzen, einschließlich Haushalts- und Buchhaltungselementen sowie für den Cashflow der Landesbüros.
• Überwachen Sie die finanzielle Gesundheit des Landesprogramms, einschließlich Cashflow und Abdeckung des Betriebs Kosten, Identifizierung finanzieller und prozessualer Risiken und Umsetzung relevanter Lösungen. 
• Gewährleistung und Validierung der Erstellung von Budgets und Finanzberichten und ist für externe Prüfungen verantwortlich.
• Stellt sicher, dass PAH-Verfahren vorhanden sind und befolgt werden

Spezifisches Ziel 2: Personalmanagement 

• Verantwortlich für die Leitung der lokalen und internationalen Teams, für die Definition/Aktualisierung von Verfahren und HR-Management-Tools in Übereinstimmung mit der Arbeit Vorschriften im Land und die Personalpolitik von PAH, und für die Überwachung von Risiken im Zusammenhang mit HR-Fragen.
• Sammeln Sie alle notwendigen Informationen zum lokalen Arbeitsrecht und aktualisieren Sie interne Vorschriften/Arbeitsverträge entsprechend.
• Nachverfolgung der HR-Datenbank (Urlaub, Verträge). usw.) und Statistiken.
• Stellen Sie sicher, dass alle Personalrichtlinien von allen Mitarbeitern verstanden und respektiert werden.
• Validieren und koordinieren Sie den auf nationaler Ebene begonnenen Rekrutierungsprozess.
• Schulung und Kapazitätsaufbau des Personals nach Bedarf.
• Verwaltung und beaufsichtigt das Team unter seiner/ihrer Aufsicht. 
• Führen Sie das Beurteilungsgespräch des Teams unter seiner/ihrer direkten Aufsicht durch.

Spezifisches Ziel 3: Einhaltung der Gesetze, Verbindung und Berichterstattung an Behörden

• Gewährleistung der rechtlichen Einhaltung aller ukrainischen und internen PAH-Gesetze, -Richtlinien, -Richtlinien und -Vorschriften
• Enge Zusammenarbeit mit dem Rechtsteam, um die Einhaltung und Einhaltung der ukrainischen Gesetzgebung, die sich speziell auf NGOs bezieht, sicherzustellen Operationen in Ukraine
• Übernehmen Sie eine führende Rolle bei der Koordinierung mit allen Betriebs- und Programmabteilungen sowie den Zentralbüros, um die periodische und jährliche Berichterstattung abzuschließen.
• Leiten und überwachen Sie, dass alle Berichte an die Behörden rechtzeitig eingereicht und geklärt werden
• Leiten Sie die Personalabteilung bei behördlichen Anordnungen, Visa und Aufenthaltsgenehmigungen für Expats, um sicherzustellen, dass diese pünktlich erledigt werden.
• Koordinieren Sie sich mit anderen humanitären Organisationen bei der Regierung. 

Spezifisches Ziel 4: Logistikmanagement 

• Stellen Sie sicher, dass interne und logistische Prozesse und Verfahren der Spender vorhanden sind und nachverfolgt werden.
• Verantwortlich für Systeme zur Schadensbegrenzung Risiken durch Korruption.
• Gewährleistung der Rechtskonformität gemäß nationalem Recht, internen Verfahren und Spenderverfahren.

Spezifisches Ziel 5: . Koordinierung der Prozesse

• Stellen Sie mit dem Programmleiter sicher, dass die Abstimmung mit dem Programmteam zur Budgetverfolgung und -prognose regelmäßig erfolgt.
• Überwachung des Managements & Verbreitung aller relevanten Finanz-, Verwaltungs-, Rechts-, Personal- und Logistikinformationen an relevante Zielgruppen innerhalb von PAH und externen Stakeholdern.
• Stellen Sie die Koordination der Betriebs- und Programmteams für die Vorbereitung und während des Auditprozesses sicher.
• Nehmen Sie an der internen Koordination teil Treffen.
• Nehmen Sie an externen Partner- und Stakeholder-Treffen teil und vertreten Sie PAH

Der erfolgreiche Kandidat wird auf der Grundlage der erforderlichen Qualifikation ausgewählt Nachfolgend beschriebene Elemente:

• Nachweisbare Kenntnisse, Verständnis und Erfahrung mit ukrainischen Rechtsrichtlinien und -praktiken im Zusammenhang mit Unternehmensgeschäften und/oder internationale NGO-Operationen in der Ukraine
• Erfahrung in der Leitung von abteilungsübergreifenden Operationen (mindestens vier (4) Jahre) in schwierigen Betriebsumgebungen
• Nachweisbare Erfahrung in der Personalführung, einschließlich Kapazitätsaufbau, Schulung und Moderation Fähigkeiten
• Solides Verständnis von Finanzsystemen, einschließlich Budgetierung und Budgetanalyse sowie Steuer- und Buchhaltungspraktiken
• Nachweisbare Kenntnisse in den Bereichen Logistik, Personalwesen und Büroverwaltungsabläufe, internationale NGO-Erfahrung bevorzugt
• Hochentwickeltes kulturelles Bewusstsein und Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Kultur gut zusammenzuarbeiten
• Starke Ergebnisorientierung mit der Fähigkeit, bestehende Denkweisen herauszufordern und weiterzuentwickeln
• Nachgewiesene Fähigkeit, ein komplexes und anspruchsvolles Umfeld zu bewältigen Arbeitsbelastung
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Ausgeprägter Sinn für persönliche und berufliche Integrität
• Bachelor-Abschluss,  der erforderliche Abschluss kann durch fundierte Erfahrung in ersetzt werden das Relevante Feld
• Sprachen: Ukrainische Sprachkenntnisse erforderlich (C1/C2). Professionelle Englischkenntnisse der Stufe B2/C1 in Wort und Schrift erforderlich 

Was PAH bietet:

• Berufserfahrung mit professionellen und flexiblen internationalen Mitarbeitern NGO, eine der größten NGOs in Mittelosteuropa,
• Möglichkeit, in einem dynamischen und motivierten Team zu arbeiten,
• Berufliche Weiterentwicklung im INGO-Kontext 
• Wettbewerbsfähig Gehalt
• Krankenversicherung
• Psychologisches Unterstützungspaket 

So bewerben Sie sich:

Bitte Füllen Sie Ihr Bewerbungsformular online aus und reichen Sie bis spätestens  30. November 2024 

Wir empfehlen qualifizierten Kandidaten dringend, sich so schnell wie möglich zu bewerben Die Bewerbungen werden nach Möglichkeit fortlaufend geprüft.  Wir behalten uns das Recht vor, diese Ausschreibung vorzeitig zu schließen, wenn wir eine große Anzahl geeigneter Bewerbungen erhalten. 

Bitte beachten Sie, dass nur die Kandidaten kontaktiert werden, die für die nächsten Phasen der Einstellung in die engere Auswahl kommen.